Quels sont les logiciels GED ? Comparatif

Un logiciel GED (gestion électronique de documents) est devenu un outil indispensable dans un contexte où la gestion des documents et des processus est toujours plus poussée. De nombreuses solutions de dématérialisation existent sur le marché et il convient de faire son choix en fonction de plusieurs critères :

• répondre aux besoins de votre entreprise tant en ce qui concerne la nature des documents à stocker que les fonctionnalités indispensables de l’outil ;
• les conditions d’installation et d’utilisation pour faciliter notamment l’installation du logiciel et son appropriation par l’ensemble des collaborateurs ;
• assurer la sécurité optimale des documents dans leur accès, leur sauvegarde et leur récupération ;
• permettre l’intégration de la GED dans votre environnement informatique et organisationnel ;
• le coût de la solution (en général à la demande et en fonction des options choisies et le nombre d’utilisateurs) ;
• la qualité du support client.

Nous vous proposons une sélection des 3 meilleurs logiciels GED actuellement sur le marché.

Deltic

La solution Deltic permet la dématérialisation de vos processus clients et fournisseurs : documents et factures fournisseurs, factures clients, document RH et bulletins de paie. Cette solution s’adresse tout particulièrement aux entreprises qui recherchent un outil simple d’utilisation, intuitif et sécurisé. Avec Deltic, vous pouvez dématérialiser tous types de documents (courriers, factures, PDF, etc.).

L’outil répond aux besoins de tous les métiers de l’entreprise (achat, comptabilité et facturation, finance, administration, ressources humaines…). Il s’adapte à l’ensemble de vos contraintes et spécificités organisationnelles.

Les atouts de Deltic

Deltic vous assure :

• un outil simple d’utilisation, ergonomique et collaboratif qui permet un réel gain de temps sur toutes vos tâches administratives ;
• un accès aux informations depuis tous vos supports (ordinateur, mobile, tablette) grâce à sa solution en mode SaaS ;
• une amélioration de vos workflows ;
• un logiciel complet interconnecté avec vos outils comptabilité, ERP et paie ;
• des fiches de paie dématérialisée dans un coffre-fort électronique et un archivage dématérialisé et sécurisé des fichiers.

Par ailleurs, Deltic est en conformité avec le RGPD et la prochaine mise en œuvre de la facturation électronique (de 2024 à 2026).

De plus, l’installation de la solution est rapide à mettre en place. Vous bénéficiez d’un accompagnement par un expert et d’une assistance technique 5 jours/7. Il est possible de demander une démo et de se faire accompagner par un expert GED pour votre projet.

Les tarifs de Deltic

Les prix des 3 formules de Deltic :

• Offre Essentielle à partir de 155€ par mois pour 3000 documents par an
• Offre avancée à partir de 255€ par mois pour 9000 documents par an
• Offre premium : Prix sur devis

En option : le module de dématérialisation RH au prix de 36€ / mois + 66 centimes par bulletin de paie.

Aller sur Deltic.

Zeendoc

L’application Zeendoc s’adresse tout particulièrement aux métiers administratifs, achats, communication, comptable, logiciels créatifs, etc. C’est une solution adaptée aux organisations suivantes : administrations publiques, artisans, associations-ONG, autoentrepreneurs, ETI…

Les atouts de Zeendoc

Zeendoc vous assure :

• la consultation et la modification des documents ;
• la signature et la facture électroniques ;
• le partage des fichiers ;
• la numérisation ;
• l’archivage sécurisé ;
• les notifications ;
• la messagerie instantanée (chat) ;
• la gestion des notes de frais ;
• la gestion des bases de données.

Zeendoc met à disposition des APIs permettant une intégration à d’autres applications informatiques comme Sage 100 cloud et Sage 100 comptabilité. Le logiciel est en mode SaaS et compatible avec de nombreux systèmes d’information et la grande majorité des systèmes d’exploitation (Windows, Mac OS, Linux).

Une version d’essai gratuite est disponible et le prix dépend des différentes options choisies (nombre de licences, fonctions supplémentaires…).

L’éditeur propose un support technique et une documentation sur son site (guide technique, FAQ, forum, démos…).

Les tarifs de Zeendoc

Le prix du logiciel Zeendoc n’est pas rendu public et accessible uniquement sur devis.

Aller sur Zeendoc.

DocuWare

L’outil s’adresse à tous types d’entreprises, particulièrement les PME, grandes entreprises qui démarrent leur digitalisation, et aux collectivités publiques. Le logiciel en mode SaaS permet de dématérialiser une large gamme de documents. Il est notamment adapté à des secteurs et services comme les ventes et le marketing, les ressources humaines, la comptabilité et les finances, la qualité et le juridique.

Les atouts de DocuWare

Plusieurs fonctionnalités sont disponibles sur DocuWare :

• la numérisation et la classification des documents papier ;
• l’indexation intelligente grâce à l’IA ;
• l’importation de fichiers et de dossiers sous différents formats (Windows, PDF, courriels).

Docuware permet également :

• la collaboration entre groupes d’utilisateurs ;
• la gestion des documents comme la signature électronique et la recherche facilitée de ces derniers ;
• la gestion des workflows ;
• de multiples intégrations à des logiciels comme les SIRH, les ERP, les CRM ;
• l’archivage numérique sécurisé des documents sur le Cloud.

Les tarifs de DocuWare

Le prix du logiciel DocuWare n’est pas rendu public et accessible uniquement sur devis.

Une démonstration gratuite et personnalisée est proposée par cet éditeur.

Aller sur DocuWare.

Comment choisir votre logiciel GED ?

Le choix d’un logiciel GED représente un enjeu crucial pour votre organisation. Il ne doit pas être pris à la légère et nécessite un temps de préparation. En effet, le temps passé à structurer le projet, identifier les besoins, les contraintes métiers, est un temps investi qui permettra la bonne approbation du logiciel. Il existe différents fournisseurs GED auquel vous devez réfléchir mais voici plusieurs étapes pour choisir votre logiciel GED :

• La première étape est de recenser l’ensemble de vos besoins en termes de gestion de vos documents. Il est important de connaître et de poser vos processus actuels pour déterminer l’ensemble des étapes qui peuvent être dématérialisées et automatisées. Pour ce faire, vous pouvez compléter un cahier des charges. Ce cahier des charges peut ensuite être envoyé à plusieurs prestataires pour faire votre choix.
• La deuxième étape est d’échanger avec un/des prestataires dans le but de connaître l’ensemble des spécificités de leur logiciel. La plupart des prestataires peuvent vous faire une démonstration en live de leur logiciel et ses fonctionnalités. Cet échange est primordial et doit vous mettre en confiance quant à la relation si vous le choisissez. Il est important de sélectionner un prestataire qui comprend vos processus et votre métier et qui sait s’adapter à vos besoins.
• La troisième phase est de comparer l’ensemble des prestataires, logiciels et propositions que vous recevez. Pour ce faire, vous pouvez vous appuyer sur votre cahier des charges et regarder quelle proposition coche toutes les cases.
• Enfin, vous êtes prêt à sélectionner le logiciel GED qui accompagnera la gestion électronique de vos documents. Votre projet ne s’arrête pas là puisqu’il faut ensuite installer et implémenter ce logiciel au sein de votre entreprise. Une étape cruciale à ne pas négliger est la formation et l’approbation de l’ensemble des collaborateurs.

La dématérialisation est un changement de process et d’habitudes. Pour qu’elle soit adoptée, l’ensemble de ces étapes sont importantes. Il existe, par ailleurs des logiciels GED open source sur le marché qui offrent moins de fonctionnalités mais sont dites « gratuit ».

Les logiciels GED open source sont une option intéressante pour les entreprises qui souhaitent bénéficier des avantages des logiciels GED sans investir dans un logiciel commercial. Ils sont gratuits, personnalisables et évolutifs.