One Drive
| Fonctionnalités ⚙️ |
Gestion et organisation des fichiers :- Gestion des documents dans des bibliothèques personnelles et partagées.
- Centralisation des fichiers d’équipe avec SharePoint.
- Fonction « Demander un fichier » pour collecter facilement des documents.
- Synchronisation des fichiers entre le cloud et les appareils locaux.
- Fonction « Fichiers à la demande » pour optimiser le stockage local.
- Historique de version des documents pour suivre les modifications.
- Corbeille en ligne permettant de restaurer les fichiers supprimés pendant 93 jours.
- Présence d’une barre de recherche.
- Consultation via navigateur, Explorateur de fichiers Windows, ou applications mobiles.
| Partage et collaboration :- Partage de fichiers via un lien URL personnalisé.
- Définition des autorisations de modification ou consultation.
- Possibilité de restreindre l’accès par mot de passe ou date d’expiration.
- Modification simultanée des fichiers avec Microsoft 365.
- Ajout de commentaires et suivi des changements en temps réel.
- Intégration fluide avec Microsoft Teams pour le travail collaboratif.
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Stockage, sécurité et performances :- 1 To de stockage par utilisateur par défaut, extensible jusqu’à 25 To.
- Chiffrement des données pendant le transfert et le stockage.
- Protection des fichiers sur appareils mobiles avec mot de passe.
- Contrôle de la bande passante pour limiter l’impact sur le réseau.
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| Sécurité des données 🔐 |
- Authentification multifacteur (MFA).
- Coffre-fort personnel pour fichiers sensibles.
- Détection des programmes malveillants et restauration des données.
- Liens de partage personnalisables.
- Stratégies DLP pour empêcher la diffusion de contenu sensible.
- Conformité RGPD et normes de confidentialité Microsoft.
| Cependant, les données des utilisateurs individuels peuvent être stockées sur des serveurs aux États-Unis, soumis au Patriot Act. Cela permet à des agences comme le FBI d’accéder aux données sans décision de justice via une lettre de sécurité nationale (NSL). De plus, les fonctionnalités clés, comme l’authentification multifacteur et le coffre-fort personnel, nécessitent une activation manuelle. Les utilisateurs négligeant cette étape pourraient exposer leurs données à certains risques.
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| Compatibilité ↔️ |
| OneDrive, logiciel de gestion documentaire et stockage cloud de Microsoft, s’intègre facilement à l’écosystème Microsoft 365 (Dynamics 365, Teams, SharePoint) et à des outils tiers via Power Automate et Zapier pour automatiser certaines tâches. Cependant, il manque de fonctionnalités avancées comme l’OCR ou l’indexation automatique, nécessitant des configurations spécifiques pour des besoins complexes ou des secteurs spécialisés. |
| Nombre utilisateurs 🧍♂️ |
- ✔️ Licence simultanée : Nombre illimité d’accès mais un seul utilisateur à la fois.
- ✔️ Licence nominative : Attribuée à un seul utilisateur.
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| Tarifs 💰 |
✔️ OneDrive Entreprise : 4.70€ HT par utilisateur par mois - Partage de fichiers
- 1 To d’espace de stockage en ligne
- Microsoft copilot disponible en module complémentaire
✔️ Microsoft 365 Business Basic : 5.60€ HT par utilisateur par mois - Gestion des identités, des accès et des utilisateurs pour un maximum de 300 employés
- Service de courrier professionnel personnalisé (nom@votreentreprise.com)
- Versions web et mobile de Word, Excel, PowerPoint et Outlook
- Conversation, appel et vidéoconférence avec Microsoft Teams
- 1 To d’espace de stockage en ligne par employé
- Plus de 10 applications supplémentaires pour les besoins de votre entreprise (Bookings, Planificateur, Microsoft Forms, etc.)
- Filtrage automatique des courriers indésirables et logiciels malveillants
- Support web et téléphonique 24 h/24 7 j/7
- Microsoft 365 Copilot est disponible en tant que module complémentaire
- Teams, Exchange, OneDrive, SharePoint
✔️ Microsoft 365 Business Standard : 11.70€ HT par utilisateur par mois - Tous les avantages de l’abonnement Business Basic, plus :
- Versions pour appareils de bureau de Word, Excel, PowerPoint et Outlook
- Webinaires avec inscription des participants et reporting
- Nouveau : Espaces de travail collaboratifs pour co-créer grâce à Microsoft Loop
- Nouveau : Outils d’édition et de conception vidéo avec Clipchamp
- Microsoft 365 Copilot est disponible en tant que module complémentaire
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| Les + de One Drive ✅ |
- Intégration transparente avec l’écosystème Microsoft : OneDrive s’intègre parfaitement avec les outils Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint), permettant une collaboration fluide et une gestion centralisée des fichiers directement dans les applications Office.
- Co-création en temps réel sur tous les appareils : OneDrive permet la co-création de documents Office (Word, Excel, PowerPoint) en temps réel, avec des mises à jour instantanées visibles par tous les collaborateurs, même sur des appareils mobiles ou des PC/Mac.
- Fichiers à la demande : La fonctionnalité unique « Fichiers à la demande » permet d’accéder aux fichiers stockés sur OneDrive sans qu’ils soient physiquement téléchargés sur l’appareil, économisant ainsi de l’espace de stockage local tout en offrant un accès rapide à tous les fichiers.
- Protection avancée contre les ransomwares : OneDrive intègre un module de détection des ransomwares qui analyse le comportement des logiciels malveillants et offre la possibilité de restaurer les fichiers sains en cas d’attaque.
- Sécurité renforcée avec le chiffrement et BitLocker : OneDrive utilise un chiffrement de niveau entreprise (AES 256 bits) et le chiffrement de lecteur BitLocker pour protéger les données au repos et en transit, offrant ainsi une sécurité supplémentaire pour les entreprises.
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Zoho Drive
| Fonctionnalités ⚙️ |
Travail en équipe (interne) :- Stockage en équipe : Permet de stocker et de gérer des fichiers dans un espace partagé.
- Attribution des accès basés sur le rôle : Définition des autorisations au niveau des sous-dossiers.
- Notifications instantanées : Mises à jour en temps réel sur les changements.
- Historique de versions illimité : Accédez aux versions précédentes des fichiers.
- Commentaires contextuels : Partage de commentaires directement sur les fichiers.
- Suivi des activités : Piste d’audit complète pour les activités des membres.
| Gestion des données :- Téléchargements ultrarapides et prise en charge de 220 formats de fichiers.
- Recherche avancée avec reconnaissance optique des caractères.
- Étiquetage personnalisé : Organisation avec des labels personnalisés.
- Structuration du stockage avec modèles de données.
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Partage et collaboration externe :- Partage sécurisé avec des liens externes.
- Invitations pour utilisateurs externes avec autorisations spécifiques.
- Suivi des accès et rapports intelligents sur les actions des utilisateurs externes.
- Synchronisation et TrueSync pour le travail hors ligne.
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| Sécurité des données 🔐 |
- Hébergement sécurisé avec surveillance 24h/24.
- Chiffrement AES 256 bits et Perfect Forward Secrecy (PFS).
- Protection contre les intrusions et attaques DDoS.
- Authentification à deux facteurs pour un accès sécurisé.
| - Architecture distribuée pour reprise rapide après sinistre.
- Sauvegarde automatique sur serveurs de remplacement.
- Contrôles d’accès basés sur les rôles.
- Conformité aux normes SOC 2 Type II et ISO 27001.
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| Compatibilité ↔️ |
| Zoho s’intègre avec de nombreux logiciels, tels que Google Workspace, Microsoft 365, Quickbooks, Xero, Mailchimp, et bien d’autres. Remarque : Pour les outils spécifiques (ERP, TMS…), des logiciels comme Commercient Sync ou Zapier sont nécessaires. |
| Nombre utilisateurs 🧍♂️ |
Le nombre d’utilisateurs dépend du nombre de licences achetées :- ✔️ Administrateurs : Accès à l’ensemble du système.
- ✔️ Utilisateurs standards : Accès défini selon les autorisations.
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| Tarifs 💰 |
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| Les + de Zoho Drive ✅ |
- Sécurité avancée : Les données sont protégées grâce au chiffrement en transit et au repos, garantissant la confidentialité des informations sensibles, même en cas de cyberattaques ou de menaces internes.
- Accessibilité mobile : Grâce aux applications mobiles disponibles sur iOS et Android, les utilisateurs peuvent accéder, modifier et partager leurs documents où qu’ils soient, ce qui est idéal pour les équipes mobiles ou les dirigeants en déplacement.
- Intégration fluide : Zoho Drive s’intègre facilement avec d’autres applications populaires et avec l’écosystème Zoho, permettant une collaboration simplifiée et une productivité accrue grâce à des workflows unifiés.
- Analyses en temps réel : Les outils d’analyse intégrés fournissent des informations sur l’utilisation des documents, permettant aux entreprises de prendre des décisions basées sur des données concrètes et d’optimiser leur gestion documentaire.
- Interface intuitive : L’interface est simple à utiliser, même pour les utilisateurs ayant des compétences techniques limitées, facilitant ainsi l’adoption rapide au sein des équipes.
- Évolutivité : Zoho Drive s’adapte aux besoins croissants des entreprises, offrant des fonctionnalités et des capacités qui soutiennent leur expansion tout en restant rentable grâce à un modèle flexible.
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Le choix d’un logiciel de classement documentaire dépend donc des besoins spécifiques de votre organisation, qu’il s’agisse d’optimiser la gestion des fichiers, d’automatiser des processus ou d’assurer une sécurité maximale des données🔐. Chaque solution, comme Zeendoc, Docuware, OneDrive ou Zoho Drive, apporte des avantages uniques et des fonctionnalités adaptées à divers secteurs et échelles d’entreprise. En prenant en compte les critères essentiels tels que la compatibilité, la sécurité et le coût, vous pourrez trouver l’outil qui facilitera votre gestion documentaire tout en améliorant la productivité et la collaboration au sein de vos équipes. Simplifiez vos processus dès aujourd’hui en trouvant le logiciel de classement documentaire qui vous correspond ! 🤝
