Logiciel GED Prix : le guide complet pour comprendre la tarification d’une GED

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Le prix d’un logiciel GED est composé du prix de l’outil, de la prestation de l’intégrateur et du support utilisateur. Comprendre ces éléments et les facteurs influençant leur tarification est essentiel pour faire un choix éclairé 🌟

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De quoi est composé le prix d’un logiciel de GED ?

Le logiciel GED

Le coût d’une GED dépend de plusieurs facteurs, notamment les fonctionnalités proposées et la qualité de l’accompagnement. Plus les besoins sont spécifiques et le volume de factures à traiter est important, plus l’investissement nécessaire sera élevé. Les entreprises ayant des exigences complexes ou un grand nombre de documents à gérer verront donc ce coût évoluer en conséquence.

Facteurs expliquant la variation des prix :

Nombre d’utilisateurs :

Plus il y a d’utilisateurs, plus les licences ou abonnements nécessaires augmentent. 🧍‍♂️

Volume de documents à traiter :

Un traitement et un stockage volumineux impliquent des ressources supplémentaires, notamment pour les solutions en mode SaaS.📄

Types et formats de documents :

Les documents complexes avec métadonnées ou nécessitant une OCR (reconnaissance optique des caractères) entraînent des coûts additionnels.💾

Mode de déploiement :

Les solutions On-premise nécessitent l’acquisition d’infrastructures matérielles, tandis que les solutions SaaS sont facturées sous forme d’abonnement.🖥️

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Options et fonctionnalités supplémentaires

Coûts d’installation

Matériel informatique (pour solutions On-premise) 🖥️

Infrastructure nécessaire pour les solutions SaaS ☁️

Formation des utilisateurs 👨‍🏫

Dans le cas d’un déploiement On-premise, l’achat de matériel est indispensable :

Serveurs dédiés : Pour héberger les documents de manière sécurisée.
Dispositifs de stockage : Pour conserver les données électroniques à long terme.
Réseaux locaux : Pour permettre un accès rapide et fiable au système.

Ces équipements impliquent des coûts initiaux significatifs, ainsi qu’un budget dédié à leur maintenance.

Avec un logiciel en mode SaaS, l’infrastructure matérielle est minimaliste :

Appareils connectés : Ordinateurs, tablettes ou smartphones, nécessaires pour accéder à l’application via un navigateur ou une application dédiée.
Connexion Internet stable : Indispensable pour garantir un accès fluide et constant au service hébergé en ligne.
Réseaux sécurisés : Pour protéger les échanges de données sensibles entre vos appareils et les serveurs distants.

Cette configuration réduit les investissements initiaux en matériel et les coûts de maintenance, tout en offrant une flexibilité accrue pour évoluer avec les besoins de l’entreprise.

Avec un logiciel en mode SaaS, l’infrastructure matérielle est minimaliste :

Appareils connectés : Ordinateurs, tablettes ou smartphones, nécessaires pour accéder à l’application via un navigateur ou une application dédiée.
Connexion Internet stable : Indispensable pour garantir un accès fluide et constant au service hébergé en ligne.
Réseaux sécurisés : Pour protéger les échanges de données sensibles entre vos appareils et les serveurs distants.

Cette configuration réduit les investissements initiaux en matériel et les coûts de maintenance, tout en offrant une flexibilité accrue pour évoluer avec les besoins de l’entreprise.

Coûts opérationnels

Maintenance et mises à jour 🌐

Stockage des données 💾

Support technique 🧑‍💻

Une GED nécessite un suivi régulier pour garantir son bon fonctionnement :

Correctifs logiciels : Pour résoudre d’éventuels bugs.
Mises à jour : Pour bénéficier des dernières fonctionnalités et assurer la compatibilité avec d’autres outils.
Assistance technique : Pour répondre aux questions et résoudre rapidement les incidents.

Dans le cas des solutions SaaS, ces coûts sont inclus dans l’abonnement. Pour les solutions On-premise, ils sont souvent facturés séparément.

Le stockage des documents représente un coût important, en particulier pour les entreprises traitant un grand volume d’informations :

Stockage local (On-premise) : Nécessite un espace disque conséquent et des sauvegardes régulières.
Stockage Cloud (SaaS) : Proposé sous forme de forfaits adaptés au volume de données, avec une tarification croissante selon les besoins.

Le support technique est souvent proposé sous différentes formules :

Standard : Assistance de base pendant les horaires ouvrés.
Premium : Support 24/7 avec des délais d’intervention garantis.
Personnalisé : Des services spécifiques selon les besoins de l’entreprise (intervention sur site, accompagnement avancé, etc.)

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Options et fonctionnalités supplémentaires

Les logiciels de GED proposent diverses fonctionnalités pour optimiser la gestion documentaire et automatiser des processus complexes. Toutefois, leur inclusion dans le prix de base varie selon les outils. Par exemple, certaines solutions incluent ces options d’office, tandis que d’autres les facturent en supplément. Les options supplémentaires, comme le virement SEPA ou le rapprochement bancaire, diffèrent également selon les éditeurs. Il est donc essentiel de comparer les offres en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise.

Sécurité et gestion des accès 🔐

Workflows et collaboration 🤝

Archivage et conformité ✅

Intégration et modules métiers🔁

Services spécifiques au SaaS 💻

Contrôle granulaire des droits d’accès par utilisateur ou service.
Chiffrement des données pour garantir la confidentialité.
Traçabilité avec journalisation des actions sur les documents.

Validation automatique des documents selon des règles préétablies.
Partage sécurisé et co-édition en temps réel, avec gestion des versions.
Notifications automatiques pour rappeler les échéances ou alertes.

Archivage à valeur probante, conforme aux normes légales.
Durées de conservation personnalisées selon les types de documents.
Auditabilité pour simplifier les contrôles et certifications.

Connexion avec des outils comme ERP, CRM, TMS ou logiciels RH. 🔁

Sauvegarde multi-sites et montée en charge automatique.
Accès mobile pour travailler depuis n’importe où.
Facturation à l’usage, ajustée au nombre d’utilisateurs ou au volume de documents.

Mode de déploiement : SaaS vs On-premise

On-premise : Investissement initial élevé avec des coûts d’infrastructure (serveurs, sécurité) mais des frais récurrents réduits.
SaaS (Software as a Service) : Paiement sous forme d’abonnement, adapté aux entreprises cherchant une flexibilité dans leurs dépenses. Les coûts incluent l’hébergement et la gestion du système par le fournisseur.

Trouver une GED au meilleur prix, comment faire ?

Pour trouver une solution GED au meilleur prix, il est essentiel de bien préparer son projet en amont. Voici quelques critères clés à considérer :

Identifier les types de documents à traiter : comprendre la nature et le volume des documents à gérer permet de choisir une solution adaptée sans payer pour des fonctionnalités inutiles.
Analyser les processus existants : cartographier vos workflows actuels pour définir un flux optimal et anticiper les besoins d’automatisation.
Prévoir l’intégration avec les outils existants : évaluer les compatibilités avec vos logiciels (ERP, comptabilité, paie, etc.) pour éviter des coûts d’intégration imprévus.
Estimer le niveau de personnalisation requis : plus le projet est clair et préparé, moins il risque de générer des coûts supplémentaires liés à des ajustements imprévus.

Une bonne préparation est la clé pour éviter les dépenses inutiles et garantir une solution GED qui répond précisément à vos besoins.

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Calculer le Retour sur Investissement d’une GED ?

Évaluer le Retour sur Investissement (ROI) de votre projet de Gestion Électronique des Documents (GED) est une étape clé pour mesurer concrètement les bénéfices qu’une telle solution peut apporter à votre entreprise. Ce calcul permet de justifier votre investissement en identifiant les économies réalisées et les gains d’efficacité obtenus.

1. Calcul des coûts de traitement des documents sans logiciel GED 💰

Analysez les dépenses actuelles liées à la gestion de vos documents : temps passé par vos collaborateurs sur des tâches manuelles (recherche, saisie, classement), frais de stockage papier, impressions, et coûts liés aux erreurs administratives.

2. Calcul des coûts de traitement des documents avec un logiciel GED 🪙

Identifiez les coûts associés à l’intégration d’une solution GED : prix d’achat ou d’abonnement, formation des utilisateurs, maintenance, et personnalisation. Ces données permettent de mesurer l’investissement initial et les coûts récurrents.

3. Calcul des économies potentielles de votre projet GED 📈

Comparez les deux scénarios pour estimer les économies réalisées grâce à l’automatisation des tâches chronophages, la suppression des documents papier, et la réduction des erreurs ou des doublons. Ces gains peuvent se traduire par un meilleur usage des ressources et un recentrage sur des tâches à forte valeur ajoutée.

4. Calcul du ROI de votre projet GED

Utilisez la formule classique pour déterminer le ROI :

ROI=(Bénéfice – Coûts) / Coûts

Ce calcul vous permet de visualiser le rendement financier de votre investissement et de convaincre vos parties prenantes de sa pertinence.

Pour simplifier vos démarches, nous vous proposons un outil gratuit et téléchargeable pour calculer facilement le ROI de votre projet GED. Cet outil intègre tous les paramètres nécessaires et vous offre une vision claire des économies potentielles adaptées à votre activité.

Prix moyen des meilleurs logiciels GED du marché

Logiciel 🌐 :

Offre / Prix 💶 :

Prix Zeendoc :

Offre Essentielle : à partir de 155€ par mois (prix calculé pour 3000 documents par an)
Offre Avancée : à partir de 2958€ par mois (prix calculé pour 9000 documents par an)
Offre Premium : prix sur devis
Option module supplémentaire RH : 39*€/mois + 66 centimes par bulletin de paie

Prix Docuware :

Tarif non communiqué – s’établit en fonction du projet et volume documentaire – à partir de 180€/mois (1 Go et utilisateurs illimités)

Prix OpenBee :

Tarif non communiqué – en fonction du nombre d’utilisateurs, de l’espace de stockage et du volume de documents

Prix Yooz :

Business Edition : à partir de 99€ par mois

Prix Numerize :

À partir de 39,90€HT/mois, offre modulable à tout moment qui s’adapte à l’évolution de vos besoins.

Prix ClustDoc :

Offre pro : « plus sécurisé et professionnel » : 190€ par mois
Offre expert : « conçu pour passer à l’échelle » : prix sur devis
Offre Ultimate : « la solution des leaders du secteur » : prix sur devis

Prix Visiativ :

Pas d’information sur les prix. Visiativ document propose une offre modulable sur devis selon votre projet.

Prix Libéo :

Offre Essentiel : pour les dirigeants souhaitant gagner du temps dans la gestion de leurs factures

Annuel : 49€/mois
Mensuel : 59€/mois

Offre Avancé : Pour les petites équipes qui ont besoin de collaborer sur la gestion de leurs factures

Annuel : 99€/mois
Mensuel : 119€/mois

Offre illimité : Pour les équipes financières qui ont une gestion avancée de leur cycle fournisseur :

Annuel : 159€/mois
Mensuel : 199€/mois

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