Tout savoir sur la facturation – Je pilote mon entreprise

La facturation suit des règles précises, principalement établies par le Code du commerce et le Code général des impôts (CGI). Ici, pas de place pour la fantaisie, les insertions approximatives ou les oublis. Une facture constitue la preuve incontestable d’une opération transactionnelle entre le vendeur et son client. Des règles sont prescrites concernant sa forme. À défaut, elle n’est pas valide et risque de ne pas être payée. Quels sont les types de factures ? Comment facturer ? Quelles sont les mentions obligatoires ? Vous allez tout savoir sur la facturation.

La facture, un document obligatoire

La facture est un document juridique, comptable et commercial qui détaille la nature, la quantité et les conditions relatives aux achats et aux ventes de marchandises ou de prestations de services. Elle concerne toutes les structures juridiques (sociétés, associations, microentreprises, etc.).

La facturation est obligatoire pour toute vente ou prestation si le client est un professionnel. Le document lui permettra de comptabiliser l’opération et de récupérer la TVA. Elle est en revanche facultative lors d’une vente à un particulier. Dans ce cas, elle sera établie si le client en fait la demande, s’il peut récupérer la TVA ou si la vente a lieu à distance.

Il n’est pas conseillé d’omettre l’émission d’une facture ou de ne pas respecter les règles de facturation, car les sanctions sont lourdes : notamment une amende pénale jusqu’à 375 000 € et une amende fiscale de 15 € par mention omise ou inexacte dans la limite du quart de la facture.

La facturation : les différents types de factures

• La facture proforma est provisoire. Son émission a lieu lorsque le client le demande pour se faire une idée de ce que va lui coûter son achat. Elle n’a donc pas de valeur juridique ou comptable, mais sera utile au client qui financera son achat par un crédit. De plus, une facture proforma est nécessaire concernant la déclaration en douane de la valeur des marchandises dans le cadre de l’import/export.
• La facture d’acompte est obligatoire lorsque le client verse au fournisseur une partie de la somme finale avant le début de l’exécution du contrat.
• La facture de situation ou d’avancement est une facture intermédiaire que le fournisseur émet en fonction de l’avancée des travaux ou de la prestation.
• La facture de clôture est définitive et délivrée suite à la livraison des biens ou à la prestation de service. Il est possible, en cas de plusieurs livraisons ou prestations pour le même client, d’effectuer une facturation globale dans le délai maximum d’un mois.
• La facture d’avoir est émise en cas de rectification ou d’annulation d’une facture.

Comment facturer ?

La facture doit dans tous les cas être établie en deux exemplaires originaux (article L441-3 du Code de commerce) : l’un pour le client, l’autre pour le vendeur. Les deux parties sont tenues de conserver leur exemplaire pendant 10 ans minimum (article L123-22 du Code du commerce).

Le Code du commerce (article L123-22) prévoit en outre une facturation en langue française. Si le client habite dans un pays non francophone et s’il en fait la demande, il est possible d’adresser en complément de la facture originale un exemplaire traduit. Il est également possible de n’éditer qu’une facture en langue étrangère, mais cette dernière devra être traduite en cas de contrôle de l’administration.

La facture peut être en format papier, PDF avec signature électronique ou un autre format électronique conforme à la réglementation. Il est à noter que la facturation électronique deviendra obligatoire entre 2024 et 2026 en fonction de la taille de l’entreprise.

L’utilisation d’un logiciel de facturation en ligne vous permet de gagner du temps et en simplicité. Le logiciel de comptabilité  doit être conforme à la loi antifraude (article 88 de la loi de finances 2016, BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20180704), ce qui vous assure de créer une facture claire et conforme à la réglementation.

De plus, les informations légales, produits et clients s’enregistrent sur votre base de données. Il en résultera une reprise automatique des coordonnées et des mentions légales à la facturation suivante. Le logiciel de factures en ligne vous permet aussi de retrouver facilement les clients, les articles et vos transactions.

Quelles mentions doivent être portées sur la facture ?

Certaines mentions sont obligatoires. À défaut, la facture ne sera pas valide, d’où un paiement en retard, et pourra faire l’objet d’amendes. Ces mentions obligatoires sur les factures sont les suivantes :

• La date à laquelle la facture est établie.
• Sa numérotation. Le numéro doit être unique et doit suivre une séquence chronologique continue. La numérotation doit être mentionnée sur toutes les pages de la facture si elle en comporte plusieurs.
• La date de vente ou de prestation de service. Il s’agit du jour de la livraison u bien ou de la fin de réalisation de la prestation.
• L’identité de l’acheteur c’est-à-dire son nom ou sa dénomination fiscale, l’adresse de son siège social (personne morale) ou son domicile (personne physique).
• L’identité du vendeur ou du prestataire c’est-à-dire le nom et le prénom d’un entrepreneur individuel suivis de la mention « EI », la dénomination sociale suivie de son numéro SIREN ou SIRET pour une société. S’agissant d’un commerçant, on portera le numéro RCS et la ville d’immatriculation. Concernant un artisan, il faudra mentionner le numéro au répertoire des métiers, son numéro SIREN et le département d’immatriculation. La forme juridique (EURL, SARL, SA, etc.), le montant du capital social et l’adresse du siège social devront aussi être mentionnés.
• Les mentions relatives à la TVA : numéro d’identification du vendeur et, de façon facultative, du client professionnel s’il est redevable de la TVA et si l’opération a lieu en France. En cas d’absence d’assujettissement, la mention « TVA non applicable selon l’article 293 B du CGI » devra être indiquée.
• La description du bien livré ou de la prestation exécutée.
• Le décompte précis des prestations et du produit fournis. Il s’agit de détail en quantité et prix. Ces mentions sont facultatives si la prestation a fait l’objet d’un devis détaillé et accepté par le client.
• Le prix catalogue c’est-à-dire le prix unitaire hors taxe (HT) des biens vendus ou le taux horaire hors taxe des prestations fournies.
• Les majorations de prix, le cas échéant : frais d’emballage et de transport, taux et montant de la TVA.
• Les éventuelles réductions de prix (rabais, ristourne, remise).
• La somme totale à payer HT et toutes taxes comprises (TTC) ainsi que les conditions de paiement (délais de règlement, le cas échéant, montant de l’acompte).
• La monnaie. Il s’agit en principe de l’euro. Toutefois, la réglementation (article 289 IV du CGI) permet que les montants soient exprimés dans une autre monnaie à condition que le montant de la TVA à payer soit converti en euro.
• Le taux des pénalités de retard (article L441-9 alinéa 5 du Code du commerce).

Ainsi, la facture est un document obligatoire qui doit être établi selon une réglementation stricte. Pour gagner du temps dans la production de vos documents de facturation et vous mettre à l’abri des erreurs, veillez à choisir un logiciel comptable comme ebp comptabilité, l’important étant qu’il dispose de l’attestation de conformité à la loi antifraude.