Comment fonctionne le SaaS ?

Le SaaS ou Software as a Service (logiciel en tant que service) est un modèle d’exploitation qui permet l’utilisation par un client d’un logiciel à distance, non installé sur son ordinateur. Autrement dit, l’utilisateur a accès à un logiciel hébergé et géré par un tiers (le fournisseur) sur un serveur à distance. L’accès se réalise par Internet grâce à une simple connexion.

Le SaaS s’adapte aux entreprises de toute taille qui souhaitent échapper aux contraintes d’un système On Premise, c’est-à-dire l’installation des applications sur un serveur local. Avec le mode SaaS, le fournisseur s’occupe de tout : accès aux données, maintenance, mises à jour…

Et avouons-le, c’est quand même très confortable ! Mais, cerise sur le gâteau, le SaaS peut aussi être utilisé en permanence et en tous lieux dotés d’une bonne connexion Internet. Découvrons ensemble quels sont les principes de fonctionnement d’une solution SaaS.

Les modalités de fonctionnement du SaaS

La connexion haut débit a augmenté la demande en systèmes d’information centralisés. Cela tient notamment au coût important du stockage des données avec la contrainte de logiciels encombrants qui dépassaient rapidement les capacités de l’espace disque. (ça rame chef !)

Le SAAS, logiciel en tant que service est situé dans le Cloud et ne nécessite aucune installation par l’utilisateur. Vous pourrez alors utiliser le logiciel après avoir ouvert un compte grâce à votre adresse e-mail et un mot de passe.

Toutefois, certains SaaS proposent, en plus du navigateur web, une version bureau. Les accès se font aussi par Internet. L’intérêt de la version de bureau est que cette dernière offre la possibilité de rester connecté sans avoir à saisir son identifiant et son mot de passe à chaque fois. (Il s’agit bien des éléments que vous réinitialisez à chaque fois parce que vous les avez oubliés).

Par ailleurs, le code source est le même pour tous les clients. Néanmoins, les utilisateurs ont la possibilité d’opter pour des abonnements différents, un nombre de postes et un espace de stockage donné.

Ces fonctionnalités tranchent avec le modèle traditionnel on premise où le client installe un logiciel sur ses ordinateurs au moyen d’un disque. Il doit aussi assurer la mise à jour des programmes, la maintenance, le stockage et la sécurité sur des serveurs locaux. C’est un métier et pas forcément le vôtre !

Les deux types de SaaS : horizontal ou vertical

Le Saas horizontal

Le SaaS horizontal comporte des logiciels à l’attention d’un large public, quel que soit le secteur. Il a vocation à répondre aux besoins les plus courants d’une entreprise plutôt qu’à des besoins particuliers.

Largement accessibles et dotées d’une importante gamme de services, les solutions horizontales sont communément utilisées par les professionnels. À titre d’exemples, Salesforce est un logiciel conçu pour la gestion des relations clients, QuickBooks pour la comptabilité ou HubSpot pour le marketing.

Le SaaS vertical

Le SaaS vertical, quant à lui, propose des solutions pour des besoins spécifiques à un secteur. Le modèle de SaaS vertical, bien moins utilisé que son homologue horizontal, gagne pourtant en popularité. En effet, les clients recherchant des solutions sur-mesure sont de plus en plus nombreux. On peut citer par exemple HotSchedules pour la gestion des restaurants ou Health Insurance à l’attention des dentistes.

Les caractéristiques du SaaS

Plusieurs caractéristiques font du SaaS une solution prisée :

• Une accessibilité facilitée : Ses modalités de connexion donnent un avantage certain au SaaS dans un environnement de travail en évolution (télétravail, recherche de gains de place dans les bureaux par exemple).

• Un fort taux d’adoption par les utilisateurs : Les solutions SaaS offrent une interface conviviale et intuitive qui en rend l’utilisation facile. Cela réduit fortement les besoins de formation.

• Une personnalisation augmentée : En l’espace de quelques années, les solutions SaaS ont permis plus de personnalisation. La plupart des produits SaaS acceptent des modifications de paramètres pour une meilleure intégration dans les processus de travail des entreprises. Ces modifications restent toutefois limitées, elles ne touchent pas le cœur du logiciel ni son code source.

• Une disponibilité optimale : Ce sont les fournisseurs SaaS qui assurent les mises à jour et les tests durant tout le développement. Cela réduit les coûts pour le client qui dispose immédiatement de fonctionnalités matures. Ces dernières ont déjà passé le stade bêta et sont prêtes à être utilisées.

• Une meilleure collaboration entre les équipes d’une entreprise : Les données majeures sont centralisées et restent accessibles, y compris à distance. De plus, beaucoup d’applications SaaS offrent la possibilité de travailler sur des fichiers ou des documents en temps réel. Il existe aussi des calendriers interactifs, des outils pour réaliser des sondages internes, par exemple sur des décisions stratégiques, etc.

• Un SaaS en open source qui s’appuie sur un code source gratuit : Il s’agit par exemple de WordPress, le célèbre gestionnaire de contenus. Une caractéristique propre à l’open source est que ce sont les utilisateurs qui fixent la stratégie de l’application (fonctionnalités, développement). Cet esprit collaboratif rend l’application très agile. Les bugs sont signalés et résolus rapidement.

Les questions de sécurité et de conformité réglementaire

Les fournisseurs SaaS assurent la sécurité de la plateforme, des systèmes, des applications et de l’infrastructure physique. Cela n’exclut pas la responsabilité des entreprises sur les points de sécurité de leur ressort : la politique des accès par exemple. Sensibiliser les utilisateurs avant la migration vers le Cloud est également une bonne idée. Portez une attention particulière à l’hameçonnage, aux vols de données, aux logiciels malveillants…

Dans la mesure où les salariés seront en mesure d’accéder au logiciel en tous lieux, il est fortement recommandé de formaliser le processus de connexion de façon sécurisée.

Par ailleurs, une réglementation riche est applicable au SaaS, à l’exemple du RGPD (règlement général sur la protection des données). L’ISO/EIC 27001 définit les normes relatives à la gestion de la sécurité de l’information.

Il existe des fournisseurs titulaires de certifications de sécurité. Dans certains pays en effet, les exigences sont renforcées, pour travailler avec des données bancaires notamment.

Par ailleurs, il faut être conscient du risque de dépendre d’un ou plusieurs fournisseurs tiers. Vous devez être en confiance avec ces fournisseurs qui peuvent connaître des difficultés avec leurs serveurs (pannes, réclamations).

Vous envisagez d’investir dans un ERP pour la comptabilité ? Veillez à bien étudier les services offerts par les fournisseurs et déterminer si cette solution répond aux besoins de votre entreprise. Vous pouvez bien entendu avoir recours à un professionnel pour éclairer votre choix.

Pour finir, avec un SaaS dédié à la dématérialisation des documents comptables, les entreprises peuvent améliorer leur productivité, réduire les coûts associés à la gestion papier et garantir la conformité aux réglementations en vigueur.