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Transporteurs : optimisez vos processus en dématérialisant vos documents clients et fournisseurs.

30 mai 2023 | Actualités

Par Audrine Bodin
Content Manager - Pôle Business
Webinaire transporteurs optimisez vos process de facturation et lettres de voiture

La liaison des factures aux CMR, l’envoi postal aux clients, les aller-retours papiers entre votre atelier et la comptabilité…

Des actions indispensables, qui font cependant perdre énormément de temps et d’argent aux transporteurs.

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Chez Deltic, on s’est demandé comment simplifier le quotidien des services financiers et administratifs dans le secteur du transport et la bonne nouvelle, c’est qu’on a trouvé ! Grâce à un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs, vous pourrez.

⏱️ Gain de temps et d’efficacité : vos factures sont envoyées, reçues et traitées automatiquement.

💰 Réduction des coûts : réduisez vos coûts liés à l’impression, à l’envoi postal, au stockage et à la gestion manuelle des documents.

🔒 Sécurité et traçabilité : garantissez la sécurité des documents en assurant leur traçabilité et en les archivant en respectant la législation.

🌿 Respect de l’environnement : contribuez à réduire l’empreinte carbone de votre entreprise en réduisant l’utilisation de papier.

Comment avons-nous optimisé et fait gagner du temps à vos métiers ?

Vous le constaterez par vous-même, mais nous avons travaillé sur deux aspects principaux : les documents clients et les factures fournisseurs. Le but étant d’automatiser les tâches administratives liées à ces documents grâce à la dématérialisation chez les transporteurs.

Pour commencer, qui sommes-nous ?

Spécialisés dans la dématérialisation de documents (autrement dit, un logiciel GED), nous mettons nos compétences aux services des entreprises depuis 10 ans (notre anniversaire arrive d’ailleurs à grand pas 🤩)

Nos compétences vont de l’analyse des processus administratif et financier, à la gestion de projet, l’édition l’outil répondant à vos besoins…

Le gros atout de Deltic, c’est notre pôle client. De l’installation, à la formation et jusqu’à l’assistance technique, vous serez suivi pas à pas, avec un interlocuteur qui vous sera dédié.

À ce jour, tous nos clients nous sollicitent pour répondre à leurs problématiques émergentes, et sont toujours très satisfait des réponses que nous leurs apportons.

Vous en doutez ? Ce n’est pas nous qui l’avons dit, mais nos clients ! 👇

« Résolution très rapide de nos problèmes de traitement des documents » Pierre-Marie Hautier, GROUPE HAUTIER

« Réactivité » Mary-Anais Lovati-Piquet, TARDET LOC

« Grâce à Deltic, nous avons gagné un temps considérable sur la saisie, l’archivage et le traitement de nos factures. » Didrick Janin, NORMANDIE LOGISTIQUE

Plus particulièrement, nous avons eu la chance de nous spécialiser dans les processus des transporteurs, grâce à de nombreuses collaborations.

Au fur et à mesure, nous avons appris les processus des transporteurs, leurs fonctionnements pour faire circuler l’information. Le but étant de les accompagner dans la mise en place de solutions pour gagner du temps et économiser de l’argent.

Partenaires transporteurs

Des transporteurs tels que Normandie Logistique, Transport Mandico, Transport Maréchal, DGS Transport, Groupe T, J. Haye, Groupe Hautier, nous ont fait confiance pour dématérialiser leurs documents et digitaliser leurs flux.

Comme vous pouvez le voir (ou plutôt le lire 😉) nous nous adressons donc à toutes les tailles de structures : TPE, PME et ETI.

À quoi sert un outil de dématérialisation pour les transporteurs ?

Vous allez vite le comprendre, la démat’ c’est l’allié de votre TMS, outil de comptabilité ou ERP ! La dématérialisation permet de pallier les fonctionnalités manquantes dans vos outils actuels. Lesquels ? L’envoi de vos factures par exemple. Mais aussi la saisie automatique de document, le classement et rangement des archives, et même les circuits de validation de vos documents.

Je vous vois venir ! Avec quels logiciels notre solution est-elle compatible ? 

Nous sommes compatibles avec tous les logiciels. 🚀

Dur à croire ? Voici une liste non-exhaustive des logiciels avec lequel nous travaillons déjà :

  • Winfret
  • KLS Transport
  • Akanea
  • EPG One
  • Sigma
  • DDS
  • Efficy
  • Ton Carton
  • Lis

Votre logiciel métier ne figure pas dans cette liste ? Pas de panique ! Notre équipe support peut éditer ses propres passerelles de connexion avec votre logiciel.

La dématérialisation des documents entrants chez les transporteurs.

Process facturation fournisseur sans démat

Processus de facturation fournisseur d’un transporteur, sans outil de dématérialisation.

Grâce au processus que nous vous avons dessiné, vous pouvez suivre le circuit classique d’une facture entrant au sein de votre entreprise.

La réception des factures

Avant toute chose, il va falloir réceptionner ces fameuses factures. 📜

Réelle chasse aux trésors pour le service comptabilité, entre les documents reçus par la poste, ceux transmis à la main, les factures à télécharger sur vos espaces clients, et les boîtes de réception débordant de spam, vous allez devoir centraliser TOUTES vos factures.

C’est souvent le moment où l’on réalise que c’est sacrément compliqué de récupérer toutes les factures, et que si chacun fait à sa sauce… On n’est pas couché ! 🥵

Pour certaines structures, les factures arrivent même dans des sites ou ateliers différents.

La saisie comptable

Lorsque le compte est bon et que vous avez enfin formé votre liasse de factures, vient la saisie !

C’est le moment de choisir, on imprime ou on scanne toutes ces factures ?

Certaines entreprises font le choix de saisir manuellement leurs factures (pourquoi donc ?) tandis que d’autres la saisissent directement dans leur logiciel de comptabilité (c’est déjà plus logique😅).

Autant dire que cette tâche présente peu de valeur ajoutée pour votre équipe, car elle consiste à tout simplement saisir, à l’identique, les données de facturation. Non seulement, c’est barbant, mais en plus, personne n’est à l’abri d’une erreur de saisie. 😑

Les circuits de validation

Bonne nouvelle : vous touchez enfin au but ! Vous avez récupéré tous les documents, saisie les données, il est temps d’envoyer en validation aux différents valideurs (chefs d’atelier, responsable d’achats, etc.).

Le cas le plus courant pour envoyer en validation les documents comptables sont souvent le dépôt dans les bannettes à papier, les envois par navette, ou de scanner le document et l’envoyer en pièce jointe par mail. Dans tous les cas, le suivi de validation de document est compliqué et vous n’avez plus qu’à espérer qu’il vous revienne en bonne et due forme rapidement. 🙏

Sans des relances automatisées, croisons les doigts pour que les documents soient validés rapidement… Sinon, attention aux retards de paiement vis-à-vis de vos fournisseurs. 😕

L’archivage des documents

Enfin ! C’est le moment de mettre les pieds en salle d’archive pour ranger vos documents.

En espérant que vous n’aurez pas besoin de les retrouver dans quelques années, car bon courage pour trouver des documents précis dans tous les classeurs ou boîtes d’archives qui s’accumulent.

Comme vous pouvez le constater, le traitement des documents papiers est un vrai fléau pour les services administratifs et financiers. Perte de temps, peu de productivité, suivi compliqué… Des tâches à faible valeur ajoutée qui sont pourtant indispensables pour tous les transporteurs.Process facturation fournisseur avec démat

Processus de facturation fournisseur d’un transporteur, avec outil de dématérialisation.

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L’avantage en s’équipant d’un logiciel de dématérialisation de document, c’est que vous automatisez la majorité des actions citées plus tôt dans cet article. Le rôle de vos collaborateurs va nettement être revalorisé, et il sera sollicité pour des tâches telles que de la vérification d’information, dans lequel cela apportera une forte valeur ajoutée. L’échange des données pourra être mis en place grâce au flux EDI. Il s’agit d’un dispositif permettant l’échange de données entre des systèmes informatiques.

La réception des documents automatisée

Avec la démat’, arrêtez de courir après chaque fournisseur. Que ce soit une réception par mail ou un dépôt dans votre espace client, tout se retrouvera automatiquement dans votre logiciel de dématérialisation.

Si vos fournisseurs ont l’habitude de vous transmettre vos factures par voie postale, aucun problème : il suffit de lui communiquer un mail dédié à la réception de facture.

Le (gros) plus : dès que vos factures sont centralisées dans l’outil, elles sont reconnues automatiquement et vont ainsi être réparties entre les différents services (frais d’exploitation, frais généraux, sous-traitance…).

La saisie comptable automatisée

La saisie comptable, c’est du passé pour vous ! 

Ça peut paraître impossible, mais oui, oui, le logiciel le fait pour vous grâce à la reconnaissance optique de caractère. 🤩

Non seulement la saisie est automatisée dans votre outil comptable, mais aussi dans votre TMS.

Résultat, votre rôle sera simplement de vérifier certaines informations, et surtout de vous consacrer à l’analytique, le contrôle de gestion, etc.

Les circuits de validation fluidifiés

Imaginez, une facture doit être validée par le chef d’atelier, puis le DAF, puis le dirigeant. Habituellement, ça signifierait des allers-retours incessants entre les bureaux, plusieurs kilomètres parcouru entre les bureaux, et des papiers perdus ?

Si vous avez un outil de dématérialisation, c’est une tout autre affaire.

Chaque valideur la recevra en temps réel sur son interface. Vous pourrez suivre l’avancée de la validation, voir les remarques de chacun, envoyer des relances automatiques, etc.

Un des valideurs est en déplacement ? Il peut tout à fait valider le document depuis son smartphone ! Il suffit de se connecter en ligne sur son espace.

Une fois que tout est validé, il est temps de payer. Oubliez les virements à la main, en vous connectant à votre banque. Si on peut automatiser la saisie comptable, croyez-moi, on peut aussi automatiser le paiement des fournisseurs. 😉

Avec l‘intégration entre les ERP et EDI, les processus de validation devient plus rapides et transparents au sein de l’entreprise.

L’archivage en ligne, 100 %  sécurisé

Pour finir en beauté, tous vos documents sont stockés dans un cloud en ligne, hautement sécurisé, et accessible à tout moment.

Doté d’un outil de recherche intelligent, vous pouvez trouver n’importe quel document sans efforts à partir d’une date, d’un numéro, ou même grâce à un mot-clé figurant dans la facture cherchée.

L’outil parfait, quand on sait que chacun à sa propre logique de classement.

La dématérialisation des documents sortants chez les transporteurs.

Process facturation client sans démat

Processus de facturation client d’un transporteur, sans outil de dématérialisation

La plus grosse problématique d’un transporteur lorsqu’il ne dématérialise pas ses factures clients, c’est la perte de temps conséquente. Le service comptable va passer beaucoup de temps à envoyer chaque facture aux destinataires, par mail ou courrier, pour finalement être rappelé quelque temps plus tard par les clients demandant la lettre de voiture ou les BL correspondant à la facture.

Donc, en deux points, les transporteurs perdent du temps et de l’énergie :

  • Lorsqu’ils envoient les factures aux clients.
  • Lorsqu’ils doivent retrouver les documents complémentaires aux factures et les renvoyer.

Process facturation client avec démat

Processus de facturation client d’un transporteur, avec outil de dématérialisation.

J’accède au replay du webinaire !

En automatisant votre facturation client, le logiciel, connecté à votre TMS, se charge de lier la facture à tous les documents (bon de livraison, bon de commande lettre de voiture, etc.), puis d’envoyer la liasse, par mail (ou en centre éditique pour la vieille école 💌), à chacun de vos clients. 

Non seulement, vous gagnez du temps en n’envoyant pas manuellement les documents en fin de mois, mais vous économisez aussi des frais postaux.

Chez certains des transporteurs avec qui nous travaillons, nous avons poussé encore plus l’automatisation en créant des espaces clients. Résultat, leurs clients récurrents ont leurs propres espaces dédiés à l’entreprise, regroupant tous les documents les concernant.

Ce fonctionnement pour la facturation client est un exemple de ce que nous pouvons automatiser chez un transporteur. Ce qu’il faut retenir, c’est que grâce à notre équipe, tout est possible, même vos rêves les plus fous. 🤩

Nous serions ravis d’échanger avec vous sur vos processus, car nous le savons, chaque entreprise est UNIQUE et mérite une solution de dématérialisation faite sur mesure.

Audrine Bodin
Par Audrine BodinContent Manager - Pôle Business

Experte en stratégie de contenus web, j’accompagne Deltic dans la création de contenus sur les différents sujets autour de la dématérialisation en décryptant chaque spécificité. Depuis très jeune, ma plume est mon moyen d'expression préféré. A la rencontre du marketing et du SEO il y a maintenant 7 ans, la rédaction d'articles est devenue une de mes disciplines favorites. Vous noterez quelques petites touches d'humour par-ci par-là dans mes articles.

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