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Comment déposer une facture sur Chorus Pro ?

assistante comptable qui envoie une facture sur chorus pro

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises travaillant pour une entité publique (État, collectivités locales, établissements publics…) sont tenues d’utiliser des factures électroniques.📄 Cette obligation fait suite à la directive européenne 2014/55 et à la loi de modernisation de l’économie du 4 août 2018. L’Agence pour l’Informatique financière de l’État (AIFE) a mis à disposition des entreprises et des entités publiques le portail Chorus Pro. Ce dernier permet d’accélérer et de simplifier les processus d’envoi et de traitements des factures électroniques. Et bonne nouvelle, son fonctionnement permet de réduire les délais de paiement dans un cadre sécurisé.🤗 Découvrez dès maintenant comment déposer une facture sur Chorus Pro ?

Chorus Pro : principes de fonctionnement

Les utilisateurs

Du côté des émetteurs, Chorus Pro est destiné aux fournisseurs et sous-traitants privés et publics d’une commande publique. Grâce au portail, il est possible de déposer et de saisir des factures, de les envoyer, d’en suivre le traitement. Il est également possible de consulter les engagements émis par les entités publiques.

Du côté des destinataires, les factures et pièces justificatives peuvent être consultées en ligne et être téléchargées. Le client ou le comptable public en charge de leur paiement peut valider les factures ou les rejeter.

Les modes d’utilisation

Chorus Pro est disponible en 3 versions : Portail, Service et EDI.

  • Le mode Portail: Les entreprises et les entités publiques peuvent déposer, créer, éditer, déposer et recevoir des factures manuellement.
  • Le mode Service: Le fournisseur utilise une Interface de Programmation d’Application (API) d’un prestataire extérieur. L’API joue le rôle d’une porte d’accès qui permet d’intégrer les fonctionnalités de Chorus Pro dans le SI (système d’information) de l’entreprise. Avec le mode Service, la quasi-totalité du processus est automatisée. Toutefois, l’accès en mode API nécessite une phase de travaux de raccordement avant de pouvoir envoyer des factures.
  • Le mode EDI (Échange de Données informatisées): Cette solution permet est d’échanger en temps réel des factures sous la forme de flux de données entre le SI du fournisseur et la plateforme Chorus Pro. C’est le service de développement informatique interne du fournisseur qui procède à la mise en place de la liaison EDI. Ce mode d’utilisation est assez complexe à mettre en place. Pour cette raison, il s’adresse aux entreprises générant un très grand nombre de factures.

Créer son compte utilisateur Chorus Pro

Vous souhaitez réaliser la mise en place de Chorus Pro ? Suivez ces 5 étapes :

  1. Connectez-vous au portail Chorus Pro où vous entrerez votre adresse de messagerie et votre numéro SIRET dans la rubrique « Vous êtes nouveau sur Chorus Pro ? ».
  2. Renseignez les informations personnelles demandées ainsi que celles de votre structure puis validez.
  3. Choisissez les fonctionnalités qui vous intéressent puis validez votre choix.
  4. Les données de création de votre compte s’affichent puis un courriel vous est adressé. Ouvrez-le et cliquez sur le lien qu’il comporte.
  5. Entrez un mot de passe et une question secrète. Ensuite, validez votre inscription.

Déposer des factures sur Chorus Pro

La saisie directe d’une facture sur Chorus Pro

Il vous est possible de créer directement une facture sur votre compte Chorus Pro. Il est toutefois nécessaire de générer et de signer au préalable un contrat de mandat. Ce dernier est un prérequis obligatoire pour saisir des factures sur la plateforme. Le contrat de mandat peut être signé en ligne.

Vous pouvez souscrire un mandat de facturation dans l’espace « Activité du gestionnaire ». Il convient ensuite de renseigner le libellé du mandat. Après validation, vous recevrez un courriel afin de signer le mandat.

Le téléchargement de données

Il est aussi possible de créer des factures via un logiciel de facturation conforme avant de les déposer sur Chorus Pro. Cette fonctionnalité s’adresse particulièrement aux fournisseurs réguliers d’entités publiques. Vous pouvez ainsi gagner du temps grâce à l’automatisation de vos devis et factures et par la centralisation de vos données. Il n’est pas nécessaire d’utiliser un mandat de facturation.

Pour ce faire, téléchargez sur votre bureau ou dans un dossier dédié la facture issue de votre logiciel de facturation. Il convient ensuite de se connecter à votre compte utilisateur pour entrer dans l’espace de dépôt puis de cliquer sur l’onglet « Factures émises ». L’étape suivante est de cliquer sur l’onglet « Dépôt de facture ». Il ne vous reste plus qu’à télécharger votre document.

Les étapes suivantes sont au nombre de quatre :

  1. Sélectionnez dans le formulaire de renseignement le cadre du dépôt ainsi que la structure de l’entreprise.
  2. Complétez ou modifiez la facture préremplie générée par Chorus Pro.
  3. Ajoutez des pièces jointes si nécessaires.
  4. Validez et envoyez la facture qui sera ensuite communiquée au client grâce aux informations fournies (le SIRET de l’entité notamment).

Un point de vigilance : si la facture est un PDF, elle ne doit pas être protégée par un mot de passe. Il ne doit pas s’agir non plus d’un document scanné.

Les formats de fichiers acceptés par Chorus Pro

Plusieurs types de fichiers sont acceptés sur Chorus Pro : Le format non structuré (PDF), structuré (XML) et mixte (par exemple Facture-X) :

  • Le PDF (ou Portable Document Format) est un format universel facilement lisible par un œil humain. Il présente des garanties avec la préservation de l’intégrité du contenu du fichier et la possibilité d’un archivage de long terme.
  • Le XML (ou Extensive Markup Langage) est un format de fichier qui offre la possibilité de hiérarchiser et de structurer les informations. Il s’agit d’un format qui permet une lecture fiable par les machines et la mise en place de l’automatisation des tâches. Le mode EDI fonctionne avec le format XML. Le système envoie automatiquement les factures sous forme de flux de données.
  • Factur-X est un format « mixte » c’est-à-dire PDF et XML. Il correspond à la norme européenne de facturation électronique EN 16931. Grâce à ce format, vous pouvez intégrer des données attachées en XML dans un fichier PDF facilement lisible par les utilisateurs. Les fichiers sont téléchargés sur le Portail.
Logiciel Deltic

 


D E M O

Découvrez le lien Deltic x Chorus Pro

Réserver

Il est aussi possible de déposer les factures en lot dans Chorus Pro. Pour ce faire, vous regroupez vos documents dans un fichier ZIP ou TAR.GZ. Il vous reste à télécharger votre fichier compressé sur Chorus Pro.

Ainsi, il est possible de déposer une facture sur Chorus Pro de quatre manières :

  • Par saisie directe,
  • Par téléchargement,
  • Par raccordement (mode API) ou
  • Par flux de données.

Convaincu des bénéfices de chorus pro pour les entreprises ? Il ne vous reste plus qu’à l’implémenter au sein de votre service. En cas de difficultés, vous pouvez contacter le support Chorus Pro : l’assistante virtuelle ClaudIA, un échange en ligne avec un agent ou l’envoi d’un formulaire d’aide en ligne.

Mathieu Dumasdelage
Par Mathieu DumasdelageCEO

Fondateur de Deltic en 2013, mon objectif est de développer une entreprise différente où la confiance salarié, la satisfaction client, la rentabilité et la redistribution sont les pilliers.
Deltic c'est un modèle d'entreprise qui lutte contre la perte de temps de ses salariés et de ses clients. Fini les tâches répétitives à faible valeur ajoutée dans la gestion des processus et des documents. Deltic permet de faire gagner un temps précieux aux DAF, RAF, CFO, comptables, des sociétés grâce à la dématérialisation et à la gestion électronique documentaire. Notre mantra ? La quête de sens et de temps.

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