Qu’est-ce que l’opérateur de dématérialisation ?

La facturation électronique arrive à grand pas ainsi que sa réforme sur la dématérialisation des factures en 2024 désormais repoussée en 2026. Les entreprises devront opter pour une ou différentes plateformes pour gérer leurs factures électroniques. De nouveaux partenariats à venir !

Dans nos précédents articles, on parlait de PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) ou de PPF (Portail Public de Facturation) mais il ne faut pas oublier l’OD (Opérateur de dématérialisation) qui joue également un rôle important dans le circuit de dématérialisation.
C’est parti, on va décrypter cet acteur

Qu’est-ce qu’un opérateur de dématérialisation ?

Un OD, autrement dit opérateur de dématérialisation est un prestataire de services agissant en accompagnant votre entreprise : en lien avec le PPF, en amont des PDP émettrices et en aval des PDP destinataires. Il agit dans le modèle en Y prévu de la facturation électronique.

Il vous aidera pour toutes les actions automatisées (mode EDI ou API) réalisées sur les factures. Il interviendra dans les échanges commerciaux en tant qu’intermédiaire entre les entreprises et les plateformes de dématérialisation dans la réception, émission des factures électroniques.💻

Néanmoins, il n’a pas la capacité de transmettre vos factures au PPF ni d’y extraire ses données. Pour ça, l’opérateur de dématérialisation travaille avec une plateforme de dématérialisation partenaire. On vous explique ça plus loin dans l’article. Soyez patients.⬇️

Petite piqûre de rappel concernant l’obligation de facturation électronique, deux choix sont possibles :

• ✅Faites transiter vos factures électroniques directement sur le portail public de facturation (PPF). Cela nécessite des actions manuelles de votre part.
• ✅Faites transiter vos factures électroniques de manière automatisée via un opérateur de dématérialisation et une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) qui de son côté les transmettra au portail public de facturation.

Il permet également de gérer efficacement les processus liés à l’annuaire en facturation électronique, afin de garantir une communication efficace avec les parties prenantes.

Quels sont les avantages d’avoir recours à un Opérateur de dématérialisation ?

Avoir recours à un OD, permet de bénéficier de nombreux avantages :

• Réduction des coûts en remplaçant les factures papiers par des factures électroniques, (impression, stockage, actions manuelles…) et en automatisant les processus de récupération et de transmission.
• Gain de temps dans la simplification, automatisation des processus de gestion de documents ainsi que la connexion au PFF.
• Respect de la réglementation notamment dans la déclaration de la TVA.
• Approche plus durable et responsable.
• Sécurité des données : les documents sont confiés à un opérateur de dématérialisation qui utilise des systèmes sécurisés dans le traitement et la transmission de vos factures et de vos données.

Qui sont les opérateurs de dématérialisation ?

Les OD peuvent être des entreprises ou des organisations qui proposent des services de numérisation et de gestion électronique de documents. Cela passe par des prestataires de services spécialisés dans la dématérialisation, ou des entreprises qui proposent ces services.

Nous retrouvons un OD généralement dans un modèle de dépôt en Y. Pour en savoir plus sur les différents modèles, vous pouvez consulter notre infographie juste en dessous 🙃 :

En effet, l’OD émet et réceptionne les factures clients et fournisseurs et les transmet à la PDP (Plateforme de dématérialisation Partenaire).

La PDP va ensuite extraire les données de la facture requises par l’administration et les déposer sur le PPF (Portail Public de Facturation) dans le cadre de l’e-reporting et l’e-invoicing.

Puis la facture sera transmise à la PDP et l’OD de l’acheteur.

Prenons un exemple concret, vous êtes une entreprise, vous passez une commande chez un fournisseur qui va émettre sa facture et la transmettre à son OD. L’OD va traiter la facture et l’envoyer au PDP qui pourra ensuite la valider et la déposer sur le PPF.

La PDP de votre entreprise va extraire les données de facturation de votre fournisseur et l’OD récupérera les informations qui seront finalement consultables par vous-même.

Quelle est la différence entre un opérateur de dématérialisation et une plateforme de dématérialisation partenaire ?

OD ou PDP ? Vous vous demandez sûrement concrètement quelle est la différence entre un OD et une PDP ? On vous éclaire sur la question💡!

Il y a différents cas :

• Un opérateur de dématérialisation peut avoir le statut de plateforme de dématérialisation partenaire. Pour ce faire, il devra être immatriculé pour une durée de 3 ans, renouvelable, par l’administration fiscale.
• L’opérateur de dématérialisation n’a pas le statut de PDP. Dans cette situation, l’OD ne peut pas faire transiter vos factures lui-même au PPF. Ne vous inquiétez pas, l’OD aura une plateforme de dématérialisation partenaire qui aura la capacité de transmettre les informations au portail public de facturation.

Pour devenir PDP, l’entreprise candidate doit répondre à plusieurs critères comme la sécurité de l’infrastructure, son expérience dans la gestion électronique des documents, la certification ANSSI (Agence, Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information) ou encore être conforme à la règlementation en vigueur concernant la protection des données personnelles.

Comment choisir son Opérateur de Dématérialisation ?

Plusieurs critères sont à prendre en compte lorsque vous choisissez un opérateur de dématérialisation :

• L’OD répond-il à vos besoins de dématérialisation globaux tels que la signature électronique, la gestion de documents, l’intégration avec d’autres outils de votre entreprise etc. ?
• Vérifiez les avis et les témoignages clients par rapport à l’OD. Est-il fiable, a-t-il une bonne réputation etc. ?
• L’OD utilise-t-il les bons systèmes pour protéger vos données et vos documents ?
• Quel est le coût que cela peut représenter pour votre entreprise ?
• Les outils et systèmes de votre opérateur sont-ils compatibles avec votre système informatique et vos outils existants ?

Vous pouvez toujours demander des démonstrations afin d’avoir une idée de la manière dont l’opérateur de dématérialisation procède.📋

A travers cet article, vous comprenez donc l’importance d’avoir un opérateur de dématérialisation lors de vos processus de facturation électronique. Il vous fera bénéficier de nombreux avantages ! Vous serez également en conformité avec l’obligation de facturation électronique invoicing  ⚖️

N’hésitez pas à nous contacter pour demander une démonstration de notre logiciel. Nous serons ravis de vous le présenter !