Cahier des Charges Facturation électronique : Modèle gratuit, étapes et obligations

Le Cahier des Charges Facturation électronique est le point de départ indispensable pour toute entreprise assujettie à la TVA qui se prépare à la facturation électronique. Pour beaucoup d’entreprises, cette transition liée à la réforme de la facture suscite autant de questions que d’inquiétudes : par où commencer ? Quel outil choisir ? Comment être sûr d’être conforme à la réglementation fiscale sans complexifier les processus existants ?

Pour vous accompagner, nous mettons à votre disposition un modèle gratuit de cahier des charges de facturation électronique, à télécharger et à personnaliser selon vos besoins, et vous guidons pas à pas dans sa rédaction.

L’objectif est simple : vous permettre d’être conforme dans les temps, de choisir une solution de facturation électronique adaptée à votre activité et de fiabiliser vos processus de facturation.

Notre promesse : vous aider à construire un projet de facturation électronique prêt à être lancé, en toute tranquillité dans le respect de la date d’entrée en vigueur fixée par la loi.

Rédaction d’un cahier des charges de facturation électronique : comment faire ?

Les étapes importantes pour la rédaction du cahier des charges sur la facturation électronique

1️⃣ Comprendre la réforme
Maîtrisez e-invoicing et e-reporting
Connaissez les acteurs (PPF, PDP, solutions compatibles)
Identifiez les formats de facture autorisés (Factur-X, UBL, CII)
Anticipez le calendrier réglementaire

2️⃣ Situer la réforme dans votre entreprise
Évaluez l’impact selon votre taille (TPE, PME, et vos outils
Identifiez les flux clients/fournisseurs concernés
Définissez les équipes et ressources à mobiliser

3️⃣ Définir le périmètre du projet
Cartographiez le cycle complet des factures
Délimitez les flux et processus inclus
Ayez une vision claire de vos besoins financiers et opérationnels

4️⃣ Préciser livrables et méthodologie
Listez ce que vous attendez du projet
Définissez processus, planning et budget
Garantissez des livrables clairs et exploitables

5️⃣ Prioriser vos critères
Séparez l’indispensable du secondaire
Tenez compte de vos contraintes financières et opérationnelles
Choisissez une solution adaptée à votre valeur ajoutée

6️⃣ Analyser l’existant et les points de friction
Recensez vos outils, volumes et flux de factures
Repérez les doublons, erreurs ou retards
Identifiez les améliorations prioritaires

7️⃣ Cartographier vos processus actuels
Décrivez toutes les étapes, responsabilités et contrôles
Clarifiez règles de qualité, fréquences et cas particuliers

8️⃣ Définir vos objectifs
Conformité légale garantie
Réduction des saisies manuelles et des erreurs
Traçabilité et pilotage simplifiés avec tableaux de bord

9️⃣ Formaliser vos besoins fonctionnels
Formats, statuts et règles de validation
Rapprochements, pièces jointes et e-reporting
Critères de recherche pour faciliter le suivi

🔟 Identifier contraintes techniques et réglementaires
Intégration via API ou connecteurs
Sécurité, RGPD, archivage et réversibilité des données

➡️ Choisir la solution et le partenaire
Accompagnement complet : audit, déploiement, formation
Support et maintenance pour une mise en œuvre sans stress

Téléchargez votre modèle gratuit de cahier des charges de facturation électronique

Afin de vous guider dans la rédaction de votre cahier des charges pour la facturation électronique, Deltic vous propose un modèle gratuit à télécharger. Ce guide pratique constitue un point de départ concret pour structurer votre projet de facturation électronique concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA.

Le Cahier des Charges pour la facturation électronique est-il obligatoire ?

Cahier des charges pour la facturation électronique : qu’est ce que c’est ?

Un cahier des charges pour la facturation électronique est un document de référence qui permet à une entreprise de structurer sa transition vers un système de facturation électronique agréé, conforme à la réforme applicable à compter de septembre 2026. Il sert avant tout à cadrer le projet, en formalisant les objectifs, les besoins fonctionnels, techniques et réglementaires, et en définissant le périmètre et le calendrier de mise en œuvre, principale base de référence pour l’ensemble des parties prenantes.

Véritable outil d’aide à la décision, il facilite le choix d’une solution et d’un prestataire (PA, SC (Solution compatible), logiciel ou intégrateur) en permettant de comparer les offres sur des critères objectifs comme l’interopérabilité, la sécurité ou les coûts.

Enfin, le cahier des charges constitue une base de pilotage et de suivi tout au long du projet, limitant les risques de dérive ou de malentendus et sécurisant la mise en conformité de l’entreprise avec la facturation électronique obligatoire.

Pourquoi le cahier des charges est indispensable dans votre projet de facturation électronique et quels sont les avantages ?

Dans un projet de facturation électronique, le cahier des charges est indispensable. Il permet de poser des bases claires et partagées dès le départ, en formalisant :

• Les types de factures concernées
• Les processus à automatiser
• Les contraintes réglementaires, techniques et normatives imposées par la réglementation fiscale française

Grâce à ce document, vous évitez les zones d’ombre et les interprétations approximatives, tout en préparant votre entreprise à la réforme de la facturation électronique qui entre en vigueur dès 2026. Les exigences légales et normatives (formats, mentions obligatoires, statuts, e-reporting) sont intégrées dès le départ, ce qui limite les risques de rejets ou de sanctions.

Le cahier des charges sert également de fil conducteur pour :

• Faciliter le dialogue entre équipes métiers, IT et prestataires
• Comparer les solutions disponibles de manière objective
• Assurer une transition fluide vers la facturation électronique

Les avantages concrets :

• Projet mieux cadré et planifié, dès la mise en place
• Décisions plus sereines grâce à une meilleure gestion financière
• Transition plus fluide et maîtrisée vers le nouveau système de facturation

Qui est concerné par le cahier des charges ? Nos conseils pour réussir votre projet

Par qui doit être rédigé le cahier des charges ?

Bonne nouvelle : le cahier des charges ne se rédige jamais seul. La facturation électronique impacte l’ensemble du système d’information, les process métiers, la conformité réglementaire et à la stratégie globale de l’entreprise. Résultat : c’est un travail d’équipe essentiel pour sécuriser la mise en conformité fiscale.

Les acteurs clés :

A qui doit-il être envoyé ?

Une fois votre cahier des charges finalisé et validé en interne, il devient un outil clé de dialogue au sein de votre écosystème de facturation électronique. La bonne question n’est donc pas faut-il l’envoyer ? Mais à qui le transmettre et pour quel objectif opérationnel ?

Le parcours du cahier des charges de votre entreprise :

Pour maximiser l’efficacité de votre démarche, accompagnez toujours l’envoi du cahier des charges d’un brief ou d’un appel à proposition clair. Vous gagnerez du temps et des réponses de meilleure qualité.

Pourquoi choisir Deltic pour vous accompagner dans votre projet ?

Choisir Deltic, c’est faire le choix d’un expert en solution de facturation électronique et en dématérialisation des factures, avec une approche à la fois technique et humaine. Spécialiste des flux de factures, des échanges sécurisés et des workflows métiers, Deltic accompagne les entreprises de bout en bout : analyse des processus, mise en œuvre, formation et support.

Nos solutions s’intègrent facilement à vos outils existants, tels que ERP et logiciels de comptabilité, pour simplifier vos processus, réduire les tâches manuelles et garantir la conformité réglementaire 2026/2027. Nos logiciels de dématérialisation sont entièrement conformes aux futures normes et certifiées PA (Plateforme Agréée), elles sécurisent votre transition vers la facturation électronique. Apprécié pour la réactivité de son support et la proximité de ses équipes, Deltic est un partenaire fiable, sur lequel vous pouvez avoir toute confiance pour réussir sereinement votre transition vers la facturation électronique.

Cahier des charges pour la facturation électronique terminé : et après ?

Projet de facturation électronique : les étapes clés à suivre après la validation de votre cahier des charges

Une fois votre cahier des charges envoyé, le projet de facturation électronique entre dans sa phase concrète. Voici les différentes étapes clés à suivre :

1️⃣ Analyse des réponses des prestataires
Étudier les propositions reçues (PA, OD, intégrateurs) et organiser des démos ou entretiens pour approfondir certaines offres.

2️⃣ Comparatif et sélection
Évaluer les offres selon vos critères (coût, conformité, intégration, support) et choisir le prestataire final.

3️⃣ Contractualisation
Signer le contrat et définir délais, engagements de service, support et responsabilités.

4️⃣ Paramétrage et intégration
Connecter vos outils internes (ERP, comptabilité, GED) et configurer formats, statuts et workflows.

5️⃣ Tests et pilote
Vérifier l’émission et la réception des factures, la conformité des formats et la qualité du reporting sur un périmètre restreint.

6️⃣ Formation des équipes
Former les utilisateurs internes et fournir guides et supports pratiques.

7️⃣ Déploiement global
Mettre en production pour toutes les entités et assurer un suivi rapproché.

8️⃣ Suivi et amélioration continue
Mettre en place des indicateurs clés (taux de rejet, délais, automatisation) et ajuster les processus pour rester conforme et efficace.

Facturation électronique 2026 : êtes vous prêt ?

Téléchargez notre checklist complète disponible à la fin de notre cahier des charges et vérifiez si votre entreprise est prête à passer à la facturation électronique. Flux, outils, plateforme de dématérialisation, conformité réglementaire, formation des équipes… tout est réuni pour préparer votre entreprise à la réforme et réussir votre transition digitale sereinement.