Quels sont les formats de facture électronique obligatoires ?

Facturation électronique par ci, facturation électronique par là…📄 On en entend parler partout. Vous aussi ? En ce moment, ce sujet fait la une de la presse quant au report de la facturation électronique obligatoire en 2026-2027 🗓️ de la mise en vigueur de la facturation électronique au sein des entreprises. ⏲️Cela vous laisse plus de temps pour vous y préparer et notamment pour vous adapter aux formats de factures qui seront obligatoires. Kesako ?🤔 On ne vous l’a peut-être pas dit, fini les PDF, PNG et tout autre format qui s’apparente à une simple facture papier numérisée. Pas de panique, cette obligation est faite pour simplifier votre quotidien, pas l’inverse ! 🤗

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Avant de parler de formats, revenons aux basiques (simple ?). Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique est une facture dont l’ensemble du cycle de vie : les étapes de création, d’envoi et de réception sont dématérialisées. Cela rentre donc en opposition à une facture PDF qui à l’origine était une facture papier et qui a été scannée.❌

Avec la future réforme de facturation électronique, cette définition se précise. La facture électronique devra être dans un format structuré ou hybride pour permettre son traitement automatique et électronique et devra posséder les mentions obligatoires.

Vous vous en doutez, pour être traitée par tous, pour tous, la facture électronique nécessite la mise en place d’outils, de plateformes et de processus informatique uniformisés. Ce sont notamment les dispositifs qui sont prévus dans le cadre de la réforme avec l’apparition de nouveaux acteurs et outils : le portail public de facturation (PPF), la plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) et l’opérateur de dématérialisation (OD). Ces outils pourront lire et traiter automatiquement les données de la facture pour une gestion rapide, efficace et uniformisée. Seuls ces acteurs pourront échanger les factures entre les entreprises, faire des contrôles réglementaires et transmettront ensuite les informations demandées à l’administration fiscale.

Le format structuré

C’est une facture composée uniquement de données structurées qui répond à la norme européenne EN16931. Elle est directement issue de l’EDI (Echange de Données Informatisé).

Les formats structurés permettent d’automatiser les traitements et l’intégration complète des données dans les systèmes d’information. Il uniformise la présentation des données mais n’est pas visualisable facilement par un humain.

Pour l’obligation, il permet le traitement de l’administration fiscale. Et pour vous ? Vos échanges sont améliorés et plus efficaces car vous n’avez plus besoin de convertir les documents dans d’autres formats et vous savez que les systèmes de votre interlocuteur peuvent les traiter.

Il existe deux types principaux de format structuré majoritairement utilisés.⬇️

Le format structuré UBL

L’Universal Business Language est un format incontournable et mondial. Les factures électroniques concernant les marchés publics de l’Union Européenne doivent répondre au format UBL. Au-delà des frontières européennes, il est utilisé dans le cadre de la facturation électronique au Japon, Australie ou encore en Nouvelle Zélande.🌍 En France, ce format est la norme dans les relations pour les échanges des factures électroniques entre les entreprises et l’administration publique (B2G). L’UBL le sera également pour la facturation électronique B2B.

Ok mais concrètement, c’est quoi ? C’est un fichier XML qui permet l’échange de données électroniques entre différents acteurs. Il contient l’ensemble des informations d’une facture PDF basique dans un format structuré et fixe. En plus des factures, il permet l’échange de lettres de transport ou de bons de commande à l’international. Grâce à son référentiel commun, les entreprises ont la possibilité d’échanger des documents avec d’autres utilisant le même format.

Le format structuré CII

Encore un terme un peu barbare ?🧔‍♂️ Vous allez voir le format CII ressemble très fortement à l’UBL 😉. Le CII (Cross Industry Invoice) est une norme internationale de la facturation électronique qui a été développée par l’Union Européenne pour les échanges entre entreprises et administrations publiques. Comme son cousin, le format CII est un fichier XML qui échange des informations structurées entre les systèmes informatiques. Il s’adapte donc simplement aux besoins des entreprises et des différents pays.

Bon d’accord mais du coup c’est quoi la différence avec l’UBL ? Le CII n’est pas autant utilisé que d’autres formats de factures électroniques comme l’UBL cité ci-dessus ou encore la factur-x que nous étudierons juste après ☺️. Cette plus faible notoriété est simplement due à des problèmes de compatibilité avec certains systèmes informatiques.

Le format hybride ou mixte ou factur-X

Comme son nom l’indique, il combine deux formats : un fichier PDF/(A-3) et des données structurées au format XML pour être lu et exploité à la fois par les humains et les logiciels.

Le but est de faire le lien entre un traitement humain grâce au format PDF de la factur-x et un traitement automatisé au sein d’un système d’information avec les données structurées XML de la facture.  Aucun système complexe d’extraction de données n’est donc nécessaire.

Il a été développé par la France et l’Allemagne en 2014. C’est une norme commune qui permet l’échange des factures électroniques entre entreprises (BtoB). Elle répond aux normes européennes et notamment à la norme EN16931.

Ce format hybride possède des caractéristiques de sécurité (signature électronique, certificat numérique) qui garantissent l’authenticité et l’intégrité des factures électroniques. Cette norme a été développée pour que les entreprises françaises puissent être conformes aux règles nationales tout en étant interopérables avec d’autres pays.🔄️

L’avantage premier c’est que contrairement aux autres formats de facture, il peut être lisible par tous. Grâce à sa double fonction, la factur-X est le format approuvé par l’administration fiscale dans le cadre de l’obligation. C’est le format le plus utilisé par les entreprises. À noter que notre logiciel de dématérialisation des factures intègre déjà ce format.😉

Quid du format non structuré ?

Ce format représente une facture classique. Elle reprend la présentation d’une facture papier.📜 Le plus souvent, c’est un PDF.

Avec l’obligation de facturation électronique, il sera à terme, interdit ❌ pour ne privilégier que les formats avec des données structurées. L’objectif étant d’être automatiquement exploitées par un système d’information.

Les factures PDF seront néanmoins tolérées jusqu’à fin 2027 à l’unique condition qu’elles soient transmises à une PDP ou PPF (qui se chargeront de les convertir au format électronique requis).

Si vous voulez d’ores et déjà adopter les bonnes pratiques, abandonnez la facture PDF au profit des bons formats. Vous aurez déjà une longueur d’avance 🤗.

Pour conclure, l’obligation de facturation électronique va vous inciter à utiliser de nouveaux formats de factures. Ils faciliteront vos échanges entre entreprises et votre quotidien. Ils seront standards et utilisés par tous. C’est un premier pas vers une automatisation de vos processus de facturation qui va vous procurer un grand nombre d’avantages 😍.