La valeur probante d’un document : comprendre son importance, ses critères, process…

La valeur probante d’un document est essentielle dans le contexte juridique et administratif. Elle détermine s’il peut être utilisé comme preuve. Avec l’utilisation des documents numériques, les entreprises doivent s’assurer que ces derniers, que ce soit des factures ou des justificatifs, conservent une valeur probante égale à celle des papiers.✅ Cela inclut des processus de dématérialisation tels que la numérisation, l’archivage et le stockage sécurisés, l’utilisation de signatures électroniques pour garantir l’intégrité des données etc. Tout ça peut, bien évidemment, être géré par une solution de GED. Dans cet article, on vous délivre tout ce que vous devez savoir sur la valeur probante d’un document :  définition, importance, critères, process… Vous allez être incollable !!😍

Valeur probante d’un document : définition et importance

C’est est un concept juridique essentiel, déterminant la capacité d’un document à être accepté comme preuve légale. Elle atteste que ce dernier, qu’il soit électronique ou papier, est authentique, non altéré, et qu’il peut prouver les faits qu’il mentionne ainsi que servir de preuve en cas de litige. La valeur probante englobe un ensemble d’éléments de sécurité et de conformité.

❌Attention, il ne faut pas confondre cette notion avec la valeur probatoire, qui concerne davantage la force avec laquelle un document peut convaincre un tribunal ou une autre autorité. La valeur probante, elle, se concentre sur la conformité et l’intégrité du document.

Avec l’utilisation majeure des documents numériques, il est devenu impératif d’assurer qu’ils aient la même valeur qu’une version papier.💻 La dématérialisation comptable et les logiciels de GED jouent un rôle central dans ce processus, permettant une conservation et un archivage qui respectent les éléments de conformité. Ils doivent inclure des mesures de sécurité pour garantir que les documents demeurent inchangés et non modifiés.

Comment établir la valeur probante d’un document ?

Les critères et process qui établissent la valeur probante

L’établissement de la valeur probante d’un document repose sur plusieurs éléments.

1. Originalité : Un document doit être une version authentique et inaltérée de ce qui a été initialement créé. Pour une facture, cela signifie qu’elle doit être identique à l’original transmis ou reçu, sans modifications ultérieures non autorisées.
2. Intégrité : Le document doit rester cohérent et non modifié après sa création. Elle est souvent assurée par l’utilisation de signatures ou cachets électroniques, qui marquent le document de manière unique.
3. Inaltérabilité : Le contenu ne peut être modifié sans laisser de trace. Concernant l’organisation des fichiers GED, ils doivent inclure des mesures de sécurité telles que l’horodatage et le chiffrement pour protéger les documents.
4. Fiabilité : Un document doit être fiable, c’est-à-dire pouvoir être utilisé de manière crédible pour prouver un fait ou une action..

Le quatuor gagnant 😍.

Rôle de l’archivage sécurisé dans la valeur probante

L’archivage électronique sécurisé joue un rôle important dans la conservation de la valeur probante des documents. Ces systèmes permettent de les stocker dans un environnement protégé contre les accès non autorisés, les modifications et les suppressions. En amont, la dématérialisation des documents doit être effectuée selon des procédures qui garantissent leur authenticité et leur inaltérabilité. Les entreprises doivent ainsi adopter des solutions de GED qui assurent la conformité. Nous avons préparé pour vous un comparatif des outils GED pour vous aider à faire votre choix 🚀.

Comment fonctionne la valeur probante des documents électroniques ?

La valeur probante d’un document numérique répond à des critères stricts définis par des réglementations, telles que le Code civil et le règlement eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services). Ces textes de loi assurent que les documents numériques sont traités avec la même rigueur que les versions papier en matière de preuve. Allez, un petit cours de droit, ça vous dit ? ⚖️

Législation applicable

Le Code civil français dit que les documents numériques ont la même force probante que les papiers 📜, dès lors que certaines conditions sont remplies. L’article 1366 stipule que l’écrit électronique a la même preuve légale que le support papier à condition que la personne qui l’a créé soit identifiée et que le document soit établi et conservé dans des conditions qui garantissent l’intégrité.

Le règlement européen eIDAS est également un cadre législatif qui régule l’utilisation des signatures électroniques et autres services de confiance. Il assure que les documents numériques peuvent être utilisés en toute sécurité à travers l’Union européenne et garantit leur acceptabilité au niveau légal.

Conditions pour qu’un document électronique soit probant

Pour qu’il soit probant, plusieurs conditions doivent être remplies :

1. Signature électronique : Une signature électronique est un des moyens les plus utilisés pour assurer l’authenticité d’un document électronique. Elle identifie l’auteur et garantit que le contenu n’a pas été modifié. Selon le règlement eIDAS, seules les signatures électroniques qualifiées bénéficient de la présomption de fiabilité et d’authenticité.
2. Horodatage : L’horodatage électronique atteste de la date et de l’heure ⏲️de la création ou de la réception d’un document. C’est un élément clé pour démontrer la conformité dans des process légaux ou administratifs, notamment pour les factures clients et fournisseurs ou autres documents comptables.
3. Archivage sécurisé : La conservation des documents digitaux doit garantir l’intégrité et l’inaltérabilité. Cela inclut l’utilisation d’un système de stockage sécurisé, comme par exemple les coffres-forts électroniques.
4. Authenticité et intégrité : Outre la signature électronique et l’horodatage, des processus comme le chiffrement et les certificats numériques sont utilisés pour protéger les documents digitaux. Ils garantissent que les documents n’ont pas été altérés et que les informations qu’ils contiennent sont fiables.✅

Comment maintenir la valeur probante d’un document ?

Certains problèmes courants peuvent compromettre cette valeur. On parle notamment de falsification et de perte d’intégrité.❌ Des solutions adaptées existent.

1. Cryptage : Le cryptage des documents est une méthode efficace pour protéger les informations sensibles contre les accès non autorisés. En cryptant les fichiers, on s’assure que seules les personnes disposant des clés de décryptage peuvent  accéder au contenu du document.
2. Piste d’Audit Fiable (PAF) : La mise en place d’une Piste d’Audit Fiable trace toutes les actions effectuées sur un document, de sa création à son archivage. La PAF enregistre chaque modification, accès ou transfert de documents. Elle garantit une traçabilité complète.

En conclusion, la valeur probante des documents est un élément essentiel pour garantir leur utilisation comme preuve dans des contextes juridiques et administratifs. Vous devez vous assurer que les documents, qu’ils soient électroniques ou papier, respectent des critères stricts. En adoptant des solutions de GED robustes et en respectant les normes, vous sécurisez l’ensemble des données numériques de votre entreprise. Alors, convaincus ?🤗