Quelle est la valeur probante d’une facture ?

La notion de valeur probante d’un document numérique fait référence au terme juridique « probant », c’est-à-dire constitutif d’une preuve, qui sous-tend un fait juridique. Lorsque l’on parle de « valeur probante », il faut comprendre l’apport d’une même force qu’un original. La preuve par excellence étant l’écrit, la notion de valeur probante pour une facture concerne les factures électroniques. À cet égard, en vertu de l’article 1366 du Code civil : « l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ». La force probante d’une facture doit donc s’apprécier tant au niveau de l’émission que de l’archivage.

La valeur probante d’une facture en émission

Les informations obligatoires relatives aux factures

Une facture papier doit répondre à certaines obligations de forme :

• Faire l’objet d’une rédaction en langue française. Si une entreprise établie en France rédige une facture dans une langue étrangère, l’administration est en droit de se faire produire une traduction certifiée.
• Être produite en deux exemplaires dont l’original est remis au client.
• Comporter certaines indications.

Les mentions obligatoires à porter dans une facture sont nombreuses. Il s’agit notamment de :

• Sa date d’émission.
• Un numéro unique par facture suivant une séquence chronologique continue ;
• La date de la prestation de service ou de la vente.
• L’identité du prestataire de service ou du vendeur. Il s’agit plus précisément de la dénomination sociale ou, pour un entrepreneur individuel, les nom et prénom, de l’adresse du siège sociale ou, si elle est différente, l’adresse de facturation, du numéro SIRET…
• L’identité du client ou de l’acheteur, son adresse…
• Le numéro du bon de commande si ce dernier a été émis par l’acheteur.
• Sous certaines conditions, le numéro d’identification à la TVA.
• Le décompte et la désignation des services rendus et des produits.
• Les données relatives au décompte de la TVA.
• Les informations concernant le paiement.

Les entreprises qui ne respecteraient pas ces règles de facturation sont passibles d’une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte dans la limite du quart du montant de la facture. Elles risquent aussi une amende administrative de 375 000 € pour une personne morale et de 75 000 € pour une personne physique.

Les obligations relatives aux factures papier sont étendues par la loi aux factures électroniques. Pour avoir une valeur probante, le contenu d’une facture numérique doit être le même que celui d’une facture papier, avec, notamment, les mêmes mentions obligatoires.

L’extension du champ de la facturation électronique

Depuis le 1^er janvier 2020, la facturation électronique est obligatoire pour les entreprises titulaires d’un marché public. Dans ce cadre, depuis le 1^er janvier 2017, les entités publiques doivent être en capacité de recevoir des factures électroniques via le portail public gratuit Chorus Pro.

Il est en outre prévu de généraliser le déploiement de la facturation électronique pour les entreprises françaises assujetties à la TVA :

• À compter du 1^er Septembre 2026 : réception à toutes les entreprises, transmission pour les grandes entreprises et de taille intermédiaire;
• À compter du 1^er Septembre 2027 : transmission pour les PME et les TPE.

Sur un plan technique, l’extension de la dématérialisation des factures va de pair avec l’utilisation de formats permettant la transmission des informations. Il existe aujourd’hui trois types de formats pour une facture électronique : le format « structuré » comme l’échange de données informatisées (EDI), le format « non structuré » comme le PDF et le XML, les factures au format « hybride » associant un document non structuré et des données sous forme structurée.

L’archivage électronique à valeur probante des factures

Les critères de l’archivage électronique à valeur probante des factures

Les archives électroniques de facture ont deux principales sources :

• Des documents numériques dès l’origine (comme les factures EDI) ;
• Des factures papier numérisées.

L’archivage à valeur probante permet d’assurer l’accès à l’information en garantissant son inaltérabilité, son authenticité, son intégrité et sa lisibilité jusqu’à la fin de leur période de conservation. Autrement dit, l’archivage électronique se réalise durant tout le cycle de vie des données pour être en conformité avec la notion de « piste d’audit fiable ». Cette dernière est établie par la réglementation fiscale comme un moyen « de reconstituer dans l’ordre chronologique, la totalité de la transaction commerciale, du bon de commande au document facture » (BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20).

Trois critères doivent être respectés :

• L’authenticité de l’émetteur : cette dernière est garantie par la signature électronique, l’empreinte électronique ou un système sécurisé équivalent. Avec l’horodatage, elles permettent de sceller la facture.
• L’intégrité du document : il s’agit de sa conservation dans son état original. Aucune modification ou altération ne doit être permise sur ces données.
• La lisibilité ou l’intelligibilité du document : l’outil d’archivage doit être en capacité de présenter la facture dans un format lisible par un humain.

Les avantages de l’archivage à valeur probante

Il est désormais possible, pour une entreprise, de conserver sous forme numérique les factures clients émises et les factures reçues. Autrement dit, la conservation des documents papier n’est plus obligatoire dès lors que les modalités de numérisation des documents sont conformes à la réglementation. C’est un vrai changement par rapport à l’ancienne pratique qui générait des heures de travail perdues dans la recherche des documents, notamment en cas de contrôle fiscal ou social. Cela permet aussi de gagner de l’espace dans les locaux.

Comparé au stockage papier, l’archivage à valeur probante offre d’autres avantages :

• Éviter le contentieux en réduisant significativement le risque d’erreur ou de perte de documents ;
• Préparer la généralisation de la facturation électronique ;
• Sécuriser ses informations dans la mesure où ces dernières ne peuvent subir aucune modification, ce qui en garantit l’exactitude ;
• Maîtriser les risques liés à la conservation des documents. Ces derniers peuvent être stockés sur le cloud, ce qui prémunit l’entreprise contre le risque de perte, de destruction ou d’altération des documents.
• Faciliter la consultation des documents. Une simple connexion à internet et une habilitation suffisent pour y avoir accès.

La force probante d’une facture est au cœur de la problématique de la dématérialisation comptable dont l’usage est appelé à se généraliser dans les prochaines années. Il en résulte la nécessité de faire le bon choix concernant l’outil de dématérialisation. Découvrez nos solutions qui vous aideront au mieux à franchir cette étape.