Logiciel GED Technique : comment optimiser la gestion de vos documents techniques ?
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La gestion des documents techniques est un défi pour les bureaux d’études, services maintenance ou équipes industrielles. Entre plans CAO, manuels d’utilisation, schémas électriques ou fiches de sécurité, la traçabilité, l’accès rapide et la conformité sont essentiels. Un logiciel GED technique permet de centraliser, sécuriser et automatiser la gestion de ces documents tout au long de leur cycle de vie. Découvrez comment choisir la bonne solution GED pour vos besoins techniques, et les outils les plus efficaces pour votre secteur.
Les documents techniques
pris en charge et gérés par la GED.
Manuels d’utilisation
⚙️Quel usage ?
Guider l’utilisateur dans l’utilisation d’un produit ou d’un système.
📄Exemples de documents
- Instructions pour configurer un logiciel,
- Guides pour l’entretien d’une machine
✅ Avantages de la GED
✔️Traçabilité : Gestion des versions pour assurer la mise à jour des manuels au fil des modifications.
✔️Accessibilité : Accès rapide pour les utilisateurs autorisés via une plateforme centralisée (GED).
✔️Archivage : Conservation réglementée selon les normes ISO 9001.
Spécifications techniques
⚙️Quel usage ?
Définir les caractéristiques, les performances et les exigences d’un produit, système ou composant.
📄Exemples de documents
- Fiches techniques de matériel électroniques,
- Documents décrivant les normes d’un logiciel
✅ Avantages de la GED
✔️Contrôle des versions : Historique complet des modifications.
✔️Accès restreint : Limitation d’accès aux équipes techniques spécifiques.
✔️Automatisation : Saisie assistée pour réduire les erreurs humaines.
Plans et schémas
⚙️Quel usage ?
Représenter graphiquement des concepts ou des structures techniques.
📄Exemples de documents
- Plans d’architecture,
- Schémas électriques,
- Organigrammes de processus
✅ Avantages de la GED
✔️Contrôle des versions : Historique complet des modifications.
✔️Archivage sécurisé : Conservation à long terme selon des normes légales.
✔️Collaboration : Outils permettant des annotations et des validations en temps réel.
✔️Accès restreint : Limitation d’accès aux équipes techniques spécifiques.
Guides d’installation
⚙️Quel usage ?
Fournir des instructions pour installer un produit ou un système.
📄Exemples de documents
Documentation accompagnant les équipements industriels ou domestiques
✅ Avantages de la GED
✔️Contrôle des versions : Historique complet des modifications.
✔️Accessibilité : Disponibilité en ligne et pour tous pour une utilisation sur site.
✔️Mises à jour automatisées : Synchronisation avec les dernières versions du matériel ou logiciel.
Rapports techniques
⚙️Quel usage ?
Présenter les résultats d’une étude, d’un projet ou d’une analyse technique.
📄Exemples de documents
- Rapports de recherche,
- Analyses d’ingénierie
✅ Avantages de la GED
✔️Contrôle des versions : Historique complet des modifications.
✔️Archivage légal : Obligations de conservation selon des réglementations locales.
✔️Confidentialité : Gestion des droits d’accès et chiffrement des données.
Procédures opérationnelles standard
⚙️Quel usage ?
Détailler des étapes pour accomplir une tâche spécifique de manière uniforme.
📄Exemples de documents
- Instructions pour le contrôle qualité,
- Maintenance de machines
✅ Avantages de la GED
✔️Contrôle des versions : Historique complet des modifications.
✔️Uniformité : Centralisation pour assurer une application homogène.
✔️Accès restreint : Autorisation de visionnage par tous mais limitation d’accès aux équipes techniques spécifiques.
Manuels de formation
⚙️Quel usage ?
Former des utilisateurs ou des opérateurs à l’utilisation d’un produit ou d’une procédure.
📄Exemples de documents
- Programmes de formation pour logiciels,
- Equipements médicaux
✅ Avantages de la GED
✔️Contrôle des versions : Historique complet des modifications.
✔️Accès restreint : Autorisation de visionnage par tous mais limitation d’accès aux équipes techniques spécifiques.
✔️Personnalisation : Adaptation pour des groupes d’apprentissage spécifiques.
Cahiers des charges
⚙️Quel usage ?
Énoncer les besoins et attentes pour un projet ou un produit.
📄Exemples de documents
Cahier des charges pour un site web, un produit électronique, un projet
✅ Avantages de la GED
✔️Contrôle des versions : Historique complet des modifications.
✔️Gestion collaborative : Faciliter les contributions de multiples parties prenantes.
✔️Archivage obligatoire : Respect des durées légales.
FAQ techniques
⚙️Quel usage ?
Répondre aux questions fréquemment posées par les utilisateurs.
📄Exemples de documents
FAQ sur les logiciels, dépannages pour équipements électroniques
✅ Avantages de la GED
✔️Contrôle des versions : Historique complet des modifications.
✔️Mise à jour rapide : Réponse en temps réel aux questions fréquentes des clients ou utilisateurs.
✔️Accès restreint : Autorisation de visionnage par tous mais limitation d’accès aux équipes techniques spécifiques.
Fiches de sécurité
⚙️Quel usage ?
Décrire les risques associés à un produit chimique et les mesures de sécurité à respecter.
📄Exemples de documents
Fiches des substances dangereuses dans un laboratoire
✅ Avantages de la GED
✔️Contrôle des versions : Historique complet des modifications.
✔️Conformité réglementaire : Respect des normes REACH ou GHS pour les substances dangereuses.
✔️Accès restreint : Autorisation de visionnage par tous mais limitation d’accès aux équipes techniques spécifiques.
Documents de maintenance
⚙️Quel usage ?
Décrire les procédures de maintenance préventive et corrective.
📄Exemples de documents
- Guides pour réparer un moteur,
- Programmes de maintenance pour équipements industriels
✅ Avantages de la GED
✔️Traçabilité des interventions : Documentation des étapes réalisées pour chaque opération.
✔️Contrôle des versions : Historique complet des modifications.
✔️Accessibilité technique : Accessible pour les techniciens sur site.
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Tableau éditable
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel GED technique ?
Traçabilité et conformité
- Suivi en temps réel des échanges documentaires.
- Archivage sécurisé conforme aux normes réglementaires (ISO 9001, RGPD).
Maîtrise complète du cycle de vie documentaire
- Gestion des étapes clés : création, validation, diffusion, modification, signature électronique et archivage.
- Historisation automatique des versions (majeures et mineures), garantissant traçabilité et conformité.
Organisation et accessibilité
- Classement, organisation et indexation automatiques des documents dans un référentiel unique, facilitant leur recherche.
- Critères de recherche spécifiques (par numéro, code, ou métadonnées) pour un accès rapide à l’information pertinente.
Collaboration et partage sécurisé
- Partage facilité avec les collaborateurs internes et externes (sous-traitants, clients, etc.).
- Accès sécurisé selon des autorisations définies, protégeant les données sensibles tout en permettant une collaboration efficace.
Automatisation des processus
- Remplissage automatique des métadonnées (auteur, dates, validateur, etc.).
- Diffusion contrôlée et notification automatique des changements aux parties concernées.
- Verrouillage des documents en cours de modification pour éviter les conflits.
TOP 5 des meilleurs logiciels GED techniques
Zeendoc
La GED partenaire numéro 1 de Deltic
Les + de Zeendoc
✔️ Outils collaboratifs pour un suivi rigoureux des révisions, des validations, et des processus
✔️Sécurité, traçabilité et conformité des documents techniques aux normes en vigueur
✔️Centralisation et structuration des informations
✔️Contrôle total sur le cycle de vie des documents
Qu’est ce que Zeendoc
Spécialement conçue pour répondre aux besoins des TPE, PME et collectivités locales. Depuis sa création en 2011, elle a séduit plus de 7 000 utilisateurs grâce à une interface intuitive et une capacité d’évolution continue.
Zeendoc se distingue par son expertise dans la gestion des documents techniques complexes, tels que les plans, les spécifications ou les fiches techniques, indispensables à de nombreux secteurs d’activité.
Avec sa technologie de reconnaissance OCR performante et son moteur de recherche avancé, cette solution facilite l’accès rapide et précis aux informations spécifiques, même dans des environnements documentaires denses.
Visiativ
La GED dédiée aux bureaux d'études
Les + de Visiativ
✔️Automatisation du classement des documents et de la gestion des versions
✔️Recherche rapide, suivi précis des évolutions et gestion des accès basée sur les rôles
✔️Création, modification et partage de documents à partir de modèles Word ou Excel
✔️Adapté aux entreprise internationales avec une gestion multi-sites et multi-langues
Qu’est ce que Visiativ ?
Visiativ propose Visiativ GED Technique, une solution spécialisée en gestion électronique de documents (GED) dédiée aux besoins des bureaux d’études et des ingénieries.
Ce logiciel centralise les informations techniques liées à la vie des produits, comme les plans, schémas et notices, dans un référentiel sécurisé et accessible. Il offre une traçabilité complète et garantit un accès rapide et à jour aux documents critiques, favorisant ainsi une gestion optimisée et fiable des données techniques.
M-Files
La GED innovante boostée à l'IA
Les + de M-Files
✔️Optimisé pour la gestion des documents techiques : plans, schémas, ou informations de maintenance
✔️Travail simultané de plusieurs équipes sur un même document et contrôle des versions
✔️Respect des normes industrielles
Qu’est ce que M-Files ?
M-Files est une solution innovante de gestion électronique de documents (GED) spécialement conçue pour répondre aux besoins des entreprises de taille moyenne à grande. En intégrant l’intelligence artificielle (IA) et un système avancé basé sur les métadonnées, M-Files réinvente la manière de gérer, organiser et rechercher les documents.
Contrairement aux systèmes traditionnels, cette approche unique classe les documents en fonction de leur contenu plutôt que de leur emplacement, permettant un accès rapide, sécurisé et intuitif. Cette flexibilité et cette intelligence en font un outil particulièrement adapté aux exigences des environnements techniques où l’efficacité et la précision sont essentielles.
Docuware
La GED sécurisée et intelligente
Les + de Docuware
✔️Automatisation des workflows de révisions et de validations
✔️Outils de recherche avancée
✔️Centralisation des fichiers critiques dans un environnement numérique structuré et sécurisé
Qu’est ce que Docuware ?
DocuWare est une solution de gestion électronique des documents (GED) et d’automatisation des processus, conçue pour répondre aux besoins des entreprises de toutes tailles.
Elle permet de numériser, archiver et sécuriser les documents tout en facilitant leur gestion et leur partage. Cette plateforme est particulièrement adaptée à la gestion des documents techniques, offrant des outils performants pour digitaliser des plans, des spécifications ou des manuels grâce à une reconnaissance optique de caractères (OCR) avancée.
Les fonctionnalités de recherche intuitive et de gestion des versions permettent aux utilisateurs d’accéder rapidement et efficacement aux informations essentielles.
Meridian by Accruent
La GED pour l'immobilier
Les + de Meridian
✔️Contrôle rigoureux des documents techniques
✔️Elimine les informations obsolètes grâce au visionning des fichiers
✔️Traçabilité complère des données techniques et visibilité sur les interconnexions critiques
✔️Automatise les flux de travail et simplifie la gestion des commentaires
Qu’est ce que Meridian ?
Meridian by Accruent est une solution de gestion électronique des documents techniques (EDMS) qui centralise, organise et sécurise les informations techniques tout au long de leur cycle de vie.
Conçue pour répondre aux besoins des équipes d’ingénierie, cette plateforme offre un espace unique où toutes les données essentielles sont regroupées, garantissant leur conformité avec les normes réglementaires en vigueur.
Grâce à des workflows configurables et à une gestion précise des versions, Meridian simplifie les révisions documentaires, assure la qualité des produits, sécurise les installations et prévient les risques d’amendes coûteuses liées à des non-conformités documentaires.
Quels sont les avantages de la ged pour vos documents techniques ?
Productivité accrue
- Les documents sont centralisés et facilement accessibles, ce qui permet d’avoir un gain de temps lors de la recherche d’informations ainsi qu’une meilleure gestion du cycle.
- La mise en œuvre de processus automatisés (saisie, classification, diffusion) permet de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et de gagner en efficacité.
Réduction des erreurs et des risques
- Les doublons sont éliminés, garantissant l’unicité des informations et réduisant les risques d’utilisation de versions obsolètes.
- Les documents validés sont partagés de manière sécurisée, limitant les erreurs humaines dues à des modifications non contrôlées.
Collaboration améliorée
- Les équipes, qu’elles soient internes ou externes (sous-traitants, partenaires), peuvent travailler de manière collaborative sur des documents à jour et sécurisés.
- Le travail collaboratif via les échanges et validations est simplifié, même à distance.
Réduction des coûts
- La dématérialisation par un projet ged élimine les dépenses liées au papier, à l’impression, au stockage physique, et aux envois postaux.
- La rationalisation des processus métier permet de diminuer les retards et les inefficacités et de réaliser du bénéfice.
Sécurité accrue
- Les documents sont protégés contre les pertes ou les modifications non autorisées grâce à des accès restreints et un archivage sécurisé.
- La mise en place de sauvegardes numériques garantissent une continuité des activités, même en cas de sinistre ou de panne.
Quel est l’intérêt de choisir un logiciel GED technique compatible avec vos logiciels/outils métiers
Centralisation des documents :
Une GED interopérable centralise tous les documents, permettant un accès facile et uniforme depuis divers outils métiers (ERP, CRM, etc.), garantissant une gestion documentaire cohérente et efficace.
Communication fluide entre systèmes :
Grâce aux API et connecteurs, elle assure une synchronisation en temps réel des données entre la GED et les autres logiciels utilisés, éliminant les doublons et réduisant les erreurs.
Amélioration de la collaboration :
Elle facilite la collaboration entre équipes internes et externes en garantissant l’accès aux documents les plus récents et en favorisant un travail collaboratif sans silos.
Réduction des risques d’erreurs :
Elle minimise le risque d’utiliser des documents obsolètes en assurant un suivi précis des révisions et des versions, garantissant l’accès uniquement aux dernières versions validées.
Flexibilité et adaptabilité :
Un logiciel GED technique interopérable est flexible et peut évoluer avec l’entreprise, en s’intégrant facilement à de nouveaux outils et systèmes pour répondre aux besoins changeants de l’organisation.
