Comment supprimer l’envoi de la facture par courrier ?

L’envoi d’une facture au client est obligatoire et doit être effectué après la réalisation d’une vente ou l’exécution d’une prestation. La facture doit être adressée au client le plus rapidement possible. Actuellement, les factures sont soit sous format papier soit sous format électronique. Pour supprimer l’envoi de la facture par courrier il existe dès lors une solution principale : la mise en place de la facture électronique (si on exclut, bien sûr, la remise en main propre des factures papier !). D’ailleurs, la réglementation prévoit sa généralisation entre 2024 et 2026. Nous vous conseillons de vous y préparer dès maintenant.

La facture papier adressée par courrier : chronique d’une fin annoncée

Vous en avez assez d’affranchir des enveloppes, d’imprimer des factures et de jongler avec des documents comptables au format papier ? Vous souhaiteriez également diminuer le coût du traitement d’une facture ? La solution est de passer à la dématérialisation des factures clients.

Le calendrier de la généralisation de la facture électronique

L’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 donne le cadre juridique de l’obligation de la facturation électronique. Cette obligation du « e-invocing » concerne les transactions en France entre les entreprises assujetties à la TVA en France (B2B). Notons que la facture électronique est déjà en œuvre depuis 2020 entre les entreprises et les entités publiques par le dépôt des factures sur le portail gratuit Chorus Pro.

S’agissant des entreprises, la loi de finances pour 2020 et la loi de finances rectificative pour 2022 donnent le calendrier de déploiement de la facturation électronique. Dans le souci de donner suffisamment de temps aux entreprises pour se préparer, le déploiement sera progressif en fonction de leur taille. Voici les principales étapes :

• Une expérimentation sera lancée au 1^erjanvier 2024.
• À compter du 1^erjuillet 2024, les assujettis à la TVA en France devront être en capacité de recevoir des factures électroniques. À cette même date, toutes les grandes entreprises seront concernées par l’e-invoicing.
• À compter du 1^erjanvier 2025, ce sera le tour des entreprises de taille intermédiaire.
• À compter du 1^erjanvier 2026, l’obligation sera étendue aux PME et aux TPE.

Les textes prévoient aussi des sanctions pour les récalcitrants : une amende de 15 € par facture avec une limite de 15 000 € par an.

Se préparer à la fin de la facture papier

Le dispositif prévu par l’ordonnance du 15 septembre 2021 repose sur l’existence de plateformes de dématérialisation qui seront des intermédiaires entre le client et les fournisseurs. Les entreprises auront le choix entre la plateforme publique Chorus Pro et une des plateformes privées agréées par l’administration. Ainsi, les fournisseurs n’adresseront plus directement leurs factures à leurs clients comme aujourd’hui.

Par ailleurs, les factures électroniques comportent actuellement trois formats :

• Les factures dites au format « structuré » comme prévu par l’échange de données informatisées (EDI) ;
• Les factures au format « non structuré » comme le PDF simple, parfois adressé par messagerie ;
• Le format « hybride » comportant un document PDF, JPEG ou XML et un fichier de données structurées, comme le standard Facture-X. Ce dernier s’adresse en particulier aux TPE et aux PME.

À compter de 2024, les formats structurés et hybrides seront privilégiés. À ce titre, les plateformes auront aussi pour fonction de contrôler la conformité des factures et d’extraire des données à destination de l’administration fiscale. La généralisation de la dématérialisation des factures est en effet le corollaire d’une réforme fiscale : préparer la déclaration préremplie de TVA et rendre plus efficace la lutte contre la fraude.

Par ailleurs, la généralisation de la facturation électronique requiert une phase de préparation en interne et en externe :

• La préparation des aspects techniques de la réforme au sein de toutes les entreprises ;
• L’assurance d’une bonne coordination entre clients et fournisseurs concernant les phases d’émission, de transmission et de réception ;
• La conduite du changement en interne pour les équipes opérationnelles.

Cela justifie d’engager une réflexion sur le nouveau dispositif dès aujourd’hui.

Ne regrettez pas le papier, la facturation électronique offre de nombreux avantages !

Réduire ses dépenses et améliorer ses process

L’avantage le plus évident de la dématérialisation des factures est la suppression des frais d’affranchissement. De plus, au-delà des frais postaux, la facturation électronique est plus efficace que le mode papier.

Ainsi, le coût transactionnel chez le fournisseur et le client est supprimé. Avec un processus automatisé, sans intervention humaine, les transactions sont réduites au maximum, ce qui évite aussi les erreurs matérielles génératrices de coûts supplémentaires.

Le coût environnemental est lui aussi réduit : il n’est plus nécessaire d’utiliser du papier, de l’encre, de moyens de transport, etc. C’est un point mobilisateur en interne et donne une bonne image de l’entreprise en externe.

Lorsque la solution associe le logiciel de facturation avec le logiciel comptable et bancaire, les données comptables sont mises à jour instantanément.

Accroître ses performances en toute sécurité

Dans le monde papier, il est parfois difficile de retrouver une facture et les informations qu’elles comportent. Avec la facture électronique, fini les recherches dans les cartons ! Les informations comme la date d’émission et de réception, le statut de validation et les dates de paiement sont disponibles en quelques clics. Avec la solution de gestion électronique des documents (GED) comme le propose Deltic, les équipes comptables vous diront merci, car l’e-invoicing permet de :

• Gagner du temps: Le classement informatique des factures et l’existence de rappels automatiques notamment permettent aussi aux agents opérationnels de gagner du temps. Ils peuvent dès lors se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Diminuer le temps de livraison-réception: La remise instantanée des factures électroniques supprime les délais de transfert inhérents aux échanges postaux. Il peut en résulter une amélioration des délais de paiement chez le fournisseur.
• Diminue les délais de paiement: Toutefois, le client est aussi gagnant. Le temps consacré au traitement des factures papier nuit à la visibilité des paiements à réaliser. Avec la facturation électronique, la gestion de trésorerie du client est grandement facilitée. C’est pourquoi on vous constaterez qu’une fois le procédé de dématérialisation des factures mis en place au sein de votre entreprise, les délais de paiement seront beaucoup moins importants.
• Réduit les coûts: Par ailleurs, il lui est possible de mettre en place des programmes d’optimisation des dépenses en exploitant les données numériques des contrats d’achat et des factures.
• Horodater la réception de la facture: De plus, le traitement des factures numériques permet le plus souvent de certifier la date d’arrivée des documents grâce à un dispositif d’horodatage. La transparence de ces informations est de nature à éviter des conflits entre client et fournisseur.
• Archiver les factures électroniques: En outre, la pérennité des données est assurée par l’archivage des factures dans un coffre-fort numérique. Ces dernières peuvent être consultées en cas de besoin.

La suppression de l’envoi de facture par courrier est donc programmée dans les années à venir avec la généralisation de la facturation électronique. N’attendez pas le dernier moment pour vous y préparer ! Les équipes de Deltic sont dès aujourd’hui à votre disposition pour vous accompagner dans cette transition majeure.