Les 6 avantages de la signature électronique

La signature électronique offre de nombreux atouts comparés à la signature en mode papier.
C’est à partir de la pandémie de COVID-19 et les nouvelles modalités de travail (télétravail) que les signatures électroniques ont été adoptées massivement par les entreprises. Pour nombre d’entre elles, la signature fait désormais partie de leur quotidien et permet de signer instantanément n’importe quel document.. La technologie n’est pas nouvelle. Elle permet l’identification et l’authentification du signataire du document dématérialisé et donne l’assurance que le contenu n’a pas été modifié. Par ailleurs, la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 accorde la même valeur à la signature électronique qu’à la signature manuscrite sous certaines conditions. Cette dernière est le complément naturel de la dématérialisation des documents, dont la facturation électronique.
Bien évidemment il est possible de commettre une fraude en utilisant la signature électronique d’une autre personne sans consentement préalable. Afin d’éviter ce genre d’abus il est recommandé d’utiliser une solution fiable et sécurisée.🙂

Découvrons maintenant quels sont les 6 avantages de la signature électronique pour une entreprise.⬇️

La signature électronique permet de faire gagner du temps

En effet, vous le savez tant bien que mal que la signature de documents papier peut prendre plusieurs semaines et ainsi vous retarder dans vos projets. Le processus papier passe en effet par plusieurs étapes qui peuvent s’avérer chronophages : le document à signer est dans un premier temps adressé par courrier ou e-mail au client⌛. Ce dernier l’imprime puis le remet à la signature de la personne habilitée. Une fois signé, le document doit être retourné par courrier ou courriel.

Mais si vous décidez de mettre en place la signature électronique, vous réduisez fortement les délais de transmission des documents à quelques heures.  La dématérialisation des entreprises de services accompagnée de la signature électronique rend le processus de validation et la prise d’effet des contrats plus fluide. C’est un procédé qui avantage toutes les parties dans la signature des contrats, dans les achats, ventes avec vos clients etc. Ainsi en plus de faire gagner du temps, chacun peut se focaliser sur les tâches à plus fortes valeurs ajoutées. La signature électronique peut se faire à n’importe quel moment, du moment que vous ayez une connexion internet et un téléphone. Directement intégré dans un logiciel de dématérialisation comme Deltic, la signature électronique peut se faire en un clic seulement.

Les documents signés bénéficient de hauts niveau de sécurité

En plus d’être conforme juridiquement (valeur légale de la signature électronique qui n’est plus à prouver). Les différents niveaux de sécurité sont proportionnés au risque de contentieux propre à chaque document. La réglementation en vigueur découle du règlement européen eIDas (Electronique Identification, Authentification and trust Services) daté du 23 juillet 2014. Cela permet d’instaurer un cadre juridique afin de garantir l’authenticité de la signature électronique par le signataire.
Trois types de signatures électroniques sont possibles :

• La signature électronique dite « simple » : Elle est très utilisée pour la signature de documents dont le risque juridique de contestation est faible et aux enjeux financiers réduits. Il s’agit par exemple d’un contrat de bail, d’un contrat de travail, etc. Il existe des procédés d’identification du signataire (code transmis par SMS, courriel…).
• La signature électronique dite « avancée » : Elle exige la production d’un certificat numérique associé au signataire qui identifie l’auteur de façon certaine. Le contrôle est assuré par la production d’une pièce d’identité. Ce type de signature est en particulier utilisé pour la validation de documents juridiques et financiers à plus forts enjeux : contrats bancaires, d’assurance vie, compromis de vente dans une transaction immobilière, etc.
• La signature électronique dite « qualifiée » : Elle offre le niveau de sécurité maximum. Elle demeure peu utilisée en raison de ses fortes contraintes. Elle nécessite en effet l’intervention d’une autorité de certification. En France, ces autorités sont contrôlées par l’ANSSI (Agence nationale de sécurité des systèmes d’information). Les étapes nécessaires sont la rencontre physique ou virtuelle avec l’autorité de certification et la remise d’une clé cryptographique sous forme de clé USB ou une carte à puce (le «token » certifié). Le token doit être stocké de manière sécurisée. Cette procédure est utilisée pour les documents à forts enjeux : documents notariés, d’avocat, les marchés publics, certains échanges avec l’administration fiscale. C’est le niveau le plus utilisé

Il peut être conseillé de vérifier avec votre opérateur ou vos conseils le choix d’une solution au regard du type de document concerné. 😉

La signature électronique permet de réduire les coûts

La signature électronique à d’autres avantages à ne pas négliger qui sont les liés aux coûts :

• d’impression (papier, encre…) ;
• de frais postaux ;
• de salaires.

De plus vous gagnez du temps lors de vos de relances et vous de perdre vos documents et simplifiez leur classement et leur archivage. La signature électronique permet en outre de dégager des économies salariales en raison de la réduction des manipulations. Ces gains de productivité peuvent être employés pour confier aux salariés des tâches à plus forte valeur ajoutée. ✅

Un point de vigilance : la signature électronique a un coût qui peut varier selon l’opérateur de signature retenu. Un bilan coût/avantages doit être réalisé avant de faire le choix du prestataire. Par exemple, une simple signature qui n’utilise pas de SMS de vérification sera sans doute moins chère, mais sera également moins probante quant à la preuve de l’identité du signataire.

La signature électronique réduit l’impact écologique

Passer par une solution de signature électronique va permettre la suppression du papier dans le processus de gestion des contrats et autres documents afin de réduire non seulement la place dans vos bureaux, réduire surtout l’empreinte carbone de l’entreprise. Avec la signature papier, fini les impressions volumineuses de documents en plusieurs exemplaires, fini les dépenses d’énergies, d’encre, l’obsolescence du matériel d’impression. La signature électronique et la dématérialisation des documents donnent en outre une image positive de votre entreprise : modernité, sobriété, rapidité… Vous pouvez également intégrer ces éléments dans votre démarche de RSE (Responsabilité sociétale des entreprises) afin de donner une image positive de votre entreprise. 🌍
Petit rappel : chaque année en France, près de 11 millions de tonnes de papier sont consommés (environ 350kg/seconde) alors qu’attendez vous pour prendre des bonnes résolutions.

La signature électronique et la dématérialisation permettent des gains de place

La signature électronique et les documents dématérialisés sont classés dans une archive numérique. Vous échappez au stockage des papiers qui nécessite en outre une grande rigueur de classement pour en éviter la perte. De plus, la dématérialisation des documents en assure l’intégrité, supprime le risque de perte et réserve leur accès aux seules personnes habilitées. La mise en place d’une gestion électronique des documents (GED) facilite la recherche de ces derniers, de n’importe quel endroit doté d’une connexion internet et à toute heure. Cette approche offre la flexibilité associée à la montée en puissance du travail en mobilité. 💻

Il est en outre conseillé d’opter pour une solution d’archivage qui garantit la conservation des documents pendant la durée de l’obligation légale de conservation. Elle participe à l’optimisation de la gestion documentaire au sein de votre entreprise, grâce à la dématérialisation.

L’optimisation de l’ensemble des processus de l’entreprise

La signature électronique a vocation à intégrer l’ensemble des processus qui nécessitent la confirmation du client. Certains outils permettent ainsi de réaliser des traitements de masse pour obtenir la signature de nombreux destinataires. 🔄️

Toutefois, c’est l’ensemble de l’entreprise qui est amenée à utiliser la signature électronique. À titre d’exemple, le service des Ressources humaines est amené à signer une grande variété de documents : contrats de travail, avenants, comptes rendus d’activité, conditions générales de vente, comptes rendus d’entretiens professionnels, etc. Le service de la facturation verra aussi ses tâches allégées dans la production des devis et des factures dématérialisées.  Vous fluidifiez le travail en interne, simplifiez les processus de signatures électroniques, participez à la transformation digitale de l’entreprise… Si vous couplez cela à une solution de dématérialisation, c’est le gros lot. Tous vos documents seront signés électroniquement et en plus de cela, ils seront stockés virtuellement dans notre logiciel de dématérialisation.👨‍💻

Grâce à ses avantages, intégrer une solution de signature électronique est plus que nécessaire dans votre entreprise. Elle constitue une vraie opportunité dans l’évolution des processus de votre entreprise en interne.Un document numérique est un document horodaté (date et heure de la signature), ce qui n’est pas possible en mode papier. Alors en cas de litige, il est possible de prouver le cheminement du document.📝
En complément des avantages mentionnés précédemment, l’intégration directe de la signature électronique via un module dans Deltic, offre un suivi minutieux des documents à signer, permettant ainsi de les retrouver à n’importe quel moment dans la solution GED.