Qu’est-ce qu’un Certificat RGS/eIDAS ?

La digitalisation des processus en interne au sein des entreprises a fluidifiée les échanges. Notamment, celui des documents dématérialisés grâce à la signature électronique. Les certificats RGS/eIDAS se sont imposés comme des éléments essentiels pour garantir la sécurité et l’authenticité dans les échanges entre entreprises. Gain de temps, échanges simplifiés, économies financières sont des avantages de la signature électronique à ne pas négliger .🤩 Les certificats RGS contribuent à la transformation digitale de l’entreprise et nous verrons qu’ils ont leurs rôles à jouer. Qu’est-ce qu’un certificat RGS ? En quoi consiste-t-il ?  Quels sont ses avantages ? Quels types de documents ? 🤯

Définition d’un certificat RGS ?

Le certificat RGS (Référentiel Général de Sécurité) est un dispositif de protection mis en place par la DGME (Direction générale de la modernisation de l’Etat) et ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information). Il permet notamment d’assurer la sécurité des échanges électroniques entre les administrations et les usagers.✅

Ce certificat garantit un niveau de sécurité adapté face aux enjeux et risques liés à la cybersécurité. Notre solution de dématérialisation des factures et documents comporte un certificat RGS qui permet à l’auteur de la signature électronique de prouver son identification. Cela permet de jouer en quelque sorte le rôle de la carte d’identité du signataire. 👍

Le certificat RGS s’appuie sur 4 piliers de sécurité qui sont : Authentification, signature électronique, confidentialité et horodatage.

Il existe 3 niveaux de certificats électroniques RGS ⬇️ :

Le premier niveau “élémentaire” est le RGS* :  une fois que le dossier a été validé, une clé USB cryptographique sera envoyée et permettra de signer les documents électroniquement ainsi que de s’authentifier sur les plateformes publiques.

Le deuxième niveau “standard” est le RGS** :  Une clé USB cryptographique sera remise en main propre et permettra la signature et l’authentification électronique du document.

Le niveau maximum “renforcé” est le RGS*** : la clé USB cryptographique sera également remise en main propre. Tous les documents à fournir pour son obtention doivent être signés à la main et envoyés par courrier. Ils seront soumis à une vérification rigoureuse.

Au niveau européen, l’équivalent du certificat RGS se nomme eIDAS (Electronic Identification and Trust Services). Il a pour but d’améliorer la confiance dans les échanges électroniques au sein de l’Union Européenne. Posséder une double certification (RGS/eIDAS) reste tout de même le plus recommandé.🙂

Notre outil comporte un certificat RGS**/eIDAS qui permet de signer électroniquement tous vos documents par mail et par code SMS, pratique non ? 😉

Quels sont les avantages d’utiliser un certificat RGS ?

Vous vous demandez alors quels sont les avantages d’utiliser un certificat RGS 1 étoile, 2 voire 3 étoiles. Il existe plusieurs avantages à ne pas négliger pour votre entreprise dans l’utilisation d’un certificat RGS lors de signatures électroniques.

Premièrement comme on l’a dit précédemment, signer électroniquement permet de garantir l’identité de la personne ainsi que de sceller son engagement sur le document électronique. Pas de retour en arrière possible pour les entourloupes. 😉

Deuxièmement, les certificats RGS garantissent la conformité aux réglementations légales françaises mais aussi européennes en matière de protection des données personnelles et de lutte contre la cybercriminalité.🌐

Troisièmement, cela facilite les échanges administratifs entre vous et vos signataires comme par exemple dans l’utilisation de la GED dans les écoles. Notamment pour les documents électroniques qui vous permettent ainsi de gagner du temps et de l’argent. Quoi de mieux pour améliorer vos relations !  ⌛

L’utilisation d’un certificat électronique dans vos signatures de documents vous garantit des règles de sécurités ainsi que des bonnes pratiques. Tout reste traçable et vos clients ne pourront se dédouaner en cas de problème. Si vous souhaitez faire de la place dans vos stockages physiques, il est tout à fait possible de stocker vos documents électroniques signés au sein d’un logiciel GED. 💻

Les types de documents concernés par le certificat RGS

Il existe plusieurs types de documents qui nécessitent une signature électronique pour prouver leur validation. Concernant le certificat RGS, tout dépend de la nature du document (Importance, valeur etc.). 📩

Ces documents peuvent être par exemple :

• Des Contrats (Travail, assurance)
• Des Devis
• Des Bons de livraison
• Des Documents internes
• Des Actes (Publiques, avocats, notaires)

Ainsi, plus le document est sécurisé et important, plus il nécessitera un niveau de signature maximal. Par exemple, un document simple (certificat RGS*) comme un contrat de travail ou un devis, représente peu d’enjeu et sera plus simple à signer. Un document comme un acte d’avocat, lui, présente un intérêt plus important, et devra alors faire part d’une signature de niveau maximal pour être validé (certificat RGS***).⭐

La mise en place de la signature électronique nécessite une réflexion en interne pour en déterminer son utilisation ainsi que le niveau de sécurité recommandé.🤔 Il est important de choisir un bon logiciel GED pour les entreprises afin de faciliter le traitement des documents.

L’utilisation d’un certificat RGS à 1, 2 ou 3 étoiles vous offrira une sécurité renforcée, une conformité face aux réglementations ainsi que des avantages pour votre entreprise. Il s’agit d’une véritable carte d’identité numérique dans vos échanges de documents électroniques. Si vous souhaitez opter pour une solution afin de dématérialiser les factures fournisseurs ou clients et signer vos documents de manière sécurisée, n’hésitez pas à prendre contact avec l’un de nos experts. Nous prendrons le temps d’identifier vos différents besoins et problématiques. 🙂