Certificat RGS : définition, utilité et mise en œuvre en 2025

Le certificat RGS est devenu un élément incontournable dans la digitalisation des processus administratifs. En entreprise, il garantit la fiabilité, la traçabilité et la valeur juridique des documents signés électroniquement. Que ce soit pour les factures, contrats ou bons de commande, l’usage d’un certificat RGS permet de fluidifier les échanges tout en assurant leur sécurité.

La digitalisation des processus en interne au sein des entreprises a en effet grandement simplifié les échanges, notamment grâce à la signature électronique. Et plus précisément, grâce à la signature RGS, qui repose sur un certificat de sécurité reconnu par l’État.

Gain de temps, échanges simplifiés, économies financières… les bénéfices sont nombreux. Ces certificats jouent un rôle clé dans la transformation digitale des entreprises. Mais qu’est-ce qu’un certificat RGS ? En quoi consiste-t-il ? Quels sont ses avantages ? Quels types de documents sont concernés ? 🤯

Définition d’un certificat RGS ?

Le certificat RGS (Référentiel Général de Sécurité) est un dispositif de protection mis en place par la DGME (Direction générale de la modernisation de l’Etat) et ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information). Il permet notamment d’assurer la sécurité des échanges électroniques entre les administrations et les usagers.✅

Ce certificat garantit un niveau de sécurité adapté face aux enjeux et risques liés à la cybersécurité. Notre solution de dématérialisation des factures et documents comporte un certificat RGS qui permet à l’auteur de la signature électronique de prouver son identification. Cela permet de jouer en quelque sorte le rôle de la carte d’identité du signataire. 👍

Le certificat RGS s’appuie sur 4 piliers de sécurité qui sont : Authentification, signature électronique, confidentialité et horodatage.

Il existe 3 niveaux de certificats électroniques RGS ⬇️ :

Le premier niveau “élémentaire” est le RGS* :  une fois que le dossier a été validé, une clé USB cryptographique sera envoyée et permettra de signer les documents électroniquement ainsi que de s’authentifier sur les plateformes publiques.

Le deuxième niveau “standard” est le RGS** :  Une clé USB cryptographique sera remise en main propre et permettra la signature et l’authentification électronique du document.

Le niveau maximum “renforcé” est le RGS*** : la clé USB cryptographique sera également remise en main propre. Tous les documents à fournir pour son obtention doivent être signés à la main et envoyés par courrier. Ils seront soumis à une vérification rigoureuse.

Au niveau européen, l’équivalent du certificat RGS se nomme eIDAS (Electronic Identification and Trust Services). Il a pour but d’améliorer la confiance dans les échanges électroniques au sein de l’Union européenne. Posséder une double certification (RGS/eIDAS) est fortement recommandé. 🙂

Notre outil comporte un certificat RGS/eIDAS qui permet de signer électroniquement tous vos documents par mail et par code SMS. Pratique non ?😉

Quels sont les avantages d’utiliser un certificat RGS ?

Vous vous demandez alors quels sont les avantages d’utiliser un certificat RGS 1 étoile, 2 voire 3 étoiles. Il existe plusieurs avantages à ne pas négliger pour votre entreprise dans l’utilisation d’un certificat RGS lors de signatures électroniques.

Premièrement comme on l’a dit précédemment, signer électroniquement permet de garantir l’identité de la personne ainsi que de sceller son engagement sur le document électronique. Pas de retour en arrière possible pour les entourloupes. 😉

Deuxièmement, les certificats RGS garantissent la conformité aux réglementations légales françaises mais aussi européennes en matière de protection des données personnelles et de lutte contre la cybercriminalité.🌐

Troisièmement, cela facilite les échanges administratifs entre vous et vos signataires comme par exemple dans l’utilisation de la GED dans les écoles. Notamment pour les documents électroniques qui vous permettent ainsi de gagner du temps et de l’argent. Quoi de mieux pour améliorer vos relations !  ⌛

L’utilisation d’un certificat électronique dans vos signatures de documents vous garantit des règles de sécurité, une traçabilité complète, et une valeur juridique incontestable. Si vous souhaitez faire de la place dans vos armoires, il est tout à fait possible de stocker vos documents électroniques signés dans un logiciel GED. 💻

Les types de documents concernés par le certificat RGS

Il existe plusieurs types de documents qui nécessitent une signature électronique pour prouver leur validation. Concernant le certificat RGS, tout dépend de la nature du document (Importance, valeur etc.). 📩

Ces documents peuvent être par exemple :

• Des Contrats (Travail, assurance)
• Des Devis
• Des Bons de livraison
• Des Documents internes
• Des Actes (Publiques, avocats, notaires)

Ainsi, plus un document est sensible et stratégique, plus il nécessite un niveau de signature élevé. Par exemple :

• Un contrat de travail ou un devis (peu risqué) → RGS*
• Un acte d’avocat ou notarié → RGS***

La mise en place de la signature électronique nécessite une réflexion en interne pour bien déterminer les usages, les niveaux de sécurité et les documents concernés. 🤔

L’utilisation d’un certificat RGS à 1, 2 ou 3 étoiles vous offrira une sécurité renforcée, une conformité face aux réglementations ainsi que des avantages pour votre entreprise. Il s’agit d’une véritable carte d’identité numérique dans vos échanges de documents électroniques. Si vous souhaitez opter pour une solution afin de dématérialiser les factures fournisseurs ou clients et signer vos documents de manière sécurisée, n’hésitez pas à prendre contact avec l’un de nos experts. Nous prendrons le temps d’identifier vos différents besoins et problématiques. 🙂