Quel est le lien entre la signature électronique et la facturation électronique ?
Par Audrine Bodin
Content Manager - Pôle Business
La dématérialisation est au 💙 de toutes les discussion de vos services administratifs et financiers.
De fait, pour les entreprises, l’obligation de facturation électronique verra le jour dès 2026 pour la réception et sera plus progressive pour la réception. En tant qu’entreprise, vous êtes donc très certainement à la recherche de moyens pour être en conformité et simplifier votre processus de facturation.🗒️
De plus, pour être juridiquement reconnue et légale, la facture électronique doit être certifiée. La signature électronique est une des solutions qui lui permet de l’être.📝
On parle depuis plusieurs années de la signature électronique. Elle a aujourd’hui atteint un niveau de maturité et est utilisée par un grand nombre de sociétés pour divers usages. C’est une solution simple, sûre et efficace qui vous permet de gagner du temps et de réduire vos coûts administratifs. Si vous ne l’avez pas encore adoptée, c’est à mettre dans votre todo ! ✅
Dans cet article, nous allons étudier tout ce que vous devez savoir sur la signature électronique et son lien avec la facturation électronique. Let’s go !! 🚀
Qu’est ce qu’une signature électronique ?
La signature électronique désigne le fait d’apposer sa signature numérique sur un document électronique à distance ou en face à face sans avoir recours au papier et à la signature manuscrite. C’est un moyen rapide et pratique de signer des documents sans avoir besoin de les imprimer, de les scanner ou de les faxer. Vous l’aurez compris, le scan d’une signature manuscrite n’est pas une signature électronique. Et oui, on ne triche pas ! ⛔
La signature électronique respecte des conditions et des normes contrôlées et fixées par les autorités européennes et françaises. La loi française 2000-230 du 13 Mars 2000 et le règlement européen eIDAS de 2014 encadrent la signature électronique. Elle possède une valeur légale.
La signature électronique permet au signataire de donner son approbation sur un document électronique. Pour vous, entreprises, ce sont souvent pour les documents commerciaux et administratifs. Les intervenants de la signature électronique sont : un signataire, un document ainsi qu’un outil dédié. Simple et efficace, non ? 💻
Dans le but d’authentifier de manière certaine l’identité d’une personne morale ou d’un individu dans le cadre de la signature électronique, il vous faut utiliser un certificat électronique lié à un tiers de confiance (il permet de sceller les données, identifier le signataire et sécuriser le document…). Ce certificat est obligatoirement délivré par un prestataire préalablement agréé.. On va vous préparer un article sur ce qu’est un certificat électronique et comment ça fonctionne ! 🤩
La signature électronique sécurisée représente une preuve juridique en cas de litige. Elle a la même force probante qu’une signature manuscrite quand elle est apposée sur un document dématérialisé et quand le signataire peut être identifié et que l’intégrité est garantie. Néanmoins, si le document est imprimé pour être signé électroniquement, puis numérisé, la signature n’a plus sa valeur probante. Et oui, soit on dématérialise, soit on ne le fait pas !🚨
Comment fonctionne techniquement une signature électronique ?
Attention, accrochez vous c’est la partie la plus technique de l’article. Il faut passer par là pour comprendre concrètement comment cela fonctionne.🤯
La signature électronique fonctionne sur la base d’une infrastructure à clés publiques (ICP). Cette dernière comprend deux clés chiffrées : publique et privée. C’est la clé privée qui génère la signature électronique du signataire et prend la forme d’un message codé. Cette signature électronique possède le certificat du signataire qui comprend la clé publique ainsi que l’horodatage. Elle possède également le hachage qui est une fonctionnalité cryptée.
Le hachage ? Vous n’aviez jamais rencontré ce terme ? Je vous rassure qu’avant moi non plus…😬
Le hachage détermine une empreinte permettant l’identification de la donnée initiale. Lorsque vous signez votre document et que le destinataire le reçoit, un nouvel hachage est créé. Le rapprochement de celui-ci et le décryptage de celui obtenu dans la signature assurent la validité de la signature électronique et assurent que le document signé n’a pas été falsifié.
Ok, on arrête ici pour la partie technique et on revient à un jargon plus compréhensible ! 🙃
Comment signer électroniquement un document ?
Comme évoqué précédemment, la signature électronique d’un document peut être réalisée en face à face ou à distance.
- Dans le cas où c’est à distance : le signataire reçoit un lien vers le document à signer par email. Pour un accès sécurisé, il reçoit un code par SMS qu’il faut renseigner sur le lien d’accès. Grâce au code personnel à renseigner pour accéder au service de signature, le signataire donne son accord.
- Dans le cas du face à face : les documents à signer sont présentés sur un portail de souscription en ligne. Avant que le signataire accède au service, l’outil s’assure de l’identité de celui-ci grâce à un certificat avancé ETSI. Pour ce faire, le signataire peut télécharger sa pièce d’identité.
Lorsque les documents sont signés, ils sont archivés par l’outil au sein d’un coffre fort électronique. Dans le but de retracer l’ensemble des étapes, une piste d’audit peut être enregistrée. En cas de contestation, elle fera office de preuves. On a d’ailleurs fait un article sur la piste d’audit que vous pouvez consulter.🕵️♀️
Quels sont les différents niveaux de signature électronique ?
Encadrée par le règlement européen eIDAS, il existe différents niveaux de signatures électroniques qui dépendent du niveau de sécurité et du type de document signé :
- La signature électronique simple. Elle apporte le plus faible niveau de garantie et de sécurité. Cette signature est utilisée pour les devis, les contrats de travail ou encore de bail.
- La signature électronique avancée. Elle donne un niveau plus sécurisé. Elle doit répondre à certains critères comme être liée au signataire de manière univoque, pouvoir identifier le signataire, être liée aux données associées à la signature pour que de potentielles modifications puissent être détectées… Elle permet de garantir l’authenticité, l’intégrité et l’origine de la facture.
Elle correspond à des opérations avec des enjeux juridiques plus importants comme un contrat d’assurance ou encore un compromis de vente. - La signature électronique qualifiée. Elle donne le plus haut niveau de sécurité et est faite avec un certificat qualifié pour identifier le signataire. Elle est utilisée notamment pour la transmission des factures électroniques à l’administration fiscale.
Pour être valide et apporter la preuve de consentement, la signature électronique doit posséder plusieurs critères :
- l’authenticité : le signataire doit facilement pouvoir justifier son identité
- l’infalsifiabilité : le signataire ne peut être pris pour une autre personne
- l’inaltérabilité : la signature ne doit pas être modifiée
- l’irrévocabilité : le signataire ne peut pas contester sa signature
- la non réutilisation : la signature du document ne peut pas être mise sur un autre document
Quels documents peut-on signer avec une signature électronique ?
Tous les documents légaux, à condition qu’ils soient dématérialisés, peuvent être signés électroniquement : contrats, devis, factures, bons de livraison / commande etc.
Qui utilise la signature électronique ?
Un grand nombre d’entreprises et de secteurs se servent déjà de la signature électronique. A titre d’exemple, les avocats ou encore les banques et assurances l’utilisent.
Quels sont les avantages de la signature électronique ?
Les avantages de la signature électronique sont multiples et devraient vous convaincre rapidement :
- Le gain de temps : la signature électronique permet de signer en quelques secondes un document en face à face ou à distance. Vous signez rapidement et évitez les retards. Un avantage pour avoir une bonne relation commerciale non ?
- La sécurité : grâce au certificat électronique, les documents signés sont sécurisés et infalsifiables et les données intègres. Chaque transaction est sécurisée et assure votre protection en cas de litige. Vous vous assurez que l’utilisateur est bien l’auteur de la signature. Le stockage numérique permet de sauvegarder et protéger les documents signés
- Le gain d’argent : adieu l’imprimante, le papier, le scanner, les enveloppes, les timbres, l’archivage papier… Les coûts administratifs sont réduits.
- L’amélioration de la relation client : la numérisation permet une meilleure réactivité avec un temps de traitement réduit ce qui améliore l’expérience.
- La facilité des échanges et le suivi en temps réel des documents : vous pouvez en un coup d’œil repérer vos documents en attente et ceux validés. La signature électronique peut être utilisée de n’importe le document peut donc être validé rapidement.
- L’accessibilité : la fonctionnalité de signature électronique peut figurer directement sur une application spécialisée ou sur votre logiciel de facturation existant que vous pouvez toujours avoir à portée de main. Les documents peuvent être stockés et partagés entre différentes parties.
Au même titre que la facturation électronique, la signature électronique est une avancée dans la dématérialisation des processus administratifs. Elle facilite la gestion des documents grâce au format numérique pour l’ensemble des entreprises : petites, moyennes ou grands groupes.
Quel est le lien entre la signature électronique et la future obligation de facturation électronique ?
A partir de 2024, les entreprises vont devoir émettre et recevoir des factures électroniques. Dans ce sens, la dématérialisation va prendre une place de plus en plus importante. Une facture électronique doit, comme la signature électronique, réunir des critères de lisibilité, d’authenticité, d’intégrité.
Le processus de dématérialisation s’avère de plus en plus intéressant lorsque le maximum d’étapes de transaction sont dématérialisées. La signature en fait partie. Conjointement liées et utilisées, la signature et la facturation électroniques sont deux procédés qui améliorent et rendent plus simple les processus administratifs et qui vous font gagner un temps précieux.
Comment certifier une facture électronique ?
Pour être valable, l’authenticité de l’origine, la lisibilité et l’intégrité du contenu d’une facture doivent être garantis par l’un des procédés suivants :
- avoir une piste d’audit fiable (contrôles documentés et permanents) entre la facture émise ou reçue et la livraison du bien ou de la prestation. Comme cité plus haut, on a un article sur le sujet 🙂.
- recourir à la signature électronique qualifiée au sens du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques.
- avoir un message structuré permettant une lecture par ordinateur et un traitement automatique et de manière univoque.
Il est donc possible d’émettre une facture électronique sans piste d’audit fiable ou encore de message structuré tant qu’elle peut être sécurisée grâce à la signature électronique qualifiée. Cette dernière garantie que, depuis sa création, la facture est non altérée.
Comment signer électroniquement une facture électronique ?
Pour procéder à la signature électronique d’une facture, vous devez obligatoirement posséder un certificat électronique RGS deux étoiles à minima. Celui-ci doit être délivré par un prestataire de service de certification électronique qualifié pour attester sa conformité au niveau de sécurité du référentiel général de sécurité (RGS).
La signature électronique sécurise les factures et vous offre la possibilité d’être conforme en toute simplicité et rapidité tout en gagnant du temps et en réduisant vos coûts administratifs.
Pour finir, nous pouvons dire que la signature électronique et la facturation électronique sont étroitement liées. Utilisées conjointement, elles rendent plus efficace le processus de dématérialisation. La signature électronique permet de garantir la sécurité et la légitimité des documents comme les factures électroniques. La facturation électronique obligatoire arrivant à grands pas, l’usage de la signature électronique vous aidera à vous adapter à cette conformité. Elle accélère les processus de transactions, vous donne une plus grande souplesse, elle est facile et peu coûteuse à mettre en place… Elle peut être adoptée dès aujourd’hui ! Alors vous êtes convaincus ? 🤩
N’hésitez pas à nous contacter 🙂
Experte en stratégie de contenus web, j’accompagne Deltic dans la création de contenus sur les différents sujets autour de la dématérialisation en décryptant chaque spécificité. Depuis très jeune, ma plume est mon moyen d'expression préféré. A la rencontre du marketing et du SEO il y a maintenant 7 ans, la rédaction d'articles est devenue une de mes disciplines favorites. Vous noterez quelques petites touches d'humour par-ci par-là dans mes articles.
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