Dématérialisation des notes de frais avec Zeendoc : avant et après

Ah, les notes de frais… ce si petit justificatif qui cause pourtant de si grands tourments !

C’est donc pour venir en aide aux services comptables et mettre fin aux inquiétudes des salariés que Zeendoc a créé son module de dématérialisation des notes de frais : alleluia ! 🥳

Erreur de saisie, justificatif égaré, retard de remboursement… Les enjeux liés à la gestion des notes de frais sont nombreux et malheureusement, le traitement papier rend parfois les choses plus compliquées qu’elles n’en ont l’air…

Heureusement, Zeendoc a une fois de plus su dompter le papier pour le faire disparaître et rendre les choses plus simples ! 🪄

Tout comme il est possible de dématérialiser ses factures fournisseurs et clients, la Ged Zeendoc permet l’archivage numérique de tous les documents de l’entreprise, y compris les notes de frais, bulletins de paie et autres documents RH.

Dans cet article dédié aux notes de frais, nous nous intéresserons à l’évolution de leur gestion avec l’intégration d’un outil de dématérialisation comme Zeendoc.
Gain de temps, respect de l’aspect légal, fin des erreurs de saisie…vous saurez tout ! 🔎

La gestion des notes de frais avant Zeendoc

Frais de déplacement, d’hébergement, de restauration, achat de matériel… Nombreuses sont les dépenses que les entreprises sont tenues de rembourser à leurs salariés, moyennant un justificatif et une note de frais.

Pour les entreprises sans logiciel de dématérialisation, la gestion des notes de frais se fait encore de manière très traditionnelle et suit plusieurs étapes :

1️⃣ Le salarié remplit sa note et y joint ses pièces justificatives

2️⃣ La personne habilitée (responsable RH, manager…) valide la note de frais

3️⃣ Cette dernière est transmise à la comptabilité pour contrôle

4️⃣ Le service comptable paie la note au salarié si aucune anomalie n’est constatée

Cette gestion est bien souvent fastidieuse, source d’erreurs et de tensions.

Et encore ! Il s’agit là du meilleur cas de figure possible, sans erreur ni anomalie.

En réalité, les choses sont rarement si fluides. D’ailleurs, selon une étude de la Global Business Travel Association, une note de frais sur 5 comporte une, voire plusieurs erreurs. 🤯
Qu’il s’agisse d’erreurs de saisie en compta, d’oublis quant à la TVA ou de justificatifs égarés, chacun de ces motifs constitue une perte de temps considérable et ralentit le remboursement des frais aux salariés.

En moyenne, le traitement d’une demande de paiement des notes prend un mois.

Et pour cause, de nombreuses entreprises ont encore recours aux notes de frais papier ou à des tableaux Excel devant être remplis à la main par le demandeur.
Même si certaines sociétés imposent un délai de transmission des factures, cela ne suffit pas à accélérer le processus de paiement. Les salariés transmettent souvent leurs justificatifs au compte-gouttes, ce qui rend impossible une analyse précise des dépenses, et donc une optimisation de celles-ci.

En bref, le traitement manuel est une tâche chronophage que l’on ne présente plus et qui freine l’efficacité des entreprises.

Heureusement, une solution existe et elle porte un nom qui vous est sans doute familier : la GED Zeendoc.

Reconnue par l’administration fiscale, la dématérialisation des notes de frais présente de nombreux avantages pour les entreprises, on vous en parle juste après ⬇️

Les raisons de choisir Zeendoc pour dématérialiser vos notes de frais

La gestion des notes de frais au format papier est chronophage, à la fois pour le salarié et pour le manager chargé de leur validation.

Toujours selon la Global Travel Association (GBTA), le traitement d’une note de frais prend 20 minutes en moyenne, et chaque erreur rallonge la durée de travail de 18 minutes environ. 🤯 Un temps qui pourrait être consacré à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Heureusement, une fois de plus, Zeendoc est la solution pour préserver votre temps 😉

Grâce à la dématérialisation des notes de frais, leur durée de traitement et de validation est fortement réduite, permettant un remboursement plus rapide. De quoi satisfaire les collaborateurs (parfois très pressés) ayant dû faire l’avance de frais professionnels parfois élevés.

Il est vrai qu’à l’heure du numérique, les salariés peuvent avoir du mal à tolérer la lenteur des procédures liée au papier, et attendent de leur entreprise qu’elle ait recours à des outils plus modernes et performants.

Mais alors, concrètement, la dématérialisation des notes de frais avec Zeendoc : comment ça marche ?

En réalité, c’est très (très, très) simple. Je vous explique :

❌ La saisie, c’est fini !
Vos collaborateurs n’auront plus besoin de saisir leurs notes de frais, Zeendoc le fera pour eux ! Grâce à l’application mobile, le salarié pourra prendre en photo son justificatif, le transformant ainsi en document électronique ! Le logiciel Zeendoc se chargera alors d’en lire le contenu et de repérer les informations essentielles (date, montant, taxes etc.)

✔️ Une validation éclair !
Une fois la note de frais électronique intégrée, elle sera automatiquement soumise pour validation selon les critères définis (service concerné, montant etc.). Le valideur sera notifié, et pourra, en 1 clic, valider (ou non) le document.

💲Un suivi aux p’tits oignons !
Qui dit note de frais électronique sur Zeendoc dit… centralisation ! Et ça, le service comptable en raffole ! Une vue d’ensemble de toutes les dépenses des collaborateurs en instantané ?!! Le rêve !

Et attendez, c’est pas fini ! Grâce à la mise en place de la passerelle comptable, vos notes de frais peuvent être automatiquement saisies dans votre logiciel de comptabilité !

Vous l’aurez compris, Zeendoc permet de gagner un temps considérable dans la gestion des notes de frais, et permet d’en finir avec les erreurs et les délais rallongés. 👍

En conclusion, la dématérialisation avec Zeendoc s’avère être, une fois de plus, l’alliée des services comptables et de la productivité des entreprises. ⚔️

Une note de frais électronique permet de se débarrasser d’un bon nombre de contraintes, notamment les erreurs de saisie, les retards de paiement, les tâches chronophages et le manque de visibilité sur les dépenses.

Au-delà de ça, Zeendoc permet la circulation des informations en temps réel, et l’archivage sécurisé des documents intégrés. En effet, chaque document déposé sur l’interface est certifié conforme à l’original, grâce à l’archivage à valeur probante.

Il ne vous reste plus qu’à réfléchir à ce que vous allez pouvoir faire de tout ce temps gagné… 😉