Comment dématérialiser votre cycle procure to pay ?

Nous revoilà aujourd’hui, avec un nouveau terme : le Procure to Pay !🤯 Ne partez pas tout de suite, je vous assure on va tout simplifier. Au sein de toute entreprise, il y a un processus d’achat mis en place. Ce process comporte plusieurs étapes : catalogue, demande, commande, traitement des factures etc. Vous nous voyez venir ? Vous avez raison !😏 Il se dématérialise !! Il devient alors un véritable enjeu stratégique et organisationnel pour les services achats et financiers. L’objectif ? Qu’il soit le plus efficace possible.✅ Parés au décollage ? On vous dit tout sur ce qu’est un cycle procure to pay bien dématérialisé.⬇️

Que signifie le procure to pay ? Définition

Cet anglicisme, aussi appelé Purchase to Pay ou encore P2P, désigne le processus d’achat global au sein d’une société. Le procure to pay n’a pas vraiment de terme équivalent en français. Il englobe les processus organisationnels et informatiques qui permettent le suivi des achats de bout en bout : de la recherche (besoin), à l’approvisionnement, à la facturation, au paiement.💵 Le P2P concerne donc l’aspect fournisseur. Au delà des achats, cette notion intègre également l’idée d’optimiser et digitaliser ces processus pour gagner en productivité. Vous voyez derrière son terme barbare, le Purchase to Pay n’est pas si compliqué 😉.

Quelles sont les étapes du cycle P2P ?

La gestion des demandes d’achat

Cette première étape commence par l’identification des besoins d’achat d’un produit ou d’un service. Lorsque le besoin est clair, vous pouvez passer à la demande soit par la recherche d’un/des fournisseur/s correspondant/s ou directement via le formulaire de demande d’achat si le fournisseur est déjà identifié. Dans le premier cas, la société peut négocier différentes conditions grâce à la réalisation de devis auprès de différentes fournisseurs. Lorsque vous sélectionnez le fournisseur, vous créez la demande avec la description de la commande, le numéro de compte, les instructions de livraison etc.📝

L’approvisionnement

Lors de cette étape, vous émettez vos bons de commande aux fournisseurs dans le but d’être livré de la bonne marchandise au bon moment. Le bon de commande fait le lien entre le client et le fournisseur lors de l’achat. Vous suivez ensuite la livraison. Comme quand vous attendez la livraison de votre plat préféré 😊. Une fois la marchandise livrée, vous émettez un bon de réception et contrôlez la conformité entre la livraison et le bon de commande initial. En cas de non conformité, vous devez vous rapprocher de votre fournisseur pour régler le litige.😥 Vous vous assurez également de la bonne gestion et rotation des stocks pour ne manquer de rien.

La gestion des factures et le paiement

Lorsque la vérification précédente est faite, votre fournisseur édite une facture de paiement pour qu’elle soit transmise et validée par votre service achat ou tout autre pôle concerné par cette dernière. La facture doit être envoyée dans un délai imparti, posséder toutes les mentions obligatoires et correspondre à la commande d’origine. Une fois reçue, vous procédez donc au rapprochement de la facture et du bon de commande / bon de livraison. Si elle correspond, alors vous pouvez procéder au paiement de celle-ci et mettre à jour votre comptabilité fournisseur.

Le procure to pay est un cycle propre à chaque entreprise. Des étapes peuvent bien évidemment être ajoutées ou enlevées en fonction de vos processus. C’est 100% personnalisable. 😉

Comment optimiser votre cycle purchase to pay ?

Vous avez un fort intérêt à optimiser votre purchase to pay dans le but de gagner du temps et d’être productif. C’est le graal de toute entreprise non ?🤩 Le meilleur moyen est d’automatiser les tâches manuelles pour gagner du temps, éviter les erreurs, être plus efficace, productif grâce notamment à des logiciels. La solution de dématérialsiation peut automatiser votre process P2P de bout en bout : demande d’achat, centralisation des données et des documents, workflow de validation, rapprochement entre les bons de commande et les factures, connexion avec votre ERP, paiement, passerelle avec votre logiciel comptable etc. En conclusion, tous les processus qui peuvent être dématérialisés pour vous faire économiser du temps.⏲️ L’outil de dématérialisation peut bien évidemment dématérialiser le traitement des documents de la récupération, à l’envoi, à la réception électronique. L’objectif ? Eviter au maximum les actions manuelles. Avec le logiciel Deltic, quelques clics suffisent pour gérer votre P2P.🖱️ Vous pourrez alors être focalisés uniquement sur les litiges (écart de quantité, différence de prix etc.), ou les erreurs qui seront mises en avant notamment lors du rapprochement automatique de vos documents.

Quels sont les avantages de démarialiser votre Purchase to pay ?

Gain de temps et réatribution sur des tâches à valeur ajoutée

Le traitement manuel et papier du processus fournisseur est particulièrement long. Grâce à la dématérialisation de ces process, vos équipes font moins voir plus du tout de tâches chronophages et se libèrent du temps pour se concentrer sur celles qui comptent à forte valeur ajoutée. Votre temps est économisé et votre cycle d’achat accéléré. Pratique non ? ❤️ Par exemple au lieu de passer du temps à saisir vos données de factures ou à relancer les valideurs ou encore à contrôler manuellement les factures, vous pouvez traiter les litiges avec vos fournisseurs ou encore réaliser un sourcing de fournisseurs. Cela vous facilite le quotidien, permet de payer vos fournisseurs à temps, améliore considérablement vos relations et votre productivité. Votre métier est revalorisé et destiné à créer de la valeur ajoutée.

Réduction des coûts

La hausse de productivité de vos équipes permet d’augmenter votre rentabilité et donc d’économiser des coûts. De plus, l’automatisation vous permet d’éliminer les coûts liés à l’impression papier, à l’affranchissement etc. Enfin, l’accelération du processus de paiement vous donne la possibilité de payer vos fournisseurs en anticipé et de bénéficier des escomptes pour paiement anticipé de certains fournisseurs.

Une meilleure visibilité et un meilleur contrôle

Contrairement à des opérations manuelles, la dématérialisation vous offre une traçabilité de chacune de vos tâches. Vous savez en temps réel à quelle étape vous en êtes. Par exemple, vous êtes directement informés lorsque votre facture est validée, ou encore lorsqu’elle est prête à être payée. Vous n’attendez plus de faire votre comptabilité en fin de mois pour être à jour. Vous avez une meilleure visibilité, davantage la maîtrise sur vos dépenses etc. En termes de contrôle, le logiciel de dématérialisation le fait pour vous ! Rien que ça 🤩. Il valide automatiquement tous les documents, toutes les factures qui sont sans erreurs et met en lumière celles qui en comportent pour que vous les traitiez.

De meilleures relations avec vos fournisseurs et vos collaborateurs

Au sein de vos entreprises, les relations fournisseurs et collaborateurs sont des enjeux cruciaux. La solution de dématérialisation P2P permet de les améliorer. En interne, l’automatisation évite les relances manuelles, la recherche d’informations, de documents, leur perte etc. Du côté fournisseurs, la dématérialisation permet d’entretenir de bonnes relations : tous les documents sont envoyés à temps, les paiements également voir même anticipés. Vous prenez le temps de discuter, d’échanger notamment lorsqu’il y a des litiges, et vous créez de réels liens. C’est quand même bien de travailler dans ces conditions 🌈.

Comment mettre en place une solution de digitalisation P2P ?

Mettre en place un projet de P2P se prépare et s’étudie.

Premièrement, il est nécessaire de faire le point sur le processus actuel d’achat de votre entreprise et savoir quel est son champ d’intervention. Cela permet de tout mettre à plat pour définir vos futures besoins en automatisation. Il est important d’échanger avec l’ensemble des parties prenantes pour bien comprendre chaque besoin, chaque problématique rencontrée au quotidien. L’objectif est de pouvoir schématiser un processus et de rédiger un cahier des charges. Vous pouvez bien évidemment faire appel à un prestataire qui peut vous aider à auditer votre organisation.

Une fois que tout est claire, vous pouvez passer au recensement et à la recherche des fournisseurs qui pourront répondre à votre besoin d’optimisation de votre P2P, les classer et étudier les différentes propositions. En règle générale, ces prestataires vous proposeront différents produits logiciels et vous feront des démonstrations de ces solutions pour automatiser votre cycle purchase to pay.

Choisir le bon prestataire et le bon outil est évidemment une étape cruciale. Il est donc primordial de vous faire votre propre avis et de vous projeter dans l’utilisation de l’outil et dans les relations que vous aurez avec l’acteur qui vous accompagnera concernant le suivi, la maintenance, l’évolution de votre process etc.

Une fois le prestataire sélectionné, ce dernier pourra personnaliser pour vous l’outil, mettre en place les automatismes préalablement validés, connecter le logiciel avec vos autres outils métiers : ERP, comptable etc. Il installe le logiciel dans votre environnement, vous forme à son utilisation. Il suit ensuite votre projet et répond à toutes vos demandes. Avec Deltic, vous bénéficiez d’un chargé de projet qui s’occupe bien de vous 🤗.

Quels sont les acteurs d’une entreprise concernés par le procure to pay ?

Comme vous vous en doutez, le P2P concerne plusieurs pôles au sein de votre entreprise.

Le service achat

Il a pour objectif de rechercher, évaluer et acheter l’ensemble des biens et services de la société. Pour ce faire, ils doivent prendre en compte des contraintes telles que l’optimisation des coûts ou encore les délais de livraison. Ils s’assurent également de suivre et d’entretenir les relations avec les fournisseurs pour que tout se passe bien et que l’approvisionnement se déroule parfaitement.

Le service financier

Il est en charge de réaliser les paiements de vos fournisseurs et de gérer les différentes transactions sur les comptes fournisseurs. Le service financier réceptionne les bons de commandes pour ensuite passer au paiement une fois que la livraison est effectuée et après vérification que tout est conforme.

Le service comptabilité

La comptabilité est à son tour chargée d’enregistrer l’ensemble des informations financières liées aux achats de votre entreprise : les paiements, les encaissements des ventes réalisées.

Pour conclure, du cycle des achats aux paiements, votre entreprise a beaucoup d’étapes à réaliser.😓 Lorsqu’elles ne sont pas automatisées, elles peuvent prendre à votre équipe énormément de temps. Une solution P2P, tel qu’un logiciel de dématérialisation permet d’automatiser une grande partie de votre processus et de vous faire économiser un temps précieux.🤗