Retour d’expérience Kimex

« Grâce à la réactivité de l’équipe Deltic, nous avons aujourd’hui un outil parfaitement adapté à nos besoins. Ce processus fait gagner du temps à tous les services, et pas seulement au service financier. »

Le projet : pourquoi se lancer ?

Bonjour Clément, quelle est votre mission chez Kimex ?

« Ma mission est de piloter les processus administratifs, comptables et financiers de l’entreprise, tout en respectant les normes. Pour faire simple, je gère les flux financiers, de la simple note de frais jusqu’au bilan avec l’expert-comptable. »

Quels étaient les enjeux principaux à relever lors du passage à la démat’ ?

« Dans le cadre de la mise en place d’un outil de GED, nous avions défini plusieurs objectifs : optimiser le processus de facturation, améliorer la saisie comptable en arrêtant de recopier systématiquement les données, gagner du temps pour se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée comme le contrôle de gestion, le reporting, l’analyse, et sécuriser les documents pour mieux les retrouver. »

« Gagner du temps pour se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. »

Le déploiement : comment ça s’est passé ?

Quel a été le délai de mise en place ?

« Selon la taille de la structure et ses problématiques, il faut compter 1 à 2 mois pour la mise en place d’un outil de dématérialisation. »

Quelles difficultés avez-vous rencontrées lors de l’installation ?

« Uniquement des difficultés de paramétrage de workflow. Pour la validation des factures fournisseurs, il a fallu personnaliser le flux en fonction de notre structure. Par exemple, quelle personne va valider les factures liées à la maintenance des locaux ? Ou liées aux honoraires ? Heureusement, nous avons été très bien accompagnés par l’équipe Deltic et n’avons rencontré aucun problème. »

Comment les données basculent-elles vers votre logiciel comptable ?

« Nous avons Sage 100 avec une passerelle comptable et notre outil de GED. Lorsque l’on indexe une facture fournisseur, on vérifie que les comptes renseignés soient les bons puis on valide la facture pour qu’elle soit basculée en comptabilité. Toute la saisie est reconnue, nous faisons un contrôle, puis l’écriture part automatiquement dans le logiciel de comptabilité. »

« Grâce à la réactivité de l’équipe Deltic, nous avons aujourd’hui un outil parfaitement adapté à nos besoins. »

Les bénéfices : qu’est-ce qui a changé ?

Qu’avez-vous gagné grâce à la démat’ ?

« Du temps pour le traitement des factures clients et fournisseurs, une amélioration des délais de règlement (plus vite le client reçoit la facture, plus vite il la paye), une mise en place du reporting grâce à notre outil de GED, et un workflow bien défini qui évite les relances par mail aux responsables de service. Ce processus s’intègre pleinement dans notre stratégie RSE avec un impact environnemental conséquent : plus de papier, plus d’impression, tout est digital. »

Quel est l’apport pour votre expert-comptable ?

« L’expert-comptable a plus de temps pour faire des fonctions à forte valeur ajoutée, comme de l’analyse, de l’accompagnement dans les démarches RSE. L’avantage est aussi qu’on peut lui envoyer tous les documents très rapidement avec notre outil de GED, sans avoir à chercher dans les classeurs ou scanner. Les échanges sont désormais instantanés. »

« Plus de papier, plus d’impression, tout est digital. »

Pourquoi Deltic au quotidien ?

En cas de problème technique, Deltic est-il réactif ?

« Oui complètement. Dès que j’ai besoin, j’envoie un mail et j’ai rapidement une réponse. Si c’est urgent, on peut passer un coup de fil et ça ne pose jamais de problème. C’est vraiment cette valeur ajoutée que nous voulions pour gagner du temps, avoir un outil personnalisé et une maintenance réactive. »

« Un outil personnalisé, une maintenance réactive, et un vrai gain de temps pour tous les services. »