Docuware Workflow : automatisez et optimisez vos processus
Dans la rubrique Dématérialisation / GED
- Comprendre le fonctionnement des workflows Docuware
- Identifier les meilleurs cas d’usage pour votre organisation
- Maîtriser les étapes clés d’un projet workflow réussi
Vos documents sont-ils encore traités manuellement ? Les validations prennent-elles trop de temps ? Les informations sont-elles dispersées entre e-mails, papier et outils métier ?
Ces situations freinent la productivité, augmentent le risque d’erreur et compliquent la prise de décision au quotidien.
Le workflow Docuware répond précisément à ces problématiques. Intégré à la gestion électronique de documents (GED) Docuware, il permet d’automatiser les processus métier liés aux factures, dossiers RH, formulaires, documents qualité ou contrats clients. Chaque document électronique déclenche automatiquement un flux de travail structuré et traçable : validation selon des règles définies, contrôle, intégration comptable, mise à jour des données et archivage sécurisé.
Comprendre les workflows Docuware : principes, cas d’usage et bénéfices concrets
Comment fonctionnent les workflows Docuware : principes et piliers
Un workflow Docuware automatise la gestion des documents métiers, de leur réception jusqu’à leur traitement final, en appliquant vos règles internes. Il remplace les circuits papier, les échanges d’e-mails et les actions manuelles par un flux de travail structuré, sécurisé et parfaitement traçable.
3 piliers essentiels aux workflows Docuware :
- Documents indexés : factures, contrats, formulaires, demandes internes…
- Règles métier : conditions, seuils, statuts, délais, contrôles
- Tâches assignées : utilisateurs ou groupes
Ces piliers permettent de structurer vos flux de travail, de suivre chaque étape et de garantir que chaque document est traité selon vos règles internes, automatiquement et en limitant les erreurs.
Pour quels usages mettre en place un workflow Docuware ?
Les workflows Docuware sont utiles dès que vos processus nécessitent coordination, validations et traçabilité. Voici les principaux cas d’usage principaux par département pour intégrer un workflow Docuware :
| Département | Exemples d’usage |
| 📊 Finance | Gestion des factures, rapprochement commandes, workflows autour de la facture électronique, intégration comptable, relances automatisées |
| 🛒 Achats / Fournisseurs | Centralisation des demandes d’achat, contrôle budgétaire, GED, workflow, historique complet |
| 👥 Ressources Humaines | Congés, notes de frais, télétravail, dossiers employés accessibles sur PC et mobile |
| 🤝 Commerce / Relation client | Offres, devis, contrats, signatures électroniques, suivi des échéances et automatisation des flux |
| ✅ Qualité / R&D / Conformité | Rédaction et validation documentaire, suivi des non-conformités, audits ISO |
| ⚖️ Juridique / Direction | Centralisation des contrats, validations multi-acteurs, suivi des obligations |
Pour mieux visualiser ces usages, voici des exemples concrets montrant comment chaque workflow se déploie et quels bénéfices il apporte :
| Workflow | Étapes clés | Avantages |
| Validation facture fournisseur | 1. Réception facture (scan, e-mail, portail) 2. Reconnaissance automatique des données (montant, fournisseur, date) 3. Archivage : déclenchement du workflow 4. Rapprochement avec commande / BL 5. Validation selon règles 6. Intégration comptable 7. Archivage sécurisé | ✅ Gain de temps ✅ Réduction des erreurs ✅ Traçabilité complète |
| Demande de congés RH | 1. Formulaire Web 2. Déclenchement workflow 3. Validation manager 4. Mise à jour statut 5. Archivage 6. Accessible sur PC, tablette, mobile | ✅ Processus fluide et rapide ✅ Suivi centralisé des demandes ✅ Accessibilité totale |
| Validation de documents qualité | 1. Rédaction 2. Vérification / approbation 3. Diffusion contrôlée 4. Accusés de lecture 5. Versioning et traçabilité | ✅ Conformité ISO ✅ Traçabilité complète ✅ Gestion centralisée et sécurisée |
Les workflows Docuware communiquent-ils avec mes outils ? (ERP, compta…)
Oui. Les workflows Docuware sont conçus pour échanger documents et données avec les outils déjà présents dans votre système d’information : DocuWare ↔️ outils métiers.
- ERP & logiciels de gestion
Import automatique de documents, récupération de données (référentiels, montants, statuts) et synchronisation possible des informations validées via API, bases de données ou connecteurs.
Exemples : SAP, Microsoft Dynamics 365, Sage, Oracle NetSuite, Odoo, Cegid, Divalto, Infor, EBP… - Logiciels comptables
Pré-remplissage des données comptables, traitement et validation des factures fournisseurs, puis transmission des informations vers l’outil comptable.
Exemples : Sage, Cegid, EBP, Quadra, ACD, Pennylane, Microsoft Dynamics… - Messageries et outils collaboratifs
Archivage des emails et pièces jointes, déclenchement de workflows et notifications utilisateurs.
Exemples : Outlook, Microsoft Teams, Gmail. - Applications métiers
Consultation et archivage des documents, centralisation de l’information et synchronisation des statuts de processus.
Exemples : CRM (Salesforce, Microsoft Dynamics 365 CRM, HubSpot), RH (Silae, Lucca, Cegid RH), Qualité / QHSE (Qualipro, BlueKanGo, Agilium QHSE). - Formulaires Web et portails externes
Collecte de données, alimentation directe des workflows et accès sécurisé pour des utilisateurs internes ou externes.
Exemples : DocuWare Forms, Microsoft Forms, Google Forms, Typeform… - Intégrations techniques
Connexion possible à plusieurs centaines d’applications via API REST, bases de données, fichiers (CSV) et plateformes iPaaS, pour une automatisation fluide des processus.
Docuware Workflow : pourquoi les entreprises choisissent Docuware pour automatiser leurs workflows ?
Docuware workflow : une solution adaptée à mon organisation ?
Oui. Les workflows Docuware s’adaptent à votre entreprise, quelle que soit sa taille ou son niveau de digitalisation :
– TPE / PME : structurer et fiabiliser des processus encore manuels
– ETI / Grandes entreprises : sécuriser des flux complexes et multi-services
Grâce à des workflows graphiques, paramétrables et évolutifs, Docuware s’intègre facilement à vos outils existants (ERP, CRM, logiciels métiers), sans développement spécifique dans la majorité des cas.
Les workflows Docuware s’appliquent à de nombreux services : Finance, Achats, RH, Commerce, Qualité, Juridique, Direction.
Docuware est pertinent si vous vous reconnaissez dans ces situations :
- « On valide encore par mail »
- « On perd du temps à relancer »
- « On manque de visibilité »
- « On n’a pas de traçabilité »
- « Tout repose sur une personne »
Gestion des flux de travail : avant / après Docuware
Découvrez en un coup d’œil comment Docuware transforme vos flux de travail : ce tableau compare ce qui se passait avant et ce qui se passe après, pour rendre vos processus plus fluides, fiables et sécurisés.
| Catégorie | Avant Docuware | Après Docuware |
| Organisation des flux |
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| Gestion des documents |
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| Versioning et suivi |
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| Délais et productivité |
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| Sécurité et conformité |
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| Résultats | ❌ Perte de temps ❌ Manque de fiabilité ❌ Stress opérationnel ❌ Processus non maîtrisés | ✅ Gain de temps significatif ✅ Réduction des erreurs ✅ Processus fiables et reproductibles ✅ Meilleure collaboration ✅ Sérénité lors des audits |
Témoignages de clients utilisant Docuware pour l’automatisation de leurs tâches
| ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ Julie Gicquel – Verifimmo« Leur accompagnement, leur écoute ont été les clés du succès de ce projet de dématérialisation. Ils ont su adapter leurs solutions à nos contraintes, prendre en compte nos besoins et nous proposer des alternatives. Merci à vous ! » | ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ Mickaël Drien – Soriba« Partenaire pour la mise en place d’un projet de dématérialisation et de gestion documentaire. Je recommande particulièrement sa connaissance technique mais également son accompagnement en mode « projet » 👍 à l’équipe Deltic » | ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ ⭐ Bernadette Mazellier – Horizal« Dématérialisation des factures fournisseurs de l’entreprise réussie avec une importation dans le logiciel de comptabilité, gain de temps, recherche facilitée, circuit de bon à payer et de gestion des paiements fournisseurs. Objectif atteint » |
Mise en place des workflows sur Docuware : quelles sont les étapes ?
1️⃣ Listez tous vos processus à automatiser
Commencez par identifier les processus générant pertes de temps ou risques : factures, demandes d’achat, notes de frais, congés, contrats, devis, qualité, onboarding.
Conseil : priorisez 1 ou 2 processus critiques, répétitifs et sensibles.
2️⃣ Définissez vos flux de travail Docuware
Transformez vos pratiques actuelles en workflows complets et intuitifs.
Pour chaque workflow, définissez :
- Le point de départ (dépôt d’un document, formulaire Web)
- Les étapes et règles métier (conditions, circuits, délais, cas particuliers)
- Les scénarios de refus, retour en arrière ou escalades
Avec Docuware, vos workflows sont graphiques, paramétrables sans développement avec possibilité de modification et amélioration continues, adaptés à votre organisation réelle et non à un processus standard imposé.
3️⃣ Attribuez les tâches à vos collaborateurs
Attribuez automatiquement les tâches aux bons collaborateurs grâce à des règles dynamiques (service, rôle, montant, centre de coût). Chaque tâche est ainsi confiée à la bonne personne, au bon moment. Les notifications automatiques, la gestion des absences et les tâches parallèles garantissent des processus fluides, sans relance manuelle.
4️⃣ Testez et ajustez les workflows
Avant de généraliser un workflow, sécurisez son fonctionnement : testez-le sur des cas réels, vérifiez les règles et conditions, ajustez les circuits si nécessaire, et validez avec les utilisateurs clés. Avec Docuware, les workflows peuvent être facilement modifiés sans interrompre l’existant.
5️⃣ Déployez progressivement et faites évoluer
Pour maximiser l’adoption et le ROI, déployez les workflows par service ou par processus, formez rapidement les utilisateurs, puis ajoutez progressivement de nouveaux workflows. Les workflows s’adaptent aux évolutions de l’entreprise et les premiers bénéfices ouvrent souvent la voie à de nouvelles automatisations.
Voici un exemple de workflow de validation de factures Achats conçu avec Docuware.
Dès l’archivage d’une facture, le document est automatiquement transmis aux bons décideurs, avec des règles claires pour la validation, l’imputation ou la gestion des litiges.
Un processus fluide, visuel et 100 % automatisé, qui illustre parfaitement la puissance des workflows Docuware.
Comment déployer les workflows sur Docuware ?
Pourquoi faire appel à un intégrateur Docuware ?
Un intégrateur Docuware est avant tout un partenaire de projet qui vous accompagne bien au-delà du déploiement de la solution. Il sécurise la mise en œuvre et garantit que Docuware est réellement adapté à votre organisation et à vos usages.
- Accompagnement de bout en bout : Analyse de vos processus, prise en compte de vos contraintes métiers et pilotage du projet jusqu’à la mise en production.
- Conception et mise en place des workflows : Paramétrage des circuits de validation, règles métier, délais, escalades et cas particuliers, selon vos besoins réels.
- Intégration avec votre environnement existant : Connexion fluide avec vos ERP, outils comptables, CRM et messageries pour assurer la continuité des processus.
- Formation et montée en autonomie : Formation des utilisateurs à l’utilisation quotidienne, mais aussi formation à l’administration et au paramétrage, pour vous permettre de faire évoluer vos workflows en toute autonomie.
- Un projet sécurisé et des résultats rapides : Adoption facilitée, gain de temps immédiat, moins d’erreurs et un ROI plus rapide.
Faire appel à un intégrateur DocuWare, c’est être accompagné à chaque étape, bénéficier d’une solution bien paramétrée dès le départ et disposer d’un partenaire capable de faire évoluer vos workflows dans le temps.
Pourquoi choisir Deltic pour votre projet Docuware ?
La réussite d’un projet Docuware repose autant sur la technologie que sur sa mise en œuvre. C’est pourquoi l’accompagnement par un intégrateur Docuware expérimenté comme Deltic est essentiel pour concevoir des workflows sur mesure, garantir l’adoption par les utilisateurs et obtenir un retour sur investissement rapide et durable.
En tant que partenaire Platinum Docuware depuis 2018, Deltic met à votre service la puissance de la plateforme Docuware et son expertise métier terrain. Nous maîtrisons la gestion des workflows, des processus métier et de la GED Docuware pour accompagner votre entreprise à chaque étape de son projet de transformation digitale et de gestion documentaire. L’objectif : déployer des workflows efficaces, évolutifs et réellement alignés avec vos besoins opérationnels.
Vous souhaitez automatiser vos flux de travail avec Docuware ?
Nos équipes vous accompagnent pour :
- Créer un nouveau workflow adapté à votre organisation
- Mettre en place une solution GED et workflow complète
- Optimiser vos processus métier et votre gestion documentaire
- Assurer une interface intuitive et un déploiement simple pour vos utilisateurs
Automatisez vos workflows avec Docuware
Directeur Associé depuis plusieurs années au sein de Deltic, je pilote l'entreprise. De la commercialisation, à la configuration, à la personnalisation, à l’installation de votre outil GED, au suivi et à l'évolution de votre projet, nous mettons un point d'honneur à vous satisfaire et vous faire vivre la meilleure expérience client. Les logiciels de dématérialisation n'ont plus aucun secret pour moi.
