Tout savoir sur la facture : obligations légales, mentions obligatoires et transition vers la facturation électronique

La facture est obligatoire et est une étape cruciale pour toute entreprise, que vous soyez vendeur de biens, ou prestataire de services ou encore entrepreneur individuel. En France, l’obligation de dématérialisation des factures est encadrée par le Code de commerce et l’article 289 du CGI (Code Général des Impôts), qui imposent des règles strictes tant sur le format que sur les mentions obligatoires à intégrer. Qu’il s’agisse d’une facture papier ou électronique, ce document comptable doit contenir des informations précises telles que le numéro unique basé sur une séquence chronologique, la date de la vente ou de la prestation de services, l’adresse du siège social du vendeur, ainsi que la dénomination sociale et le numéro SIREN.

Avec l’entrée en vigueur de l’obligation de facturation électronique dès septembre 2026, la transition vers le format électronique devient incontournable. Désormais, chaque facture devra respecter de nouvelles exigences.

Cet article vous guide à travers les obligations légales de la facturation, comment éviter les sanctions administratives en cas de facture non conforme et comment anticiper la mise en place de la facturation électronique pour répondre aux exigences de l’administration fiscale.

Qu’est-ce qu’une facture ? Définition et fonctions principales

Une facture est un document juridique, comptable et fiscal qui atteste d’une vente de biens ou de prestations de services. Elle remplit plusieurs fonctions essentielles :

• Fonction commerciale : elle détaille les conditions de négociation de la vente des biens ou services. Elle contient notamment le montant à payer par le client.
• Preuve de vente et fonction juridique : elle prouve que la prestation a été réalisée ou la marchandise vendue. Aussi, que le vendeur a le droit d’exiger le paiement d’une somme d’argent.
• Support comptable : elle sert de justificatif comptable permettant de justifier les écritures comptables.
• Justificatif fiscal : indispensable pour l’administration fiscale, notamment pour la TVA.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?

Pour être conforme, une facture doit comporter un plusieurs mentions obligatoires, qui varient selon le destinataire (professionnel ou particulier) et le secteur d’activité.

Mentions obligatoires pour une facture adressée à un professionnel

Pour les transactions B2B, une facture doit inclure :

• Identité des parties : Nom, adresse complète (incluant l’adresse de facturation si différente), et numéro SIREN du vendeur et de l’acheteur.
• Date de la facture et date de la vente ou de la prestation de service.
• Numérotation unique de la facture : basée sur une séquence chronologique continue sans rupture.
• Description précise des biens ou services vendus : quantité, dénomination précise, prix unitaire hors TVA.
• Montant total hors taxes (HT), taux de TVA applicable et montant de la TVA due.
• Conditions de paiement : date limite de règlement, pénalités de retard, indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.
• Mentions spécifiques : « Autoliquidation » si l’acheteur est redevable de la taxe, « Autofacturation » si l’acheteur émet la facture, ou indication d’un régime particulier (par exemple « Régime particulier-Agences de voyages »).
• Numéro de bon de commande, si applicable.
• Répartition selon le taux de TVA applicable ou mention d’exonération de TVA, le cas échéant (ex. : « TVA non applicable, art. 293B du CGI » pour les micro-entreprises).

Mentions obligatoires à partir de 2026 – facturation électronique obligatoire

A noter qu’à partir du 1er Septembre 2026 (pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire) et du 1er septembre 2027 (pour les plus petites structures), des nouvelles mentions obligatoires devront être présentes sur les factures :

• N° de facture, type de transaction (facture, avoir etc.)
• Nature de l’opération (biens ou services)
• Identification complète des parties (SIREN/SIRET, raison sociale, adresse)
• Détail des montants (TVA, total HT, TTC, ventilation par taux)
• L’adresse de livraison des biens, si différente de l’adresse de facturation
• L’option de paiement de la TVA sur les débits le cas échéant.

Mentions obligatoires pour une facture adressée à un particulier

Pour les transactions B2C, les mentions obligatoires sont identiques, avec quelques simplifications :

• Nom et adresse du vendeur, ainsi que le numéro SIREN.
• Description détaillée des biens ou services fournis.
• Prix unitaire TTC, montant total TTC, taux et montant de la TVA.
• Date de vente ou de prestation de service, ainsi que la date d’émission de la facture.
• Conditions générales de vente, y compris le droit de rétractation lorsqu’il s’applique.

Mentions particulières pour des secteurs spécifiques (BTP, e-commerce, services)

Certaines activités nécessitent des mentions supplémentaires :

• BTP : Références du contrat d’assurance décennale, coordonnées de l’assureur, couverture géographique de la garantie.
• E-commerce : Informations sur le droit de rétractation pour les consommateurs.
• Services spécifiques : Mention de la qualité professionnelle (membre d’un centre de gestion agréé, franchisé, locataire-gérant, etc.).
• Entreprise individuelle (EI) : Nom du dirigeant suivi de « entreprise individuelle » ou « EI ».

Qui émet et reçoit les factures ?

La facture est émise par le vendeur ou le prestataire de services, mais elle peut aussi être générée par l’acheteur dans le cadre d’autofacturation sous certaines conditions. Toute entreprise, auto-entrepreneur, artisan ou professionnel indépendant doit être en mesure d’émettre une facture conforme.

Dans certains cas rares, elle peut être émise par le représentant fiscal de la société ou un tiers titulaire d’un mandat de facturation émis par l’entreprise prestataire ou vendeuse.

Dans quels cas une facture est-elle obligatoire ?

La facturation est obligatoire dans plusieurs cas de figure :

• Transactions entre professionnels (B2B) : toute vente de biens ou prestation de services entre entreprises doit être facturée. Elle doit être émise en double exemplaire si c’est une facture papier. Généralement, elle doit être envoyée lors de la livraison de la marchandise ou réalisation de la prestation de services.
• Transactions avec les particuliers (B2C) : pour ces transactions, la facture n’est pas toujours obligatoire.
  Concernant les ventes de marchandises, la facture est nécessaire si le client la demande, pour les ventes à distance ou pour les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA.
  Pour les prestations de services, elle est obligatoire lorsque le prix est supérieur à 25€ TTC, sur demande ou pour certains travaux immobiliers.
• Cas particuliers : e-commerce, ventes à distance, prestations de services spécifiques.

Les règles de facturation à respecter

Pour éviter tout risque de redressement fiscal ou de litige commercial, certaines règles de facturation doivent être strictement suivies.

Comment numéroter correctement ses factures ?

La numérotation doit être continue, chronologique et sans rupture. Elle peut inclure des préfixes (ex. : année, mois) pour faciliter le suivi.

Combien de temps faut-il conserver les factures ?

Les factures doivent être conservées pendant 6 ans sur le plan comptable et 10 ans pour des obligations fiscales ou légales spécifiques. Il est donc conseillé de conserver les factures pendant 10 ans.

Les règles à venir avec l’obligation de dématérialisation des factures

Avec l’arrivée des factures électroniques obligatoires, de nouvelles règles vont entrer en vigueur. En 2027, toutes les entreprises seront obligées d’émettre et recevoir leurs factures électroniquement pour les transactions BtoB. Pour ce faire, il sera obligatoire de faire transiter vos factures par l’intermédiaire d’une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire), de respecter les formats de factures obligatoires et de procéder à l’e-reporting pour que la PPF centralise l’ensemble des informations avant de les transmettre à l’administration fiscale.

Les outils Deltic : Zeendoc et Docuware seront 100% conformes à l’ensemble des règles de la facturation électronique et en tant qu’utilisateur, vous n’aurez rien à faire pour répondre aux obligations.

Conseils Deltic sur les erreurs à éviter :

Attendre les dates de mise en place en 2026 – 2027 pour s’équiper d’un outil de dématérialisation. Au-delà des obligations, c’est également une organisation dans la gestion de vos factures qui va changer pour votre entreprise. Il est préférable de l’anticiper pour s’y préparer de la meilleure façon possible.

Facture papier ou facture électronique : quelles différences ?

Aujourd’hui et ce jusqu’au 1er Septembre 2026, les factures peuvent être émises en format papier ou électronique.

Une facture électronique est une facture ou un flux de factures créé, transmis, reçu et archivé sous forme électronique, quelle qu’elle soit. A l’inverse, une facture d’abord créée en format papier puis numérisée, envoyée et reçue par mail n’est pas une facture électronique.

Dans les 2 cas, l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu ainsi que la lisibilité de la facture doivent être respectées de l’émission jusqu’à sa conservation. Pour ce faire, il existe plusieurs solutions : mettre en place des contrôles de piste d’audit fiable (PAF), utiliser une signature électronique qualifiée, émettre une facture sous format d’un message structuré, utiliser un cachet électronique qualifié.

La facturation électronique deviendra progressivement obligatoire pour toutes les transactions entre entreprises en France à partir du 1er Septembre 2026 jusqu’au 1er Septembre 2027. Il n’y aura donc plus de facture papier après ces deux dates.

Comment corriger ou annuler une facture ?

Lorsqu’une facture a été émise avec une erreur ou nécessite une annulation, il est impératif de respecter une procédure stricte afin de garantir la conformité légale et comptable. Une facture ne peut jamais être supprimée ou effacée, afin d’éviter toute rupture dans la numérotation chronologique continue.

🔄 Les solutions pour corriger ou annuler une facture :

• Établir une nouvelle facture en remplacement de la précédente : Cette nouvelle facture doit faire explicitement référence à la facture annulée en mentionnant son numéro et sa date. Elle doit également indiquer clairement qu’elle annule la facture initiale. Toutes les mentions obligatoires doivent y figurer.
• Émettre une facture ou note d’avoir : Utilisée en cas de remise, de réduction commerciale ou de retour de marchandises. La note d’avoir doit mentionner la facture initiale concernée (numéro et date) et reprendre les mentions obligatoires légales.

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect des obligations de facturation ?

En cas de manquement, les entreprises risquent des sanctions financières et fiscales.

Les manquements relatifs aux règles de facturation peuvent entraîner l’application d’une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. En cas de récidive dans les 2 ans, l’amende peut doubler. C’est la réglementation économique.

La réglementation fiscale prévoit une amende de 15 € pour tout oubli ou faute constatée dans les factures ou documents. L’amende ne peut excéder le quart du montant de la facture sauf exception où l’amende peut être égale à 50 % du montant.

Ces contenus peuvent également vous intéresser

• Dématérialisation des factures clients
• Dématérialisation des factures : avantages – inconvénients
• Logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs
• Dématérialisation : les obligations
• Pourquoi dématérialiser vos factures ?