Logiciel de facturation : est-il obligatoire ? Et à partir de 2026 ?

La question de l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation suscite de nombreuses interrogations chez les entreprises assujetties à la TVA. En effet, depuis le 1er janvier 2018, la loi anti-fraude à la TVA impose aux sociétés enregistrant des paiements via un logiciel ou un système de caisse d’utiliser une solution conforme à la loi. Mais cette contrainte légale va encore se renforcer avec l’arrivée de la dématérialisation des factures obligatoire dès le 1er septembre 2026.

Les entreprises assujetties à la TVA, devront émettre et recevoir des factures électroniques au format Factur-X via des plateformes de dématérialisation partenaires. L’objectif est de faciliter la gestion commerciale, optimiser les processus de facturation, prévenir la fraude à la TVA et permettre à l’administration fiscale d’accéder en temps réel aux données via l’e-reporting.

Dans cet article, nous vous expliquons tout ce qu’il faut savoir sur l’obligation légale d’utiliser un logiciel de facturation conforme, les alternatives possibles, les risques de non-conformité ainsi que les étapes pour choisir un logiciel adapté à vos besoins métiers.

Est-ce qu’un logiciel de facturation est obligatoire ?

À ce jour, l’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas obligatoire pour toutes les entreprises. Néanmoins, certaines situations imposent son utilisation :

• Entreprises assujetties à la TVA : Depuis le 1er janvier 2018, les sociétés assujetties à la TVA qui enregistrent les paiements de leurs clients au moyen d’un logiciel ou système de caisse sont tenus d’utiliser un logiciel ou système de caisse sécurisé et certifié
• Transactions avec des particuliers (B2C) : Les entreprises réalisant des ventes auprès de particuliers et enregistrant les paiements en espèces doivent utiliser un logiciel de caisse certifié pour prévenir la fraude à la TVA.

Pour les transactions entre professionnels (B2B), l’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas encore obligatoire, mais cela ne serait tarder 😉.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?

Un logiciel de facturation permet de créer, gérer et archiver des factures de manière automatisée. Il simplifie le processus de facturation, garantit la conformité légale des factures et améliore la gestion de la trésorerie grâce à un suivi des paiements et des relances.

Voici des exemples de fonctionnalités que l’on retrouve au sein d’un logiciel de facturation :

• Génération de devis et de factures personnalisées
• Suivi des paiements et des relances
• Gestion des clients et des fournisseurs
• Intégration avec des outils comptables et bancaires

Il existe beaucoup de logiciels de facturation sur le marché. En voici quelques uns : Sellsy, Henrri, Facture.net, Evoliz…

Attention à ne pas confondre un logiciel de facturation avec un outil de dématérialisation ;).

Comment faire une facture sans logiciel de facturation ? Quid des factures sur Excel ou Word ?

Il est possible de créer des factures sans logiciel de facturation dédié, notamment avec des outils de bureau comme Excel et Word par exemple. Vous l’aurez compris ce sont des méthodes plus manuelles qui peuvent présenter quelques risques :

• Risques de non-conformité : Les factures doivent respecter des normes strictes en matière de contenu et de format. Une erreur ou un oubli peut entraîner des sanctions en cas de contrôle fiscal.
• Manque de sécurisation : Les fichiers créés sur Excel ou Word sont facilement modifiables, ce qui peut poser des problèmes d’intégrité et d’authenticité des données.
• Absence d’automatisation : La gestion manuelle des numéros de factures, des relances et des suivis de paiements est chronophage et sujette à erreurs.

De plus, avec l’entrée en vigueur de la loi anti-fraude à la TVA en 2018, les entreprises enregistrant les paiements de leurs clients au moyen d’un logiciel ou système de caisse sont tenues d’utiliser un matériel sécurisé et certifié. Bien que cette obligation concerne principalement les systèmes de caisse, elle souligne l’importance d’utiliser des outils conformes pour la gestion des transactions.

Chez Deltic, on vous conseille de vous équiper de logiciels qui vous permettent d’automatiser la création de vos factures.

Avec la loi 2026, sera-t-il obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation ?

Dès 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises soumises à la TVA en France. Cette réforme vise à généraliser l’émission et la réception de factures électroniques via des plateformes certifiées. Les entreprises devront utiliser un logiciel de facturation compatible avec le format Factur-X.

À partir de 2026, la réforme de la facturation électronique en France introduira une obligation progressive pour toutes les entreprises assujetties à la TVA d’émettre et de recevoir des factures électroniques. Cette obligation a forcément des répercussions directes sur l’utilisation d’un logiciel de facturation certifié.

• 1er Septembre 2026 : Obligation d’émission de factures électroniques pour toutes les entreprises et obligation de recevoir des factures électroniques et d’e-reporting pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire.
• 1er janvier 2027 : Extension de l’obligation de recevoir des factures électroniques et d’e-reporting aux PME, TPE et micro entreprises.

Cette obligation de format électronique va se faire via des plateformes de dématérialisation certifiées, appelées Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) et via le Portail Public de Facturation (PPF). Un logiciel de facturation certifié permet d’automatiser cette transmission et de garantir que les factures respectent le format Factur-X, le standard requis pour la facturation électronique.

Quelles normes de conformité respecter pour un logiciel de facturation ?

Pour garantir la conformité de votre logiciel de facturation aux exigences légales françaises, il est essentiel de respecter plusieurs normes et obligations :

Inaltérabilité des données

Les données enregistrées doivent être protégées contre toute modification ou suppression ultérieure. Cette exigence assure que les informations initiales restent intactes et vérifiables.

Sécurisation des factures

Le logiciel doit garantir la sécurisation des données de facturation, empêchant tout accès ou altération non autorisé. Cela inclut des mesures de protection contre les intrusions et les manipulations frauduleuses.

Conservation et archivage sécurisé

Les factures doivent être conservées pendant une période légale minimale de 10 ans. Le logiciel doit faciliter cet archivage en assurant l’intégrité et la lisibilité des documents sur toute la durée de conservation.

Traçabilité

Il est impératif de pouvoir identifier clairement l’émetteur de la facture et de garantir que le contenu n’a pas été altéré depuis son émission. Des mécanismes tels que la signature électronique peuvent être utilisés à cet effet.

Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité ?

Ne pas utiliser un logiciel de facturation conforme aux exigences légales expose les entreprises à plusieurs sanctions.

Amende de 7 500 € par logiciel non conforme

Depuis le 1er janvier 2018, la législation française impose aux entreprises assujetties à la TVA et enregistrant des paiements de recourir à des logiciels de facturation certifiés conformes. En cas de non-conformité, une amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse non conforme est prévue. Cette sanction s’applique pour chaque version de logiciel utilisée sans certification adéquate.

Obligation de mise en conformité sous 60 jours

Après la notification de l’amende, l’entreprise dispose d’un délai de 60 jours pour se mettre en conformité. Durant cette période, elle doit adopter un logiciel répondant aux critères légaux et fournir les attestations ou certifications requises. Le non-respect de cette mise en conformité dans le délai imparti peut entraîner de nouvelles sanctions financières.

Risques accrus lors d’un contrôle fiscal

L’utilisation d’un logiciel de facturation non conforme augmente le risque de redressement fiscal lors d’un contrôle. Les autorités fiscales peuvent considérer les factures émises comme non valides, ce qui peut entraîner des ajustements fiscaux, des pénalités supplémentaires et une surveillance accrue de l’entreprise. De plus, la non-conformité peut affecter la crédibilité de l’entreprise auprès de ses partenaires commerciaux et clients.

Sanctions en cas de production de faux certificats ou attestations

Fournir un faux certificat de conformité ou une fausse attestation expose l’entreprise à des sanctions pénales sévères, incluant une peine pouvant aller jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et une amende de 45 000 €. Cette infraction est considérée comme un délit de faux et usage de faux, reflétant la gravité de la fraude aux yeux de la loi.

Amendes liées à la facturation électronique à partir de 2026

Avec l’entrée en vigueur progressive de la facturation électronique obligatoire à partir du 1er septembre 2026, le non-respect des obligations d’émission et de transmission de factures électroniques pourra entraîner :

• Amende de 15 € par facture non conforme, plafonnée à 15 000 € par an.
• Amende de 250 € par transmission omise dans le cadre de l’e-reporting, également plafonnée à 15 000 € par an.

Ces sanctions visent à encourager les entreprises à adopter rapidement des systèmes de facturation conformes aux nouvelles réglementations.

Pourquoi utiliser un logiciel de facturation ? Les avantages !

Utiliser un logiciel de facturation offre de nombreux avantages pour les entreprises, notamment en matière d’automatisation, de réduction des erreurs, de conformité légale, de gain de temps et d’amélioration de la trésorerie. Voici un aperçu détaillé de ces bénéfices :

Automatisation des tâches administratives

Les logiciels de facturation permettent de centraliser et d’automatiser la création, l’envoi et le suivi des factures. Cette automatisation réduit la charge de travail liée aux tâches répétitives.

Réduction des erreurs de saisie

En éliminant la saisie manuelle, les logiciels de facturation diminuent considérablement le risque d’erreurs, telles que les fautes de calcul ou les informations manquantes.

Conformité légale garantie

Les solutions de facturation intègrent les réglementations fiscales en vigueur, garantissant que les factures émises respectent les obligations légales. Cette conformité automatique protège l’entreprise contre les sanctions potentielles liées aux irrégularités fiscales.

Gain de temps sur la gestion des factures

Grâce à des fonctionnalités telles que les modèles personnalisables, l’envoi automatisé et le suivi en temps réel, les logiciels de facturation accélèrent le processus de facturation. Ce gain de temps se traduit par une amélioration de la productivité et une réduction des délais de paiement.

Meilleure visibilité sur la trésorerie

En offrant une vue d’ensemble des factures émises, des paiements reçus et des relances en cours, ces outils facilitent le suivi de la trésorerie.

Comment choisir un logiciel de facturation adapté à ses besoins ?

Choisir un logiciel de facturation adapté à votre entreprise est essentiel. Voici les étapes clés :

Définir vos besoins spécifiques

Chaque entreprise possède ses propres processus, contraintes qui influencent le choix du logiciel de facturation. Il faut identifier les fonctionnalités indispensables pour votre activité :

• Facturation récurrente : Si vous proposez des abonnements ou des services réguliers.
• Gestion multi-devises : Pour les transactions internationales.
• Intégration avec d’autres outils : Compatibilité avec votre ERP, CRM ou logiciel comptable existant.
• Personnalisation des documents : Adapter les factures et devis à vos besoins.

Vérifier la conformité légale du logiciel

Assurez-vous que le logiciel respecte les obligations légales en vigueur, notamment en matière de facturation électronique et de lutte contre la fraude à la TVA. Un logiciel conforme doit garantir :

• Inaltérabilité des données : Les informations ne peuvent être modifiées après enregistrement.
• Sécurisation : Protection contre les accès non autorisés.
• Conservation : Archivage des documents pendant la durée légale requise.
• Authenticité de l’origine : Validation de l’émetteur de la facture.

Comparer les fonctionnalités et les tarifs

Évaluez les différentes solutions disponibles en examinant :

• Les fonctionnalités offertes : Correspondent-elles à vos besoins ?
• L’ergonomie : L’interface est-elle intuitive et facile à utiliser ?
• Le support client : Quelle est la réactivité et la disponibilité du support ?
• Les coûts : Analysez le rapport qualité-prix et votre ROI.

Quelles alternatives aux logiciels de facturation ?

Plusieurs alternatives aux logiciels de facturation permettent aux entreprises de gérer efficacement leur facturation tout en respectant les obligations légales.

Utiliser un logiciel comptable avec module de facturation intégré

De nombreux logiciels comptables proposent des modules de facturation intégrés, offrant une solution tout-en-un pour la gestion financière. Quelques avantages :

• Centralisation des données : Regrouper comptabilité et facturation au sein d’un même outil facilite le suivi financier et réduit les risques d’erreurs.
• Gain de temps : L’automatisation des processus comptables et de facturation permet de diminuer le temps consacré aux tâches chronophages.
• Conformité légale : Ces logiciels sont conformes aux évolutions réglementaires, assurant ainsi le respect des obligations légales en matière de facturation.

Gérer la facturation via un ERP

Les ERP incluent généralement des modules dédiés à la facturation. Cette solution est particulièrement avantageuse pour les entreprises souhaitant une gestion intégrée de l’ensemble de leurs processus métiers. Les bénéfices incluent :

• Intégration complète : L’ERP centralise les informations relatives aux ventes, aux stocks et à la facturation, améliorant ainsi la communication de vos données.
• Personnalisation : Les modules peuvent être adaptés aux spécificités de l’entreprise, offrant une flexibilité accrue.
• Evolution : Les ERP sont conçus pour évoluer avec l’entreprise, supportant la croissance et l’ajout de nouvelles fonctionnalités au besoin.

Quelle est la place d’un logiciel de dématérialisation avec un logiciel de facturation ?

Logiciel de facturation vs. Logiciel de dématérialisation : Quelle différence ?

Un logiciel de facturation et un logiciel de dématérialisation sont deux outils distincts mais complémentaires dans votre gestion administrative et documentaire.

• Logiciel de facturation :
  • Crée, envoie et suit les factures (devis, bons de commande, factures clients et fournisseurs).
  • Automatise la numérotation, la gestion des paiements et les relances.
  • Garantit la conformité légale (mentions obligatoires, certification NF525, facturation électronique au format Factur-X).

• Logiciel de dématérialisation :
  • Transforme les documents papier en documents numériques grâce à la numérisation et l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères).
  • Gère l’archivage électronique des documents avec une valeur probante.
  • Automatise le traitement documentaire : classement, recherche, validation et archivage sécurisé.
  • Intègre tous types de documents (factures, contrats, documents RH, bons de livraison, etc.).

Dématérialisation et facturation : Sont-ils complémentaires ?

Une réponse simple : Oui, ces deux logiciels sont complémentaires.

1. Automatisation des processus financiers :

• Un logiciel de facturation génère automatiquement les factures clients et fournisseurs.
• Le logiciel de dématérialisation les numérise, les archive et facilite leur traitement (validation, comptabilisation, suivi des paiements).

1. Gestion du cycle de vie des documents :

• De la création à l’archivage en passant par la validation, chaque document suit un cycle de vie optimisé grâce à la synergie entre les deux outils.

1. Gain de temps et réduction des erreurs :

• La saisie manuelle des informations est limitée grâce à l’OCR du logiciel de dématérialisation qui extrait les données des factures pour les intégrer directement dans le logiciel de facturation. Cela réduit les erreurs de saisie et accélère les processus administratifs.

Notre expertise : Un accompagnement sur-mesure pour une transition vers des outils conformes

Grâce à notre expertise, nous accompagnons les entreprises dans leur transition vers un processus de facturation optimisé et conforme :

• Audit personnalisé : Analyse de vos processus actuels
• Choix de la solution adaptée : Sélection du logiciel répondant à vos besoins métiers
• Configuration sur-mesure : Intégration avec vos systèmes existants
• Formation des équipes : Accompagnement personnalisé
• Suivi continu : Un chargé de projet dédié pour garantir la conformité

Bien que l’utilisation d’un logiciel de facturation ne soit pas encore obligatoire pour toutes les entreprises, la réforme de la facturation électronique approche à grands pas. Il est essentiel de choisir un logiciel adapté, conforme aux normes en vigueur. L’adopter dès maintenant c’est bénéficier d’un véritable gain de temps et une opportunité d’optimisation de vos processus ! 😊

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