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Comment générer un fichier de virements SEPA avec Deltic ?

11 décembre 2023 | Comptabilité / Gestion

Par Arnaud Delastre
Associé et chef de projets clients
Générer virement SEPA

Bienvenue dans le monde de la gestion efficace des virements SEPA avec Deltic ! 🚀

On vous l’a déjà dit, notre mission est de bouleverser le secteur comptable avec notre logiciel de dématérialisation !

Ne vous méprenez pas, quand on dit “bouleverser”, c’est dans le bon sens du terme ! 😉

On vous a déjà beaucoup parlé d’automatisation de processus et de dématérialisation des factures, de documents, notamment dans le cadre de facturation électronique obligatoire.

Aujourd’hui, nous allons nous concentrer sur la génération automatique de fichiers de virements SEPA. Cette action qui semble si simple et qui, pourtant, change tout !

À l’heure des transactions financières internationales, la génération de fichiers de virements SEPA devient une nécessité incontournable pour les entreprises de la zone euro. Bien au-delà d’une simple formalité administrative et comptable, elle va vous permettre d’optimiser votre gestion financière et votre gestion automatisée des factures de votre PME, ETI, grande entreprise. ✨

C’est là qu’on intervient ! 🦸

Zoom sur la génération de fichiers de virement SEPA avec Deltic 🔎

Qu’est-ce qu’un fichier de virement SEPA ?

Avant toute chose, un peu de culture comptable… 🧠

Qu’est ce qu’un virement SEPA, qu’est ce qu’un fichier de virement SEPA ?

Il s’agit d’un fichier électronique structuré qui contient des instructions de paiement conformes aux normes SEPA.

L’Espace unique de paiements en euros (ou SEPA, Single Euro Payments Area) a largement facilité la facturation et plus largement les transactions financières entre les pays de la zone euro.

En plus de répondre à des enjeux d’actualités, cette initiative harmonise les paiements transfrontaliers, offrant une standardisation des procédures et des formats de fichiers. 👍

Lorsqu’une entreprise souhaite effectuer plusieurs paiements (salaires, factures fournisseurs…) elle peut regrouper ces paiements dans un fichier électronique au format spécifié par SEPA. Ce fichier contient des informations détaillées sur chaque transaction, y compris les coordonnées bancaires du bénéficiaire, le montant, la date d’exécution etc.👛

Ce format standardisé assure une compatibilité uniforme entre les différentes institutions financières et permet l’automatisation des processus de paiement tels que les salaires, la facturation fournisseurs etc.

Généralement, les fichiers de virements SEPA suivent le format XML, qui est un langage

adapté au transfert de données structurées sur les réseaux.

Ils permettent aux entreprises et organisations d’effectuer des paiements en euros à travers les frontières et de gérer leur facturation de manière rapide et sécurisée. 🔐

Fin de la parenthèse “culture”, vous l’aurez compris, le fichier de virements joue un rôle clé dans la simplification des processus de règlement des factures.

C’est fini, vous ne passerez plus pour un mauvais payeur 😜

Et Deltic dans tout ça ? ⬇️

Quel est le rôle de Deltic dans la simplification de la gestion documentaire ?

Pour ceux qui ne nous connaîtraient pas encore, chez Deltic nous sommes spécialisés dans la gestion de projet de dématérialisation. Ce terme est vaste et englobe un grand nombre de spécialités.

Pour faire simple, nous sommes arrivés ici avec une mission bien précise : accompagner  toute entreprise ou tout comptable qui souhaite simplifier et dématérialiser sa gestion documentaire.

Dans le quotidien d’un service financier, la principale préoccupation est la source d’erreurs. Premièrement parce qu’elles peuvent s’avérer dramatiques mais aussi parce qu’elles font perdre un temps précieux.

Dans le cadre de notre mission, nous avons donc analysé les problématiques et les besoins d’un service comptable pour pouvoir définir les bonnes pratiques pour y répondre :

  • Dématérialisation de documents Fournisseurs, Clients et RH (bons de commande, devis, factures, bons de livraison, bulletins de paie, notes de frais…)
  • Archivage sécurisé pour la conservation des documents
  • Classement et recherche simplifiés
  • Workflows de validation de factures
  • Paiement et pointage facture
  • Signature électronique
  • Coffre fort numérique
  • Conformité avec les actualités liées à la Facturation électronique obligatoire
  • Connexion avec la plupart des logiciels comptables et ERP
  • etc.

 

En d’autres termes, dans le cadre de la dématérialisation de documents, le logiciel Deltic permet leur stockage et classement sur une interface Saas intuitive et sécurisée.

Le logiciel permet aussi l’automatisation des processus de facturation les plus complexes et parmi eux, la validation des factures fournisseurs et la gestion des transactions financières.

Notre but, vous faire gagner du temps en supprimant toutes les tâches répétitives et sources d’erreurs, pour vous permettre de préserver vos ressources et de vous concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée.💎

Comment générer un fichier de virements SEPA avec Deltic ?

Nous vous l’avons confié un peu plus haut… Notre but ultime est de vous simplifier la vie avec la dématérialisation !

Inutile donc de vous préciser que la génération d’un fichier de virement SEPA avec notre logiciel est un jeu d’enfant ! 🕹️

On vous explique tout avec une petite mise en situation ⬇️

Lors de l’intégration de vos factures fournisseurs sur Deltic, il est nécessaire de renseigner le mode de paiement choisi pour chacun d’entre eux (le logiciel Deltic apprendra la réponse et automatisera ensuite la saisie de cette information).

✅ Sur l’interface du logiciel, vous disposez d’une liste des documents pour lesquels un fichier de virement SEPA peut être généré (toutes les factures en attente de règlement pour lesquelles le mode de paiement est “virement”).

✅ Vous aurez la possibilité de sélectionner une partie ou l’ensemble des factures pour lancer une action groupée, générant le fichier de virements.

✅ Vous accéderez ensuite à une page de synthèse regroupant les informations des documents sélectionnés.

✅ Vous pourrez contrôler les différents virements qui seront générés avant de valider la création du fichier de virement au format SEPA.

✅ En validant, vous aurez la possibilité d’enregistrer le fichier sur votre ordinateur

✅ Dès lors, vous pourrez déposer le fichier sur votre logiciel ou site bancaire pour la mise au paiement.

TADAAAAA ✨ c’est fait !

Pour cela, un seul prérequis : que votre banque accepte l’import de fichiers. ⚠️

➡️ Comment ne pas faire gagner du temps à un comptable lorsqu’on peut payer des factures de manière groupée ? 😉

💡 Le module de virement SEPA traite aussi la gestion des avoirs

💡 Il peut également être mis en place sur un classeur RH, pour générer un fichier de virement des paies.

Quels sont les avantages des fichiers de virement SEPA ?

Sécurité, organisation, conformité… La génération des fichiers de virement SEPA présente de nombreux avantages pour les entreprises.
On vous explique plus en détail chacun d’entre eux ⬇️

🌍 Transactions transfrontalières simplifiées

Avec la génération de fichiers de virements SEPA, les paiements transfrontaliers n’auront jamais été aussi simples ! Une entreprise peut traiter des transactions aussi facilement que pour les paiements nationaux.

💰 Coûts administratifs réduits

En automatisant le processus de génération de fichiers de virements SEPA, les entreprises réduisent les erreurs humaines potentielles, et évitent ainsi des frais liés aux corrections.

Délais de paiement accélérés

La génération rapide de fichiers de virements SEPA contribue à accélérer le traitement des transactions. L’entreprise améliore ainsi sa liquidité et renforce ses relations avec les fournisseurs.

⚖️ Conformité aux normes européennes

Les fichiers de virements SEPA garantissent aux entreprises la conformité aux normes européennes en vigueur et réduisent les risques liés aux pénalités.

🪙 Gestion des bénéficiaires simplifiée

Les entreprises peuvent stocker et mettre à jour rapidement les informations des bénéficiaires, améliorant ainsi la précision des paiements.

🔐 Sécurité financière optimisée

Les protocoles de sécurité intégrés aux fichiers de virements SEPA garantissent la protection des données et minimisent les risques liés aux fraudes ou aux erreurs de traitement.

🔗 Intégration facile avec les systèmes de gestion

Les solutions de génération de fichiers de virements SEPA, comme Deltic, offrent souvent une intégration transparente avec d’autres systèmes de gestion financière (ERP, logiciels de comptabilité, logiciel de paie…) ce qui facilite la synchronisation des données.

En résumé, la génération de fichiers de virements SEPA va au-delà de la simple conformité aux normes européennes. Elle permet aux entreprises et aux services financiers  d’améliorer l’efficacité opérationnelle, réduire les coûts et renforcer la sécurité des données comptables au-delà des frontières. 🔃

Comment faire remonter l’information du paiement avec Deltic ?

Allons encore plus loin…

✅ Vous avez généré un fichier de virements et l’avez importé dans votre logiciel de paiement ou site bancaire.

✅ Vous avez réglé les factures concernées.

🎉 Bonne nouvelle, vous pouvez aussi faire remonter l’information du paiement dans Deltic !

On vous explique :

1️⃣ Vous exportez un fichier de lettrage depuis votre logiciel de comptabilité puis vous le déposez dans un classeur spécifique Deltic

2️⃣ Un automatisme récupère les informations et vient ajouter l’information du paiement sur les documents correspondants en apposant un tampon ou en mettant à jour un index.

3️⃣ Le lien est réalisé grâce au numéro de pièce comptable si vous utilisez la passerelle comptable (vers votre erp ou logiciel de comptabilité), ou avec un numéro de facture.

C’est aussi simple que ça ! On vous avait prévenus…😉

Comment contrôler votre relevé bancaire rapidement avec Deltic ?

Petit bonus, juste parce que c’est vous… 😉

Deltic facilite aussi votre processus de pointage des relevés bancaires. Et oui, parce qu’on le sait, cette tâche de contrôle peut s’avérer très fastidieuse 🤯 !

Alors ce qu’on vous propose, c’est de nous laisser vous aider !

Vous avez réglé vos factures depuis votre banque, il est l’heure de contrôler votre relevé et cette fois-ci, au lieu de le faire manuellement vous allez simplement vous connecter sur la ged Deltic et suivre nos instructions 👀 :

1️⃣ vous déposez votre relevé bancaire sur l’interface Deltic

2️⃣ vous utilisez la fameuse fonction de rapprochement 🪄

3️⃣ et comme par magie, les documents dont le montant et la date correspondent au relevé bancaire se rapprochent automatiquement ! Cela permet de faciliter votre rapprochement bancaire.

4️⃣ vous validez le rapprochement et vos documents seront désormais répertoriés comme tels ✅

Alors, qu’en pensez-vous ?

Au-delà de vous faire gagner un temps précieux, il va sans dire que chacune de ses fonctionnalités a aussi pour but de limiter les risques d’erreurs liées à la saisie !

Nous ne sommes pas des robots, l’erreur est humaine alors laissons la dématérialisation endosser les tâches chronophages à notre place 😉

Aujourd’hui, Deltic s’impose comme le meilleur allié des entreprises qui souhaitent simplifier leur gestion globale et entamer un projet de dématérialisation. 🖥️

Ce sujet est dans toutes les actualités et il va sans dire que la transition vers le numérique n’est pas toujours une tâche facile. 🤯

Il est essentiel de bien s’entourer pour réussir son projet de dématérialisation et parvenir à trouver un équilibre dans cette nouvelle organisation. 🤝

Facturation électronique obligatoire, impact environnemental, qualité de vie au travail… Ces actualités poussent les entreprises à passer le cap.

Que votre projet porte sur la dématérialisation de votre processus fournisseur, client ou encore RH, nos équipes de spécialistes seront là pour écouter et cerner vos besoins.

Comptez sur nous pour apporter du cadre à votre projet et vous proposer un logiciel sur mesure pensé pour votre organisation ! ✨

Génération automatique des BAP (bons à payer), connexion avec votre ERP, génération des fichiers de virements SEPA, remontée automatique des statuts de paiement… tous nos modules ged sont pensés pour répondre aux normes européennes en matière de gestion des transactions mais aussi pour vous faire gagner un temps précieux en supprimant les risques d’erreurs liés à la saisie comptable ! 😉

Investissez dans l’efficacité opérationnelle pour votre entreprise, et sécurisez vos transactions financières : Contactez-nous dès maintenant pour mettre en place les fichier de virements SEPA !

Arnaud Delastre
Par Arnaud DelastreAssocié et chef de projets clients

Associé et chef de projets clients depuis plusieurs années au sein de Deltic, j’accompagne les clients dans leur projet de dématérialisation. De la configuration, à la personnalisation, à l’installation de votre outil GED, au suivi et à l'évolution de votre projet, nous mettons un point d'honneur à vous satisfaire et vous faire vivre la meilleure expérience client. Les logiciels de dématérialisation et de GED n'ont plus aucun secret pour moi.

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