Quels sont les avantages de dématérialiser les factures de situation de travaux ?

Pour ceux qui nous connaissent, vous devez savoir que  la dématérialisation c’est notre rayon ! Dans ce domaine où tout le monde est concerné, Deltic est une solution de dématérialisation fournniseurs, clients qui accompagne tous les cœurs de métiers dans la digitalisation de leur entreprise.
Aujourd’hui, on va s’intéresser aux acteurs du BTP et plus précisément au traitement des  situations de travaux 👷

Qu’est-ce qu’une situation de travaux ?

Dans le monde du BTP ou plus largement dans l’immobilier, une situation de travaux désigne la situation d’avancement d’un chantier à un moment donné.
Ce document approuve l’avancement et permet au prestataire d’éditer des factures de ses prestations au fur et à mesure. C’est ce qu’on appelle les factures de situations, ou factures d’avancement.
Un chantier peut parfois s’étendre sur de longs mois; ces factures intermédiaires permettent aux entreprises de générer de la trésorerie et de continuer de financer des salaires ou du matériel durant toute la durée des travaux.

Une facture de situation fait référence à l’état d’avancement global du chantier (un pourcentage) ou bien à une prestation bien spécifique que l’on qualifie de “lot” ou de “marché”. Un lot peut par exemple faire référence à l’installation d’une chaudière, des travaux de peinture, la pose du sol etc…

Les échéances des factures d’avancement sont généralement définies au préalable dans le contrat.

À la fin du chantier, une facture de clôture est émise, correspondant au restant dû après déduction des factures intermédiaires déjà éditées.

Comment établir une facture de situation ?

Une facture de situation de travaux s’effectue depuis un logiciel de facturation, à partir du devis initial. Il peut également être connecter au logiciel comptable.
Comme toute facture, la facture d’avancement est soumise à des règles, notamment concernant les mentions légales à faire figurer :

➡️ le numéro du devis correspondant

➡️ le degré d’avancement du chantier dans sa globalité

➡️ la désignation du marché correspondant

Évidemment, en plus de ces données spécifiques, la facture de situation de travaux doit également faire apparaître les mentions légales communes telles que le n° de SIRET, la raison sociale, les coordonnées du prestataire et du client etc…

Une fois éditée, la facture de situation de travaux doit être transmise au client final, et c’est là que ça se complique… on vous explique 👇

Quelles sont les étapes de traitement d’une facture de situation de travaux ?

Le traitement d’une situation de travaux est un processus complexe en raison des nombreux acteurs que cela concerne.

Pour faire simple, on vous détaille les étapes et intervenants impliqués dans la transmission d’une facture de situation :

1️⃣- Les sous-traitants émettent leur facture de prestation pour le fournisseur

2️⃣- Le fournisseur établit une facture globale à destination du client mais… transmise au maître d’œuvre pour validation.

3️⃣- Si tout est conforme, le maître d’œuvre transmet la situation de travaux validée au client final pour règlement.

🤯 ça vous a fait mal au crâne ? C’est normal.

Le processus de traitement des situations de travaux est complexe, et les sources d’erreurs ou de tensions sont nombreuses, d’autant plus qu’il demeure encore beaucoup (trop) de traitement papier au sein des entreprises.

Aujourd’hui, les délais de transmission et de règlement des factures sont beaucoup trop longs, ce qui cause de nombreuses frictions et détériore les relations entre les différents acteurs.

Vous vous en doutez, on n’évoque pas ces problématiques sans avoir une solution pour y répondre… 😉

Chez Deltic, on aime rendre simple le complexe ! Alors quand on nous parle de processus compliqués, de tâches chronophages, de gestion papier ou de délais interminables, on adore ! Pourquoi ? Parce qu’il se pourrait qu’on ait la solution… 🗝️😉

Pourquoi dématérialiser les situations de travaux ?

La dématérialisation… ce simple mot, si lourd de sens !

Dématérialiser, c’est rendre numérique un document physique, mais pas que…

Dématérialiser, c’est aussi supprimer des tâches redondantes et peu stimulantes, ou encore automatiser certaines actions pour gagner du temps et se recentrer sur l’essentiel.

Alors dématérialiser les factures de situations, concrètement, qu’est-ce qu’on y gagne ?

On l’a évoqué un peu plus haut, plus les interlocuteurs sont nombreux, plus la transmission d’une facture est longue. Et lorsque s’ajoute à ça le fait que la facture soit en version papier, c’est le casse-tête assuré ! 🤯

Aujourd’hui, grâce à Deltic vous pouvez simplifier votre processus de circulation pour respecter les délais de règlement et mettre fin aux tensions 🥳

On vous explique comment :
💻 intégration et indexation automatique de votre facture de situation de travaux

🔁 mise en place d’un workflow de validation pour le maître d’oeuvre

📧 automatisation de l’envoi des factures dématérialisées après validation (PDP)

🧾 automatisation de la saisie des données en comptabilité

🏦 automatisation de la remontée de statut de paiement depuis le logiciel comptable

Qu’est-ce que vous y gagnez ?

✅ du temps : la diffusion de la facture entre les interlocuteurs est accélérée et vous supprimez la double saisie

✅ de l’argent : plus de frais postaux colossaux et des règlements dans les temps

✅ de la sérénité : les relations entre les différents acteurs sont paisibles, les délais sont respectés, les risques d’erreurs sont minimisés, vous pouvez vous recentrer sur des tâches à forte valeur et oublier le stress du traitement papier ou de la double saisie !

Inutile d’en rajouter, je pense que vous aurez compris que dématérialiser vos factures de situations est indispensable si vous voulez gagner en productivité et en crédibilité.

De plus, l’obligation de facturation électronique approche et exigera des entreprises que ce processus soit digitalisé alors… autant l’anticiper ! 😉

💡 À noter que Deltic est capable d’aller encore plus loin pour les professionnels de la construction en se connectant avec leur ERP (exemple: Progemi) non seulement pour automatiser l’intégration des factures, mais aussi pour gérer tous les documents dématérialisés tels que les marchés et autres pièces contractuelles signées électroniquement.

Entreprises de la construction, nous savons combien votre temps est précieux et combien les tâches administratives peuvent être lourdes.
Alors relâchez la pression, concentrez-vous sur votre cœur de métier, préservez vos relations avec vos clients et confiez-nous ce qui vous encombre !

La dématérialisation de factures n’est que la première étape de tout ce que l’on peut faire pour rendre votre quotidien plus productif et agréable !

💡 D’ailleurs, sachez que pour vos factures destinées au secteur public, Deltic automatise le dépôt sur la plateforme Chorus, qui, on le sait, est une belle épine dans le pied !
Bon à savoir, hein ? 😉

Alors si vous êtes prêts à vous débarrasser des tâches pénibles, contactez-nous ! 😉⬇️