Les 6 avantages de la signature électronique

Bien que le concept ne soit pas nouveau, ce n’est qu’à partir de la pandémie COVID-19 et avec l’apparition des nouvelles modalités de travail (télétravail) que les signatures électroniques ont été adoptées massivement par les entreprises. Pour nombre d’entre elles, la signature numérique fait désormais partie de leur quotidien et permet de signer instantanément n’importe quel document. C’est en quelque sorte un complément naturel de la dématérialisation des documents, qui permet l’automatisation de nombreux processus documentaires et le gain de temps.
Il faut dire que par rapport à la signature sur papier, la signature électronique offre de nombreux avantages (et pas des moindres!) sans compromettre l’intégrité du document.

Bien évidemment, il est possible de commettre une fraude en utilisant la signature électronique d’une autre personne sans consentement préalable. Afin d’éviter ce genre d’abus il est recommandé d’utiliser une solution fiable et sécurisée, répondant aux certifications eIDAS. 🔏

Découvrons maintenant quels sont les 6 avantages de la signature électronique pour une entreprise. 🔎

La signature électronique permet de faire gagner du temps

Ce n’est pas une surprise, la signature de documents papier peut prendre plusieurs semaines et ainsi vous retarder dans vos projets.
Le processus papier passe en effet par plusieurs étapes qui peuvent s’avérer chronophages : le document à signer est dans un premier temps adressé par courrier ou e-mail au client⌛. Ensuite, ce dernier l’imprime puis le remet à la signature de la personne habilitée. Une fois signé, le document doit être retourné par courrier ou courriel.
Un processus long, bordé d’actions manuelles peu stimulantes et sources de perte du fichier concerné. 🤯

Mais si vous décidez de mettre en place la signature électronique, vous réduisez fortement les délais de transmission des documents à quelques heures seulement puisque tout se fait en ligne ! 🥳
La dématérialisation des entreprises de services accompagnée de la signature électronique rend le processus de validation et la prise d’effet des contrats plus fluide. C’est un procédé qui avantage toutes les parties dans la signature des contrats, les achats, les ventes avec vos clients etc.
Ainsi, en plus de faire gagner du temps, chacun peut se focaliser sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.

Ce processus, entièrement dématérialisé, ne nécessite aucune formation lourde au préalable. Les outils permettant de signer électroniquement sont généralement très simples d’utilisation, ergonomiques et accessibles à tous. Le processus de signature peut se faire à n’importe quel moment, à la seule condition que vous ayez une connexion internet. Directement intégrée dans un logiciel de dématérialisation, la signature électronique peut se faire en un clic seulement. 🪄

Les documents signés bénéficient de hauts niveaux de sécurité

Contrairement à la signature papier et à tous les risques de perte et dégradation qui y sont liés, la e-sign est bien plus rassurante pour les entreprises.
D’une part, parce que le document ne peut pas s’envoler 📜🌬️ mais aussi et surtout, pour sa fiabilité.

En effet, la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 accorde maintenant la même valeur à la signature électronique qu’à la signature manuscrite à condition qu’elle permette l’identification et l’authentification du signataire et donne l’assurance que le contenu n’a pas été modifié. ⚖️

Pour répondre à ces exigences, la règlementation européenne eIDas (Electronique Identification, Authentification and trust Services), qui permet de garantir l’authenticité des signatures électroniques, a défini 3 niveaux de sécurité possibles :

• La signature électronique dite « simple » : Elle est très utilisée pour la signature de documents à faible enjeu juridique. Il peut s’agir par exemple d’un contrat de bail, d’un état des lieux, d’un contrat de travail, etc. Ce mode de signature peut impliquer un procédé d’identification du signataire (code transmis par SMS, mail…).
• La signature électronique dite « avancée » : Elle exige la production d’un certificat numérique associé au signataire pour l’identifier clairement. Le contrôle est assuré via une pièce d’identité. Ce type de signature est en particulier utilisé pour la validation de documents juridiques et financiers à plus forts enjeux : contrats bancaires, d’assurance vie, compromis de vente dans une transaction immobilière, etc.
• La signature électronique dite « qualifiée » : Celle-ci offre le niveau de sécurité maximum (et les contraintes qui vont avec, mais c’est le prix à payer! 😉). En effet, la signature qualifiée nécessite l’intervention d’une autorité de certification (physique ou virtuelle) puis la remise d’une clé cryptographique. Cette procédure est utilisée pour les documents à forts enjeux : documents notariés, d’avocat, les marchés publics, certains échanges avec l’administration fiscale.

💡Pour information, un document numérique est un document dit « horodaté » (certification de la date et l’heure de la signature), ce qui n’est pas possible en mode papier. Alors en cas de litige, il est possible de prouver le cheminement du document.📝  (sait-on jamais, ça peut servir!)

Vous l’aurez compris, les options diffèrent en fonction de vos besoins. Selon votre activité et les enjeux liés aux documents que vous faites signer, il faudra opter pour un logiciel proposant un bon niveau de sécurité. Quoi qu’il en soit, il est important de se faire bien accompagner pour choisir une solution adéquate et assurer votre conformité juridique.

La signature électronique permet de réduire les coûts

Au-delà de l’aspect légal et du gain de temps qu’elle permet, la signature électronique a d’autres avantages à ne pas négliger, et notamment les coûts ! 💰

• Impression (papier, encre…) ;
• Frais postaux ;
• Salaires….

La gestion papier implique pour votre entreprise des coûts liés à la consommation, mais également liés au temps humain.
Les tâches manuelles et chronophages demandent aux salariés un temps considérable, pendant lequel ils ne peuvent pas se consacrer à des missions plus opérationnelles et stimulantes. Document égaré, innombrables relances, classement et archivage pendant de longues heures…
La signature électronique permet à l’entreprise de dégager des économies salariales grâce à la réduction des manipulations. Ces gains de productivité peuvent être employés pour confier aux salariés des tâches à plus forte valeur ajoutée. ✅

Un point de vigilance : la signature électronique a un coût qui peut varier selon l’opérateur retenu. Un bilan coût/avantages doit être réalisé avant de faire le choix du prestataire. Par exemple, une simple signature qui n’utilise pas de SMS de vérification sera sans doute moins chère, mais n’aura pas la même valeur juridique : une fois de plus, il est important de bien définir vos besoins en amont.

La signature électronique réduit l’impact écologique

Ahhh, le papier… une grande histoire, dont la fin approche ! 📄

Remplacer la gestion papier par un logiciel de dématérialisation fait aujourd’hui partie des démarches RSE (Responsabilité sociétale des entreprises) d’un grand nombre d’entreprises. 🌍
Et pour cause, grâce à votre transition numérique, vous allez considérablement réduire votre empreinte carbone !
Et oui, c’est bien vrai, la signature électronique va vous réconcilier avec l’écologie ! 🍃

On vous explique comment : ⬇️

❌ finies les dépenses liées à l’achat du papier, à l’encre, à l’obsolescence du matériel d’impression et à leur consommation d’énergie
✅ avec la dématérialisation de documents et la signature électronique, vos nouveaux maîtres mots seront la sobriété, la rapidité et la modernité !

Aujourd’hui, certaines solutions ont des pratiques visant à maîtriser leur impact écologique. Le logiciel Zeendoc par exemple, a été certifié « GED bas carbone », grâce à son système d’hébergement français, qui fonctionne à l’énergie verte. 💡

Petit rappel : chaque année en France, près de 11 millions de tonnes de papier sont consommés (environ 350kg/seconde). 😱
Alors, qu’attendez vous pour prendre des bonnes résolutions ??? 😉

La dématérialisation permet de gagner en place et en fluidité

Les salles remplies d’archives (et d’🕷️), ça vous parle ? Sans doute. Cette pièce angoissante qui regorge de documents si bien rangés qu’ils en deviennent introuvables… 🙄 Bref, rassurez-vous, la fin du traitement papier signifie forcément que vous n’aurez plus à y mettre les pieds ! 😉

La signature électronique et les documents dématérialisés sont classés, en sécurité, dans des archives numériques. Vous échappez donc au stockage papier, aux documents perdus ou « trop » bien rangés 😅.
De plus, la dématérialisation des documents assure l’intégrité des documents et en réserve l’accès aux seules personnes habilitées. La mise en place d’un logiciel de gestion électronique des documents (GED) facilite la recherche et la traçabilité, de n’importe quel endroit moyennant une simple connexion internet.
Cette approche permet aux utilisateurs de travailler de manière beaucoup plus fluide, répondant ainsi à la montée en puissance du travail en mobilité et à distance. 💻

Il est en revanche conseillé d’opter pour une solution d’archivage qui garantit la conservation des documents pendant la durée légale de conservation. ⚖️

L’optimisation de l’ensemble des processus de l’entreprise

Grâce à la signature électronique, les entreprises peuvent faire du traitement en masse. Je m’explique : plutôt que de traiter les envois un par un, certains logiciels vont permettre de faire des envois groupés pour récolter la signature de nombreux signataires à la fois et ainsi optimiser le processus. 🔄️

Au sein d’une entreprise, tous les services peuvent être amenés à l’utiliser. À titre d’exemple, un service RH doit faire signer une grande variété de documents : contrats de travail, avenants, formation, comptes rendus d’activité, conditions générales de vente, comptes rendus d’entretiens professionnels, etc. Autant de démarches que la signature électronique pourra simplifier, en seulement quelques clics. 🖱️
Le service administratif pourra également alléger ses tâches liées à la signature des devis et à la dématérialisation des factures par exemple.

En d’autres termes, l’automatisation des processus de signatures vous permet de fluidifier le travail des équipes et de participer à la transformation digitale de l’entreprise. Si vous couplez cela à une solution de dématérialisation, c’est le jackpot ! 🏅 Tous vos documents seront signés électroniquement et en plus de cela, ils seront stockés virtuellement dans votre logiciel de dématérialisation, sans aucune manipulation de votre part.👨‍💻

Après avoir pris connaissance des 6 avantages de la signature électronique en entreprise, il va de soi que ce processus devient une nécessité pour assurer sa transition numérique.
Que votre choix porte sur le gain de temps, d’argent, la qualité de vie au travail ou bien l’optimisation des processus, la fin de la gestion manuelle constitue une réelle opportunité d’évolution pour votre entreprise.
Pour pousser les avantages à leur maximum, le top du top, c’est un logiciel de dématérialisation. Pourquoi ? Parce qu’il est capable à la fois de traiter votre gestion documentaire (stockage, classement, recherche intelligente) et l’automatisation des processus (signature électronique, workflows de validation, comparaison de montants, envois groupés…). En bref, vous gérez l’intégralité du cycle de vie de vos documents tout en profitant de tous les avantages de la signature électronique ! 😉