Combien coûte le traitement d’une facture client et fournisseur ?

En tant que directeur financier, CEO ou encore comptable, vous savez que la gestion des factures est une partie qui vous demande de l’énergie et du temps.🥱 Ce que vous ne savez peut-être pas, c’est combien vous coûte réellement le traitement d’une facture client et d’une facture fournisseur.🤔

C’est une question qui nous est régulièrement posée. Il est donc important de vous y apporter une réponse simple. Ce qui se cache souvent derrière cette question, c’est : si “oui ou “non”, il est possibilité de faire des économies sur le traitement des factures.

Justement venons y : papier, encre, enveloppe, timbre, traitement documentaire manuel…Voici les coûts de votre process documentaire que nous allons détailler dans cet article (sans oublier de citer les avantages de la dématérialisation des factures).🙃

Si vous êtes curieux vous pouvez regarder notre article sur les acronymes de la dématérialisation.

Quels sont les différents types de factures ?

Nous entendons souvent : “Mes factures doivent me coûter quelques euros tout au plus, cela ne représente rien pour ma trésorerie.” Et bien détrompez vous ! Des coûts il y en a, et même plus que ce que vous pensez pour une simple facture.📜

Ces coûts liés à la facturation restent tout de même variables d’une entreprise à l’autre en fonction de votre traitement et gestion…

Mais avant de rentrer dans le vif du sujet, il faut d’abord que vous dissociez deux grandes familles de factures.

*Question du présentateur : “ces deux grandes familles qui sont, qui sont ?!”*
*Réponse du participant : “les factures entrantes et les factures sortantes ?“

– Ah oui oui oui !!! Très bien joué ! –

• • • Les factures sortantes correspondent aux factures envoyées à vos clients. On les appelle “factures clients” ou “factures de vente”.
    • Les factures entrantes, elles, sont celles que vous recevez de vos fournisseurs : les “factures fournisseurs”, appelées aussi “factures d’achat”.

Pour ces deux catégories, les différentes dépenses allouées ne sont pas les mêmes. Dans les deux cas, l’objectif c’est la bonne tenue de vos coûts au sein de votre logiciel comptable. Rien de bien compliqué.😉

Quel est le processus de traitement des factures et quels sont les coûts associés ?

Le traitement des factures constitue le fer de lance de tout service de comptabilité au sein d’une société.

Et si vous ne faites pas attention, tout cela peut finir par vous coûter beaucoup d’argent. Argent qui pourrait être mieux dépensé ailleurs…

En tant que comptable, DAF, RAF, vous ou vos équipes passez forcément du temps à chercher, traiter, faire valider, saisir les données de vos factures ou encore à vérifier la correspondance entre factures et bons de commande.

La gestion d’une facture ne réside pas dans le simple fait de l’envoyer ou de la réceptionner. Il y a beaucoup plus d’étapes. La facture passe dans ce qu’on appelle un “workflow”, qui regroupe plusieurs actions.✅

Pour chaque métier comptable, le workflow est différent mais comporte souvent des étapes récurrentes :

• • • L’édition ou la récupération de documents
    • Le classement pour les retrouver et également pour les archives
    • La validation par exemple pour les factures en fonction de leur montant ou de leur nature
    • L’envoi ou la réception des documents
    • etc.

Cela mobilise du temps et des ressources pour réaliser ces procédés.😩

Vous l’avez deviné, toutes ces étapes coûtent de l’argent pour 3 raisons principales : une gestion manuelle, une gestion sous format papier et du temps humain passé.

Si vous souhaitez réalisez un audit documentaire de votre gestion, voici un document qui vous sera bien utile ⬇️

Combien coûte le traitement d’une facture fournisseur ?

Lorsque l’un de vos fournisseurs vous envoie une facture, son traitement manuel et son cycle de vie a un coût pouvant aller de 14 à 20 euros. Cela représente le montant d’une seule et unique facture. Vous êtes étonnés ? Imaginez alors la possibilité d’économies à faire…😏

Zoom sur les coûts et le processus d’une facture fournisseur

Les coûts d’une facture fournisseur sont calculés en fonction du temps passé, des ressources allouées, notamment avec la circulation du document (workflow) via des tâches manuelles, souvent répétitives, longues et chronophages.

Soyons plus précis ⬇️ :

La source des chiffres qui vont être annoncés, proviennent des “Echos” et les “Factures : le choix de l’économie”

Étape du “traitement du courrier” : environ 90 centimes :

• • • Pour une facture fournisseur, il y a des coûts concernant la réception papier, la circulation du document dans le bon service, sa validation par les personnes concernées, son stockage.

Étape de “saisie dans le logiciel comptable” : environ 1,4 euros :

• • • Cela concerne la transmission des bonnes informations au service comptable.
    • Le service comptable saisit ensuite à la main les données de la facture dans le logiciel comptable.

Étape de “Validation de la facture en accord avec le devis” : environ 5,4 euros :

• • • La validation de la facture réside dans le contrôle des montants de la facture VS le bon de commande ou le devis initial.
    • Cette partie génère des dépenses importantes, du fait de potentielles erreurs constatées sur le document et qui, peuvent entraîner certains aller retours pour les régler.

Étape de “Retard de Paiement” : environ 2,8 euros :

• • • Le fait de ne pas avoir un suivi automatique de vos paiements, relances etc. peut générer un retard de paiement qui est directement imputé sur la trésorerie, et l’impact financier peut être conséquent.

Étape de “Gestion des litiges et Archivage” : environ 3,9 euros :

• • • La gestion des potentiels litiges est aussi une phase qui coûte de l’argent aux entreprises. Cela nécessite du temps humain pour qu’ils soient gérés (malheureusement souvent mis dans d’autres tâches plus chronophages) et si ce n’est pas traité, ce sont souvent des coûts inutiles.
    • Une des dernières étapes est celle de l’archivage. Vous savez ces énormes salles qui ne sont monopolisées que par des archives papiers. Plutôt contre-productif n’est-ce pas ? 🤔. Le stockage et l’archivage du fait de l’espace physique nécessaire et de l’impression papier génère des coûts importants.

Chacune de ces étapes coûtent de l’argent et ne se font pas d’un claquement de doigt. 🤌 Il faut plusieurs jours avant que tout ce circuit de validation soit réalisé.

Combien coûte le traitement d’une facture client ?

Maintenant faites place à la facture client, les workflows et les circuits de validation complexes… Le principe est sensiblement le même à un petit détail près, cette fois c’est vous le créancier.😉

Lorsque l’un de vos clients reçoit votre facture envoyée par voie postale, vos dépenses liées sont l’impression, l’envoi, l’achat du timbre ou encore l’affranchissement. Accompagnés de cet acheminement, il y a également le traitement, l’attente du paiement, les relances ou encore la gestion des litiges, notamment si votre client ne paye pas…

Le coût est entre 5 et 10 euros pour une facture client. C’est effectivement moins coûteux que son homologue fournisseur, mais cela représente tout de même une certaine somme.💰

Pour cette partie clients, lorsque vous êtes notamment une entreprise de service dans laquelle vous émettez plus de factures clients que de factures fournisseurs, le potentiel d’économie à faire est important.

Le détail du coût et du processus d’une facture client

Point par point, voici les étapes et les ressources allouées pour le traitement d’une facture client.

Étape du “Circuit de validation + facturation” : environ 1,5 euros :

• • • En amont de toute démarche, la préparation et la création de votre facture prennent du temps et nécessitent des ressources humaines qui coûtent à l’entreprise.
    • Il y a aussi le circuit décisionnel avec les étapes de vérification des informations entre le bon de commande, devis et la facture à envoyer. Souvent faite facture par facture et manuellement, c’est une tâche chronophage très énergivore.

Étape de “Relance client et gestion des litiges” : environ 4,4 euros :

• • • C’est une partie qui peut vite être la phobie de toute entreprise !🤒 La fameuse phase de “relance”, pour vos clients qui sont en retard de paiement (ouh les vilains). Les retards de paiement sont un coût à deux niveaux : le temps passé à relancer et le manque qu’ils génèrent en trésorerie. Ces retards de paiement ou pire encore des refus de paiement engendrent une phase de gestion des litiges.

Étape d’“Archivage” : environ 1,6 euros :

• • • La partie archivage lorsqu’elle est gérée de manière « physique » est un coût non négligeable pour votre entreprise : l’impression papier ainsi que la mobilisation d’un espace dédié aux archives.

Comment améliorer le traitement des factures tout en diminuant ses coûts ?

Le traitement manuel est naturellement source d’erreurs. Mais eureka, il existe des solutions pour automatiser vos tâches et les rendre beaucoup moins chronophages.🌈Une des solutions concerne la dématérialisation des factures et des process de traitement associés.

Les avantages d’un traitement automatisé grâce à la dématérialisation des factures

Avec Deltic, les bénéfices qu’apportent la dématérialisation sont le gain de temps, la diminution des erreurs, la hausse de productivité, la baisse des coûts, la suppression des tâches à faible valeur ajoutée, la centralisation des documents au sein d’une même interface etc. Cela sécurise notamment votre gestion documentaire et vous prémunie des risques de perte.

Vos équipes comptables ou administratives pourront suivre de manière plus précise et en temps réel la gestion documentaire, pourront consulter les changements et l’historique des modifications des documents etc. Fini les opérations de saisies comptables, elle auront plus de temps à allouer dans des tâches à forte valeur ajoutée.🤩

Avec la future obligation de facturation électronique, mettre en place une piste d’audit fiable va devenir également obligatoire ! Son objectif réside notamment dans le fait de tracer la facturation, d’assurer son intégrité ainsi que la lisibilité des factures. C’est un document qui identifie et décrit l’ensemble des processus. Cela permet de prendre du recul sur les différentes phases de traitement des factures et de trouver des optimisations.

Vous l’avez compris, si on peut à la fois éviter une forme de stress et déléguer des tâches chronophages à l’aide d’un logiciel, on ne dit pas non. 🧐

La diminution des coûts grâce à la dématérialisation de facture

Avant de connaître les économies que vous pouvez réaliser grâce à une solution comme Deltic, il est important de vous poser tout d’abord les questions suivantes :

• • • Le nombre de factures reçues et envoyées (factures fournisseurs et les factures clients) ?
    • La façon de gérer vos achats et envois de factures ?
    • Votre circuit de validation et le nombre d’intervenants dans ce flux ?
    • Le nombre de fournisseurs que vous avez ?
    • La gestion de l’archivage de vos factures et documents ?
    • Les données de vos factures et documents qui sont nécessaires au sein de vos autres logiciels métiers : ERP, comptable, paie etc ?
    • …

La réponse à ces questions vous permettent de déterminer tous vos besoins en dématérialisation documentaire. Il est important d’estimer le coût actuel de cette gestion manuelle pour calculer le ROI une fois le logiciel de dématérialisation mis en place. On estime qu’une entreprise peut économiser environ 30% sur ses coûts de traitement.😮 (source association-apeca)