Rubis + GED = le combo gagnant
Rubis, l’outil métier développé par SGI / Cosoluce, est largement utilisé par les collectivités territoriales pour la gestion des emprunts et dettes publiques. Puissant pour produire des calculs financiers complexes, il reste toutefois limité dès qu’il s’agit de gérer, classer ou sécuriser les documents liés aux emprunts : contrats, avenants, courriers bancaires, délibérations, justificatifs budgétaires…
Connecté à la GED Deltic, Rubis franchit un cap : automatisation, archivage sécurisé, traçabilité, conformité légale, classement intelligent et visibilité complète sur l’ensemble du cycle de vie documentaire.
Une combinaison gagnante pour renforcer la fiabilité et moderniser la gestion financière des collectivités.
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Les fonctionnalités complémentaires entre Rubis et la GED
Fonctionnalité native de Rubis
Fonctionnalité complémentaire
d’une GED
Quelle complémentarité ?
Gestion des contrats d’emprunts, échéanciers et garanties
Archivage probant NF Z42-013 et centralisation sécurisée
Conformité légale, conservation fiable et traçabilité complète
Recherche uniquement par libellé ou référence
Recherche plein texte et classement automatique
Accès immédiat à l’information, zéro perte de temps
Gestion manuelle des pièces associées (contrats, avenants, courriers)
Workflows automatisés pour validation, signature et suivi
Réduction des erreurs et suppression des tâches manuelles
Absence d’archivage certifié
Coffre-fort numérique à valeur probante
Conservation longue durée conforme au RGPD et aux exigences du secteur public
Pas d’historique documentaire
Historique complet des versions et journal des actions
Collaboration fluide, traçabilité et sécurité renforcée
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Automatisation, collaboration & conformité :
les avantages d’une GED connectée à Rubis.
Gain de temps grâce à l’automatisation
Les documents liés aux emprunts (contrats, avenants, échéanciers, courriers bancaires…) sont automatiquement importés, classés et associés au bon dossier. Plus aucune saisie manuelle ou manipulation redondante.
Réduction des erreurs et anomalies
Les circuits de validation (contrats, renégociations, pièces budgétaires) sont automatisés. Chaque action est horodatée, tracée et rattachée à un utilisateur.
Traçabilité et conformité renforcées
Chaque document est archivé dans un environnement sécurisé, conforme NF Z42-013, avec une piste d’audit complète, essentielle pour les contrôles CRC, trésor public ou audits financiers.
Collaboration simplifiée entre services
La GED devient la base documentaire commune : finances, direction générale, comptabilité, services juridiques… tout le monde accède aux documents à jour, sans doublons.
Sécurisation des données sensibles
Accès par profil, chiffrement, scellement numérique et journalisation garantissent la protection des données financières stratégiques des collectivités.
Amélioration de la productivité globale
Moins de recherches, moins de tableaux à refaire, plus de cohérence documentaire : la GED devient un réel levier de pilotage.
Des fonctionnalités pour faciliter votre gestion documentaire
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Deltic s’occupe d’intégrer la GED à Rubis
L’intégration entre Rubis et la GED Deltic s’adapte à la taille et à la complexité de votre environnement. Deux méthodes principales sont proposées :
- Export / Import de fichier plat (CSV, XML, TXT) : les documents générés par Rubis sont transférés automatiquement vers la GED (ou inversement) pour archivage, indexation et suivi.
- Connexion via API en temps réel : pour les environnements interconnectés, cette méthode assure une synchronisation instantanée des données et documents entre les deux systèmes.
Aucune double saisie, mise à jour immédiate des statuts et cohérence garantie des informations.
Une fois l’intégration déployée, Deltic accompagne les équipes tout au long du projet :
- Paramétrage des flux et des règles métiers,
- Tests fonctionnels et recette,
- Supervision et maintenance continue.
Exemples d’intégration d’une GED à Rubis.
Vous êtes une collectivité et vos documents d’emprunts sont éparpillés ?
Avant l’intégration, les contrats, avenants, délibérations et courriers bancaires circulent par e-mail ou papier. Impossible d’avoir une vision fiable : doublons, pertes d’information, erreurs dans les échéanciers.
Avec la GED Deltic, chaque emprunt possède un dossier dédié contenant automatiquement : contrat, avenants, notes internes, échéanciers, pièces bancaires et délibérations.
➡ Résultat : gain de temps considérable, conformité accrue, pilotage simplifié des emprunts et réduction des risques juridiques.
Vous préparez le budget et vous manquez de visibilité sur vos pièces justificatives ?
Les pièces budgétaires (M14/M57), justificatifs financiers, simulations et renégociations sont dispersés dans différents dossiers.
La GED Deltic centralise l’ensemble de ces documents et les relie automatiquement aux emprunts correspondants.
➡ Résultat : un budget plus fiable, une meilleure cohérence financière et une préparation fluide sans recherche interminable.
Les autres logiciels
compatibles avec la GED Deltic
