Décryptage de la lettre de voiture dématérialisée : votre guide complet pour optimiser vos processus

Dans un secteur très concurrentiel comme celui des transporteurs, optimiser les flux de documents devient un impératif majeur pour rester compétitif. Pour cela, je ne vous présente plus la dématérialisation ! Savez-vous que même dans le secteur du transport, vous pouvez dématérialiser vos documents ? Il faut le voir pour le croire !🤗

Alexandre a d’ailleurs animé un webinaire spécialement pour vous transporteurs où il détaille comment optimiser vos processus en dématérialisant vos documents clients et fournisseurs ! Pour le voir ou le revoir ⬇️

Je regarde le replay

Aujourd’hui, focus sur les lettres de voiture ⬇️

La lettre de voiture, un sésam essentiel pour les transporteurs

Qu’est-ce que c’est ? Et bien, imaginez-le comme une carte d’identité 🪪 détaillée de votre marchandise !

Une lettre de voiture est un document obligatoire liant l’expéditeur et le transporteur. Elle comporte toutes les informations et données essentielles pour garantir une livraison sans accroc 📦 :

-Expéditeur,
-SIREN,
-Destinataire,
-Cargaison;
– Itinéraire,
– Conditions,
– Coût,
– Signatures du client,
– Signature du chauffeur.

La lettre de voiture joue un rôle essentiel dans l’acheminement de la livraison, allant de la preuve de réception jusqu’à la facturation et son paiement.

En cas de contrôle douanier, elle permet de poser les conditions contractuelles, l’origine et les limites de responsabilité.

Et bien sachez que les lettres de voitures peuvent être électroniques (aussi appelées les eCMR). Magique non ? 🪄

Quels sont les atouts des lettres de voiture électronique ?

Contrairement aux lettres de voitures traditionnelles, les eCMR offrent une efficacité redoutable dans les processus administratifs !

En plus de la traçabilité instantanée, la dématérialisation de ce document permet d’éviter sa perte lors des livraisons.

La lettre de voiture électronique permet également de gagner du temps grâce à une saisie électronique automatique, sans erreur ! C’est votre comptable qui va être heureux 😅👌

Enfin, la lettre de voiture digitale renforce la sécurité grâce à sa signature électronique et son système de QR Code évitant ainsi tout souci de fraude ou de falsification de documents.

Comment mettre en place la lettre de voiture électronique (eCMR) sur les tablettes et smartphones de vos conducteurs ?

Il existe pléthore de logiciels de gestion (TMS) disponibles sur le marché, il est donc utile dans un premier temps de choisir la solution la plus adaptée à vos besoins ! J’ai sélectionné pour vous quelques super logiciels 💻:

Dashdoc : Avec son interface intuitive, ce logiciel simplifie la gestion des eCMR. Les conducteurs peuvent accéder rapidement aux lettres de voiture électronique, les remplir avec les informations nécessaires, ajouter des preuves photographiques si besoin, et obtenir la signature électronique du destinataire pour confirmer la réception de la marchandise. Une solution conviviale pour une gestion fluide des eCMR.

TransFollow : Application mobile conviviale permettant aux conducteurs de consulter, générer, signer et partager des eCMR en temps réel. Une solution pratique pour une gestion efficace des documents.

CargoSnap : Application de documentation visuelle qui facilite également la gestion des eCMR. Les conducteurs peuvent capturer des preuves photographiques, générer des eCMR et les partager instantanément avec les parties concernées. Une solution visuelle pour une gestion transparente des documents.

Vous l’aurez compris, c’est au sein de votre TMS que vous pourrez générer votre lettre de voiture électronique ! Simple comme bonjour.☀️

Lier automatiquement votre lettre de voiture dématérialisée à vos factures électroniques

En utilisant la solution Deltic, plus besoin de jongler entre les différents documents pour relier les informations essentielles.

Grâce à l’interconnexion entre votre logiciel métier TMS et votre logiciel de dématérialisation, la circulation et la liaison des documents sont un vrai jeu d’enfant !🎲 Le logiciel GED agit comme un chef d’orchestre et est capable de faire le pont entre vos lettres de voiture et les factures.🚗🗒️

Lorsqu’une lettre de voiture est générée et transmise, le logiciel reconnaît les données pertinentes et les lie instantanément à la facture correspondante ! Cette automatisation vous offre une visibilité claire sur vos transactions. Vos lettres de voiture et vos factures sont 100% dématérialisées, ce qui vous offre un gain de temps et une réactivité considérable. Des bénéfices à ne pas négliger qui vous confèrent un vrai avantage concurrentiel, pas vrai ? 😉 Deltic vous permet de profiter d’une gestion simplifiée et intégrée à votre logiciel de gestion métier !

Réservez votre démo pour voir comment lier vos lettres de voiture et vos factures dématérialisées avec Deltic ! ⬇️