Comment fonctionne l’affranchissement en ligne ?

Les services d’affranchissement de lettres, de courriers ou de colis se sont modernisés ces dernières années. L’affranchissement de votre lettre et de vos colis est désormais réalisable en ligne. Fini les queues interminables dans les bureaux de poste ! Cette prestation permet d’imprimer le timbre ou l’étiquette d’envoi voire d’adresser un courrier (en recommandé ou non) depuis son ordinateur. Ce dispositif numérique vous évite de vous déplacer à la Poste et vous permet de bénéficier de tarifs préférentiels. Si vous vous hésitez entre papier ou numérique, sachez que la dématérialisation vous apporte aussi un gain de temps appréciable qui pourra être recentré sur votre activité principale. Comment affranchir une lettre en ligne ? Qu’en est-il pour l’envoi d’un colis ?

L’affranchissement du courrier en ligne et son envoi au destinataire

La Poste propose un nouveau service : « Mon timbre en ligne ». Ce service permet d’affranchir les courriers en France ou à l’international. Il suffit de créer un compte (professionnel ou personnel) pour accéder aux services payables par Internet.

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L’impression de timbres personnalisés

Il est ainsi possible d’imprimer des timbres en fonction du modèle proposé : la Poste met à disposition de très nombreux modèles classés par thèmes (sport, animaux, nature, etc.) pour donner de l’originalité à votre timbre. Il est aussi possible d’apposer sur votre courrier le logo de votre société, un visuel qui renforce votre image de marque.

L’adressage en ligne d’une lettre papier

Il suffit pour cela de créer un compte professionnel ou personnel sur le site de la Poste. Une lettre papier pourra être expédiée depuis votre PC quel que soit le type d’impression souhaité ou le nombre de pages. Concrètement, la rédaction peut être effectuée en ligne (ou par copier-coller d’un texte existant). Le courrier peut aussi être téléchargé au format PDF, image ou doc. La Poste met aussi à disposition une bibliothèque de lettres types personnalisables.

Outre l’impression de timbres, la Poste offre la possibilité de réaliser des envois de courrier en ligne. Le client transmet via son compte personnel les documents numériques. Ces derniers seront imprimés par la Poste, mis sous pli et affranchis.

Ce que comprennent les tarifs de l’affranchissement par Internet (2022)

Le tarif relatif aux timbres imprimés est plus avantageux que les timbres achetés au bureau de poste. Par exemple pour un timbre prioritaire destiné à un courrier jusqu’à 20 g, il vous en coutera 1,43 € en bureau de poste contre 1,39 € par Internet.

L’affranchissement en ligne est au même prix qu’en métropole pour les courriers au départ de la Guadeloupe, la Martinique, la Réunion, Mayotte, la Guyane, Saint-Barthélemy et Saint-Martin.

S’agissant d’un envoi en France d’une lettre en ligne, le tarif dépend du nombre de pages, de la couleur d’impression et de l’utilisation du recto ou du recto verso. Par exemple, une lettre d’une page recto en noir et blanc vous coutera 1,49 €.

Le cas particulier des lettres recommandées

La Poste propose un tarif d’accusé de réception au prix de 1,15 € quel que soit le poids.

Il existe aussi des lettres recommandées électroniques en ligne avec accusé de réception. Ce service entièrement dématérialisé est proposé par plusieurs prestataires. Les lettres recommandées électroniques bénéficient de la même valeur légale que les recommandés papier (décret n° 2018-347 de la loi pour une République numérique). Les prestataires proposent ce service conforme à la réglementation européenne eIDAS (article 44 du règlement 910/2014). Le dispositif est sécurisé par :

• l’horodatage à chaque étape de la prestation,
• l’authentification de l’expéditeur et du destinataire grâce à des signatures électroniques nominatives ;
• un archivage pendant plusieurs années de l’empreinte numérique du document.

Ce type de lettre peut notamment être utilisé par les avocats, les notaires, les syndics de copropriété, mais aussi les entreprises pour les courriers adressés à leurs salariés, les particuliers, etc.

L’affranchissement en ligne et l’envoi de colis

Le colis postal concerne toute marchandise d’un poids supérieur à 2 kg.

L’affranchissement d’un colis en ligne

Le site colissimo.fr permet de calculer le prix d’envoi et d’opter pour l’affranchissement en ligne avec ou sans la signature du destinataire. Une fois la destination choisie, le poids du colis doit être renseigné par l’expéditeur. Il faudra ensuite renseigner les dimensions et signaler les colis qui n’auraient pas des dimensions standards. Ce point est à retenir si vous passez par un prestataire autre que Colissimo qui ne prendrait pas en charge certaines dimensions.

L’opération est à effectuer sur le site laposte.fr. Il suffit ensuite d’étiqueter le colis avant de l’expédier.

Il est également possible d’utiliser l’affranchissement en ligne avec Chronopost. Le service permet de préparer et d’imprimer le bordereau d’envoi, de payer en ligne et de suivre les étapes de la livraison des colis. Ces opérations peuvent être réalisées à partir de votre espace client Chronopost. Vous pouvez en outre prévoir le suivi de votre expédition par email, opter pour un choix d’affranchissement selon la date de livraison souhaitée ou la souscription d’une assurance.

Il existe par ailleurs de nombreux prestataires qui proposent leurs services de prise en charge de colis avec un affranchissement en ligne. À titre d’exemple, le site mesenvois.fr (Quadient) prend en charge les colis postaux pour toutes destinations et travaille avec des partenaires de renom comme DHL, Fedex, Chronopost, etc. Il est aussi possible de contacter directement les transporteurs qui proposent le règlement en ligne avec en général une offre pour les professionnels.

Citons aussi l’envoi de colis par Mondial Relay qui propose des solutions pour les professionnels de toutes tailles (de l’autoentrepreneur à la grande société de e-commerce). L’offre est établie en fonction du nombre de colis expédiés quotidiennement, leur poids maximum (ce dernier peut être supérieur à 30 kg), leur développé maximum et la destination (France ou Europe).

L’enlèvement et l’expédition des colis

Il est possible de choisir plusieurs options une fois le règlement effectué :

• le dépôt du colis dans un bureau de poste (Colissimo, Chronopost) ;
• le dépôt dans une agence du prestataire (ex. Chronopost) ;
• le dépôt dans un point relais (ex. Mondial Relais) ;
• le retrait au domicile de l’expéditeur (Colissimo, DHL…).

Ainsi, l’affranchissement en ligne du courrier d’entreprise est désormais rendu très accessible, qu’il s’agisse des solutions proposées par la Poste ou, pour les lettres recommandées et les colis, par de nombreux prestataires. Concernant ces derniers, l’entreprise aura tout intérêt à comparer les offres qui leur sont dédiées avant de faire son choix.  Mais ça, c’est exactement comme quand vous vous demandiez comment choisir votre logiciel comptable.