Comment se passe l’affranchissement de mon courrier d’entreprise ?

Malgré l’augmentation exponentielle des messages électroniques, l’envoi de courrier papier d’entreprise n’a pas disparu : e-commerce (envoi de colis notamment), campagnes de publicité ou lettres d’information, lettres recommandées, fiches de paie, documents administratifs, etc. Par rapport aux particuliers, les entreprises disposent de plusieurs services pour adresser leur courrier. Le choix de la meilleure solution représente une économie de temps et d’argent et fait partie de l’automatisation de l’expérience client mise en place au sein de votre entreprise. Voici les principales options qui vous permettent l’affranchissement de votre courrier d’entreprise.

La machine à affranchir : quels utilisateurs pour quels avantages ?

La machine à affranchir permet très rapidement d’affranchir un nombre important de lettres en limitant les manipulations.

Économisez du temps avec la machine à affranchir

Les entreprises qui affranchissent plus de 20 courriers par jour auront un avantage à utiliser la machine à affranchir. Cette dernière est louée, ce qui évite un investissement de départ trop élevé, notamment pour les PME.

Cette machine, installée dans les locaux de l’entreprise, évite le déplacement au guichet postal. L’affranchissement se réalise au sein de l’entreprise qui reçoit une fois par mois une facture avec l’indication des volumes et des tarifs. Cela permet d’économiser du temps dans le calcul du montant à affranchir avec le risque de rupture de stock de timbres.

La machine s’adresse aux entreprises qui expédient les courriers ordinaires et les colis. En outre, l’affranchissement des lettres ordinaires, prioritaires, des colissimos, des courriers recommandés et des écoplis est préprogrammé.

Au moyen de la balance, il est possible d’obtenir pour chaque enveloppe le tarif adéquat. La Poste propose en outre un tarif préférentiel en fonction de la consommation mensuelle.

Les critères déterminant le coût d’une machine à affranchir

Plusieurs éléments entrent en ligne de compte pour déterminer le coût de la machine :

• Sa taille ;
• Les services optionnels ;
• Les accessoires (plieuse, balance) ;
• La volumétrie du courrier à affranchir ;
• Les fournitures comme les étiquettes.

Selon ces critères, le prix de la location mensuelle est compris entre 25 € et plus de 200 € HT. Ces prix peuvent varier en fonction des distributeurs.

D’autres coûts comme la redevance postale et le taux d’affranchissement dégressif (en moyenne 0,06 € par courrier) sont à prendre en compte. Ainsi, cette méthode d’affranchissement est plus avantageuse que le tarif public.

Le fonctionnement d’une machine à affranchir

Il suffit de sélectionner l’option d’affranchissement puis de déposer la lettre ou l’étiquette pour obtenir l’impression de l’empreinte postale. Certaines machines sont équipées d’une balance pour déterminer le tarif à appliquer au gramme près. Une contrainte toutefois : la mise à jour régulière et correcte des tarifs postaux.

Le fonctionnement de la machine est simple grâce à la balance, l’écran tactile puis l’impression instantanée du timbre (« empreinte postale ») en y glissant le courrier. L’empreinte postale est soit imprimée sur l’enveloppe, soit sur une étiquette à coller. De plus en plus souvent, les machines impriment un code-barre (« tag »). De plus, il est possible d’apposer le logo de l’entreprise sur l’enveloppe, ce qui renforce son image de professionnalisme.

Par ailleurs, il est possible de configurer plusieurs comptes utilisateurs (centres de coûts), ce qui représente un atout en comptabilité analytique.

Une machine à affranchir est reliée au système de gestion informatique de la Poste, ce qui lui permet :

• De confectionner le relevé mensuel des dépenses réalisées par la machine ;
• De préparer la facture envoyée au client, ce qui évite à ce dernier de remplir manuellement la fiche de décompte ;
• D’actualiser les tarifs grâce à un simple téléchargement.

La maintenance est comprise dans le contrat de location.

Notons aussi que l’affranchissement n’équivaut pas à une oblitération. Seule cette dernière donnera une date certaine au courrier.

De plus, il est possible de confier l’affranchissement et l’expédition à un prestataire (offre de la Poste Affranchigo Liberté), ce qui permet de gagner encore plus de temps.

Les autres solutions d’affranchissement et de traitement du courrier pour les entreprises

L’affranchissement en ligne

Il s’agit d’un nouveau mode d’affranchissement qui se développe dans les entreprises, mais aussi chez les particuliers. Il est possible en ligne d’opter pour le visuel qui vous convient et la valeur d’affranchissement. Il sera ainsi possible au quotidien de sortir les timbres dont vous avez besoin en évitant la queue au guichet.

Il existe ainsi l’affranchissement Chronopost dédiée aux professionnels pour les colis adressés en France et à l’international. Ce dispositif permet de créer une étiquette en ligne. Vous pouvez ensuite demander le retrait de vos colis par la Poste ou les déposer dans un bureau de poste. La facturation électronique fonctionne également avec le service Colissimo pros.
On vous explique plus en détail sur le fonctionnement de l’affranchissement en ligne avec laposte.

La machine de mise sous pli

Ce procédé peut être intéressant pour les entreprises qui adressent un grand nombre de courriers. Cette solution performante évite à vos équipes opérationnelles une tâche rébarbative. Une machine de mise sous pli peut être couplée à une machine à affranchir, ce qui a pour effet d’automatiser l’essentiel du traitement du courrier. De plus, une machine plieuse-inséreuse s’adapte à tous types de papiers. Certains appareils peuvent être dotés d’un lecteur de code qui permet de placer le courrier nominatif dans l’enveloppe adressée au bon correspondant.

Affranchir des colis

Toutes les machines à affranchir ne gèrent pas l’affranchissement des colis. Seules les MAI (machines à affranchir intelligentes) peuvent prendre en charge les liasses de Colissimos. Les MAI sont en général utilisées en cas de gros volumes de courrier, mais s’adressent aussi aux entreprises qui souhaitent maîtriser l’affranchissement de leurs colis.

De plus, il est possible d’opter pour un service de retrait des plis et colis dans les locaux de l’entreprise. Selon les communes, les plis et colis peuvent être déposés dans votre boîte aux lettres et récupérés par le facteur dans la journée (service Prestigo de la Poste).

Avec Colissimo, vous pouvez expédier des colis jusqu’à 30 kg. Au-delà, il sera nécessaire de faire appel à un transporteur. Pour les colis professionnels urgents, il est aussi possible de recourir à un transporteur express.

Ainsi, il existe plusieurs solutions pour affranchir votre courrier professionnel : la machine à affranchir, l’affranchissement en ligne et les services dédiés aux colis. Avant de faire le choix d’une solution, il convient de se poser les bonnes questions : le nombre d’envois par jour ou par semaine, l’existence de centres de coûts, le budget dont vous disposez, etc. Mais n’oubliez par que dès 2023, l’envoi de vos factures par courrier ne sera plus autorisé.