Support papier ou numérique : Le meilleure choix à prendre

Utilisé comme support historique dans la transmission des informations des entreprises, le papier n’a pas encore disparu des entreprises. Pourtant, le support numérique se développe de plus en plus pour laisser place au “zéro papier”. Ainsi au service de l’écologie, on a vu l’importance du support numérique dans certains domaines : les démarches fiscales (télédéclaration et télépaiement), l’exploitation d’un fichier clients par un logiciel CRM par exemple. Les supports numériques sont en effet plus performants et moins coûteux que les supports papier.

Cette évolution soulève une question essentielle : quel est l’impact environnemental du passage du support papier au numérique ? Pour cela, nous analyserons les avantages de l’un et de l’autre.

Le support numérique présente des avantages intéressants

Une réduction des coûts

Même si le support numérique nécessite un investissement initial (matériel informatique, logiciels…), on y trouve un réel retour sur investissement intéressant.

En effet, l’un des premier avantage dans l’utilisation du « zéro papier» est le gain de place. Dans la mesure où une base de données virtuelle va stocker tous vos documents, il n’est plus nécessaire de consacrer des espaces entiers pour les entreposer. Les risques de pertes liés aux incendies, inondations ou autres dégâts sont ainsi évités grâce à l’utilisation du numérique. Un tel avantage est surtout proportionnel à la taille de l’entreprise et aux volumes de papier manipulés.

L’utilisation de supports papier implique la manipulation de documents, leur impression et leur expédition, autant de coûts qui disparaissent avec les supports numériques. À cet égard, l’administration fiscale indique que le coût d’une facture électronique pour une entreprise est moins élevé (plus de 10 € pour une facture papier).

À cela, il convient de rajouter le coût et le temps humain lors du classement, de la circulation, de la recherche d’un document papier dans les archives. La gestion électronique des documents (GED) permet le stockage, l’archivage et le classement des informations au sein d’un seul logiciel. Ce qui est en lien avec les avantages à la dématérialisation des factures.

Des gains de productivité et de fiabilité

Le traitement de documents papier prend en général plus de temps qu’un document numérique :

• délai d’acheminement du courrier là où un document numérique est transmis instantanément à son destinataire.
• saisie manuelle des informations en comptabilité, ce qui génère en outre des risques d’erreurs ;
• indexation et numérotation manuelles des documents à archiver ;

Le support numérique joue donc un rôle dans la réduction des coûts mais aussi dans la productivité des tâches répétitives.

Le passage au support numérique : Si écologique que ça ?

Le passage du format papier au format numérique semble montrer de nombreux avantages et a un impact sur l’environnement. Pour bénéficier de son utilisation, il faut avoir les moyens de se procurer les supports : ordinateurs, tablettes, téléphones, logiciels… Une forte utilisation consomme de l’énergie et réduit la durée de vie des appareils.

Par ailleurs, le bilan carbone pour fabriquer un ordinateur portable peut aller au-dessus des 1000kg pour les modèles haut de gamme. Sans oublier que 75% des déchets d’équipements électriques et électroniques ne sont pas recyclés (Étude par l’agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie).

Le support papier

Une durée de vie à nuancer

Le support papier permet de conserver n’importe quelles données tant qu’il n’est pas détruit. Un support numérique s’il n’est pas bien protégé peut être plus risqué.

On peut revenir sur un support papier sans avoir un impact sur son empreinte énergétique (chargement des données, téléchargements …)

L’inconvénient du support papier

Les processus de fabrication et d’acheminement du papier consomment beaucoup de ressources (environ 15,3 millions d’arbres sont coupés chaque année). Le tri et le recyclage permettent de limiter cet impact environnemental.

Quelle est la meilleure solution pour réduire son impact environnemental ?

L’émission de GES (gaz à effet de serre) est un bon indicateur pour évaluer l’impact environnemental des deux supports. Cependant il n’existe pas de solution idéale. Une étude par le CNRS (centre national de la recherche scientifique) essaye de donner la meilleure réponse possible. Par exemple, la mémorisation se fait plus facilement sur un support papier tandis que la lecture de plus d’une vingtaine de livres par an est plus écologique sur un support numérique.

La réception des factures clients, fournisseurs ou des documents RH est plus simple sur un support numérique.

Chez Deltic, notre cœur de métier est la dématérialisation des documents. Cela facilite l’accès aux informations. Il est ainsi possible de travailler à distance et sur plusieurs supports (ordinateur, tablette, smartphone).

Les supports numériques entraînent la suppression de la plupart des saisies manuelles. C’est le cas notamment des ERP, progiciels de gestion intégrés (PGI), qui permettent de centraliser automatiquement les informations grâce à un ensemble de modules. Ils permettent également de gagner en fiabilité. Aussi, l’adoption obligatoire de la facturation électronique rendra plus efficace la lutte contre la fraude et prépare la mise en place de la déclaration de TVA préremplie.

La réglementation prévoit désormais qu’une signature électronique a la même validité qu’une signature papier à certaines conditions (article 1366 du Code civil notamment). Rapidité, faible impact sur l’environnement, sécurité… font partie des nombreux atouts de la signatures électronique.

Enfin, grâce à la suppression de tâches chronophages et rébarbatives, vos équipes pourront se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Le débat entre le papier ou le numérique est complexe. Chacun bénéficie de ses propres avantages et inconvénients. Remplacer un support papier par un support numérique doit être intégré dans un projet global digital. Si vous souhaitez réduire vos documents papier et automatiser votre gestion pour être efficace,  n’hésitez pas à nous contacter pour une démonstration personnalisée de notre logiciel.