Support papier ou numérique : Le meilleure choix à prendre

Utilisé comme support historique dans la transmission des informations des entreprises, le papier n’a pas encore disparu des entreprises. Pourtant, au regard des avantages qu’il comporte, le support numérique se développe de plus en plus pour laisser place à un “zéro papier”. Ainsi au service de l’écologie, on a vu l’importance du support papier dans certains domaines : les démarches fiscales (télédéclaration et télépaiement), l’exploitation d’un fichier clients par un logiciel CRM en sont des exemples probants. Il s’avère en effet que les supports numériques sont plus performants et moins coûteux que les supports papier (En france sont recyclés chaque année 5,2 millions de tonnes de papier).

Cette évolution soulève une question essentielle : quel est l’impact environnemental du passage du support papier au numérique ? Pour cela, nous analyserons les avantages de l’un et de l’autre. Et la réponse attendue ne sera pas celle que vous pensez !

Pourtant, le passage du mode papier au mode numérique doit faire l’objet d’une approche rationnelle et certains avantages du numérique doivent être nuancés.

Le support numérique présente quelques avantages intéressants

Une réduction des coûts

Même si le support numérique nécessite un investissement initial (matériel informatique, logiciels…), on peut y trouver un réel retour sur investissement intéressant.

En effet, l’un des premier avantage dans l’utilisation du « zéro papier» est le gain de place. Dans la mesure où une base de données virtuelle va stocker tous vos documents, il n’est plus nécessaire de consacrer des espaces entiers pour les entreposer. Les risques de pertes liés aux incendies, inondations ou autres dégâts sont ainsi évités grâce à l’utilisation du numérique. Un tel avantage est surtout proportionnel à la taille de l’entreprise et aux volumes de papier manipulés.

L’utilisation de supports papier implique la manipulation de documents, leur impression et leur expédition, autant de coûts qui disparaissent avec les supports numériques. À cet égard, l’administration fiscale indique que le coût d’une facture électronique pour une entreprise est moins élevé que celui d’un timbre-poste contre plus de 10 € pour une facture papier.

À cela, il convient de rajouter le coût en personnel lors de la recherche d’un document papier dans les archives là où l’information est quasi instantanée pour un document numérique. En particulier, la gestion électronique des documents (GED) permet le stockage, l’archivage et le classement des informations dans un seul logiciel. Ce qui est en lien avec les avantages à la dématérialisation des factures.

Des gains de productivité et de fiabilité

Le traitement de documents papier prend en général plus de temps qu’un document numérique :

• saisie manuelle des informations en comptabilité, ce qui génère en outre des risques d’erreurs ;
• indexation et numérotation manuelles des documents à archiver ;
• délai d’acheminement du courrier là où un document numérique est transmis instantanément à son destinataire.

Le support numérique joue donc un rôle dans la réduction des coûts mais aussi dans la productivité des tâches répétitives comme dans l’utilisation des factures, ressources RH etc.

Le passage au support numérique : Si écologique que ça ?

Le passage du format papier au format numérique semble montrer de nombreux avantages mais malheureusement il constitue un réel impact sur l’environnement. Pour bénéficier de son utilisation, il faut avoir les moyens de se procurer les supports : ordinateurs, tablettes, téléphones, logiciels… ce qui n’est pas à la portée de tout le monde. Une forte utilisation consomme de l’énergie et réduira ainsi sa durée de vie qui devra être changée quotidiennement. Sans parler de la tendance des nouvelles technologies.

Par ailleurs, le bilan carbone pour fabriquer un ordinateur portable peut aller au-dessus des 1000kg pour les modèles haut de gamme. Sans oublier que 75% des déchets d’équipements électriques et électroniques ne sont pas recyclés (Étude par l’agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie).

Le passage au support numérique : Un retour aux sources à ne pas négliger

Une durée de vie quasi illimitée

Le support papier permet de conserver n’importe quelles données grâce à sa durée de vie quasi illimitée tant qu’il n’est pas détruit. Alors qu’un support numérique n’est pas à l’abri de la vulnérabilité, il peut être soumis à une panne, d’un accident, à un piratage pouvant rendre son utilisation impossible ou très limitée.

Le support papier reste tout de même écologique dans son utilisation, car on peut revenir sur un document papier autant de fois que l’on désire sans avoir un impact sur son empreinte énergétique (chargement des données, téléchargements …)

L’inconvénient du support papier

Les processus de fabrication et d’acheminement du papier consomment beaucoup de ressources (environ 15,3 millions d’arbres sont coupés chaque année). Cet impact est plus mesurable grâce au tri et au recyclage permettant de limiter cet impact environnemental.

Quel est la meilleure solution pour réduire son impact environnemental ?

L’émission de GES (gaz à effet de serre) est un bon indicateur pour évaluer l’impact environnemental des deux supports. Cependant il n’existe pas de solution idéale. Une étude par le CNRS (centre national de la recherche scientifique) essaye de donner la meilleure réponse possible. Par exemple, la mémorisation se fait plus facilement sur un support papier tandis que la lecture de plus d’une vingtaine de livres par an est plus écologique sur un support numérique. Ou encore que la consommation sur une durée courte est plus adapté sur un support numérique. Tout dépend de l’utilisation que vous en faites.

La réception des factures clients, fournisseurs ou des documents RH est plus simple sur un support numérique. Tant que sur le plan écologique mais aussi sur pleins d’autres plans (stockage, sécurité, efficacité).

Chez Deltic, notre cœur de métier est la dématérialisation des documents, qui facilite l’accès aux informations. Il est ainsi possible de travailler à distance et sur plusieurs supports (ordinateur, ordinateur portable, tablette, smartphone) à la seule condition de disposer d’une connexion internet.

Les supports numériques entraînent la suppression de la plupart des saisies informatiques. C’est le cas notamment des ERP, progiciels de gestion intégrés (PGI), qui permettent de centraliser automatiquement les informations grâce à un ensemble de modules. Ils permettent également de gagner en fiabilité. Ainsi, l’adoption obligatoire de la facturation électronique rendra plus efficace la lutte contre la fraude et prépare la mise en place de la déclaration de TVA préremplie.

La réglementation prévoit désormais qu’une signature électronique a la même validité qu’une signature papier à certaines conditions (article 1366 du Code civil notamment). Rapidité, faible impact sur l’environnement, sécurité… font partie des nombreux atouts de la signatures électronique.

Enfin, grâce à la suppression de tâches chronophages et rébarbatives, les agents opérationnels pourront se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Le débat entre le papier ou le numérique est complexe. Chacun à ses propres avantages et inconvénients. Remplacer un support papier par un support numérique doit néanmoins être conçu comme un projet informatique. Tout dépend de l’utilisation que vous en faites et de déterminer la meilleure solution à prendre. Avec Deltic nous sommes spécialisés dans la gestion électronique des documents. Si vous souhaitez réduire vos documents papier et tout automatiser pour être efficace,  n’hésitez pas à nous contacter pour une démonstration personnalisée de notre logiciel.