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Comment utiliser Sage Comptabilité ?

07 octobre 2022 | Comptabilité / Gestion

Par Arnaud Delastre
Associé et chef de projets clients
Comptable qui utilise sage comptabilité

La société Sage est l’un des principaux éditeurs de logiciels comptables et financiers du marché. Disponibles en plusieurs versions, les outils Sage sont reconnus comme des logiciels intuitifs et fiables. Sage permet de tenir la comptabilité d’une entreprise, mais aussi, avec les logiciels dédiés, la paie, la gestion des stocks et de l’inventaire, la gestion commerciale, etc. Ce sont également des outils qui s’interconnectent avec d’autres logiciels comme par exemple avec un outil de dématérialisation des factures.

Découvrons comment utiliser Sage Comptabilité. ⬇️

Qu’est-ce que le logiciel Sage comptabilité ?

Sage est une solution informatique permettant une gestion automatisée des opérations des processus comptables.

Sage propose 4 logiciels :

    • Sage 50 Comptabilité, destiné aux TPE et PME ;
    • Sage Business Cloud, le module de comptabilité à destination des PME ;
    • Sage 100, conçu pour les entreprises de 10 à 199 salariés ;
    • Sage FRP 1000, la solution la plus aboutie en matière comptable et financière.

Les logiciels proposés appartiennent à la gamme des SaaS (Software as a service), c’est-à-dire qu’ils sont hébergés sur le Cloud. Cette solution présente des avantages indéniables. En particulier, les sauvegardes et mises à jour sont assurées par l’éditeur, non par l’utilisateur. Cela représente une garantie de sécurité : un incendie dans vos locaux, des ordinateurs noyés dans une inondation ? Pas de panique ! Vos données sont conservées à l’abri dans le Cloud et vous pourrez les utiliser dès que cela sera possible.

La solution SaaS permet aussi de travailler à distance au moyen d’une simple connexion internet.

Conseil : Vous hésitez entre deux versions de logiciel ? Nous vous conseillons de choisir le logiciel comptable adapté à la taille de votre entreprise ou la version juste au-dessus de vos besoins.

Les principales fonctionnalités de Sage Comptabilité

Sage 50

Concernant Sage 50, le logiciel permet d’effectuer les opérations comptables suivantes :

    • Une saisie guidée des écritures ;
    • La possibilité d’obtenir des informations sur la trésorerie prévisionnelle ;
    • La tenue des balances, du grand livre et des journaux ;
    • La gestion automatisée des opérations de TVA (dont la télédéclaration) ;
    • La production du bilan et du compte de résultat préparatoires ;
    • L’envoi des données à votre expert-comptable pour lui permettre de réaliser ses travaux ;
    • Le transfert automatique des factures fournisseurs en comptabilité.

L’outil permet la traduction en comptabilité des reçus et des transactions bancaires à l’aide de règles de gestion paramétrées par l’utilisateur. Avec Sage 50, il est aussi possible de se connecter aux comptes bancaires de l’entreprise, avec une fonctionnalité de rapprochement des factures à des transactions bancaires.

Vous pouvez aussi créer des devis et les transformer en factures personnalisées (logo de l’entreprise, mentions particulières…). Le paiement peut être réalisé en ligne avec Stripe, PayPal ou GoCardless. De plus, grâce à l’outil, les relances clients sont simplifiées (sélection des clients concernés, modèles de mail de relance…).

Vous souhaiteriez investir dans un logiciel de comptabilité encore plus performant ? Sage vous propose des solutions comptables encore plus complètes.

Sage Business Cloud

Le module Sage Business Cloud Comptabilité permet également de simplifier les traitements comptables, notamment :

  • Le contrôle puis la validation des écritures avant comptabilisation ;
  • L’import et la numérisation des factures d’achat et de vente ;
  • La synchronisation de la comptabilité avec vos données bancaires ;
  • La maîtrise de la trésorerie avec le suivi des encours clients et fournisseurs ;
  • La production de tableaux de bord et d’indicateurs personnalisés.

Sage 100

S’agissant de Sage 100, le logiciel permet l’utilisation d’applications intégrées qui peuvent concerner chaque service de votre entreprise (avec ce logiciel, adieu aux pertes de données entre services !). Il s’agit par exemple de :

  • Sage Automatisation Comptable ;
  • Sage Recouvrement Créances ;
  • Sage BI Reporting ;
  • Trésorerie…

Avec le module Sage 100 Comptabilité, il est possible de tenir les comptabilités générale, analytique et budgétaire d’une entreprise. On pourra également télépayer la TVA. Les autres fonctionnalités sont proches de Sage 50.

Sage FRP 1000

Concernant Sage FRP 1000, il s’agit d’une suite financière qui peut être adaptée aux besoins des entreprises de grande taille. Le logiciel permet notamment :

  • De bénéficier d’outils de pilotage personnalisables. Il existe une bibliothèque de tableaux de bord pour chaque métier de l’entreprise.
  • De disposer d’une vision consolidée des données multisociétés.
  • D’utiliser des outils pour réaliser des prévisions de trésorerie fiables et précises.
  • De suivre l’exécution budgétaire.
  • De suivre les litiges liés au délai moyen de paiement des clients.

Sage FRP 1000 dispose en outre des certifications ISO 27001 et ISAE 3402.

GED Sage : comment lier la dématérialisation à votre logiciel ?

Le logiciel comptable Sage facilite la gestion de votre comptabilité. Et si je vous disais qu’on peut aller encore plus loin ? Couplé avec un outil de GED / dématérialisation, votre logiciel de comptabilité vous offre une multitude de fonctionnalités et vous fait gagner un temps précieux.

sage GED

Vous pouvez connecter votre logiciel GED avec Sage si votre outil de dématérialisation le permet. Ainsi, fini la saisie manuelle de vos écritures d’achat dans votre logiciel comptable. Grâce à l’ensemble des données de vos factures qui se trouve au sein de votre logiciel de dématérialisation , ce dernier peut générer un fichier d’écritures que vous pourrez importer dans Sage en un clic. Mais, ce n’est pas tout ! Cette connexion a bien plus à vous apporter et peut gérer des cas plus complexes comme les ventilations analytiques en %, la gestion des écritures intracommunautaires, la génération de numéro de pièce etc.

En résumé, tout va plus vite, tout est plus fluide, vos données sont échangées, vos logiciels communiquent entre eux. Parfait non ?

Si vous voulez voir par vous même la magie de la connexion Sage et de la GED, c’est par ici ⬇️

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Sage Comptabilité : comment mettre en place les logiciels ?

Le choix d’un logiciel Sage

Compte tenu de la richesse des logiciels Sage Comptabilité, il convient en premier lieu de choisir l’outil qui correspond le mieux à vos besoins. Comme il a été précisé, certains logiciels s’adressent plus particulièrement aux TPE et aux PME tandis que la suite Sage FRP 100 conviendra mieux aux besoins des grandes entreprises..

Vous pouvez choisir d’utiliser tel ou tel module proposé par Sage et choisir de les coupler avec d’autres éditeurs pour certaines fonctions. La dématérialisation des factures peut, par exemple être assurée par un outil comme Deltic (c’est nous !🤗) qui propose des solutions performantes.

À découvrir aussi : Comment utiliser EBP Compta ?

Les conséquences organisationnelles

Au-delà de la taille de l’entreprise, la mise en place de Sage Comptabilité peut aussi avoir des impacts organisationnels. Il peut par exemple être décidé de décentraliser les travaux comptables à faible valeur ajoutée dans les services. Cela permet au service de la comptabilité de renforcer son rôle de pilotage de la performance financière.

Une telle réforme doit donner lieu à une préparation sérieuse :

    • L’entreprise peut en premier lieu réaliser un autodiagnostic de son organisation comptable. Elle pourra par exemple utiliser le modèle SWOT (forces, faiblesses, opportunités, menaces).
    • Une opération de benchmarking auprès d’utilisateurs de la solution Sage sera riche d’enseignements.
    • L’entreprise peut également commanditer un audit organisationnel pour une analyse de son organisation interne. L’objet de l’audit est notamment d’analyser les processus et sous-processus pour mettre en évidence les risques. Les auditeurs formuleront des préconisations qui pourront donner lieu à la conception d’un plan d’action par l’entreprise.

En particulier, si la décentralisation des tâches comptables est décidée, vous devrez assurer la conduite du changement en impliquant les collaborateurs concernés et accroître leur autonomie.

De plus, l’organisation du contrôle interne sera impactée en favorisant en particulier l’autocontrôle. Les nouveaux circuits de validation devront aussi être formalisés.

La formation

Par ailleurs, Sage dispose de trois ressources qui vous seront utiles dans la mise en place du logiciel ou d’un nouveau module :

    • Sage University offre un soutien à la formation par des vidéos ;
    • La Base de connaissance est une bibliothèque d’informations techniques ;
    • Sage City est un forum qui répond à des questions précises.

Vous pourrez également recourir aux services d’un formateur professionnel ou aux publications réalisées sur l’outil (« Sage Compta » ou « Sage Compta : livre de l’élève »).

Ainsi, Sage Comptabilité est une suite de logiciels adaptés à la taille des entreprises et fournit tous les outils utiles à la gestion comptable et financière. Son utilisation doit cependant être préparée, dans le choix des logiciels, mais aussi dans la conduite du changement.

Arnaud Delastre
Par Arnaud DelastreAssocié et chef de projets clients

Associé et chef de projets clients depuis plusieurs années au sein de Deltic, j’accompagne les clients dans leur projet de dématérialisation. De la configuration, à la personnalisation, à l’installation de votre outil GED, au suivi et à l'évolution de votre projet, nous mettons un point d'honneur à vous satisfaire et vous faire vivre la meilleure expérience client. Les logiciels de dématérialisation et de GED n'ont plus aucun secret pour moi.

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