Retour d’expérience Royal Brand Maker

« Aujourd’hui, je ne sais pas si on pourrait refaire sans. Et je pense que ceux qui étaient réticents au début ne souhaitent pas revenir en arrière. »

Le projet : pourquoi se lancer ?

Pourquoi êtes-vous passé à la dématérialisation ?

« Depuis le 1er janvier 2020, nous avons choisi de travailler avec Deltic afin de dématérialiser nos flux. Cette décision ne répondait pas uniquement à un besoin comptable : nous faisions également face à une problématique de gestion électronique documentaire, notamment liée à notre processus d’achats en grand import. Notre objectif était clair : centraliser l’ensemble des données en un point unique, limiter les échanges de papier entre les bureaux, tout en offrant à la direction la possibilité de valider les documents à distance malgré des déplacements fréquents. »

Y avait-il des craintes ou des réfractaires en interne ?

« Je n’avais pas de réticence particulière, car c’est un sujet qui m’intéresse depuis longtemps. J’avais d’ailleurs déjà commencé à organiser le bureau en ce sens, en scannant un maximum de documents. Nous avions une première forme de dématérialisation, mais encore artisanale. C’est un sujet que j’avais déjà exploré dès 2013. Lorsque le projet s’est concrétisé en 2019-2020, j’avais déjà bien étudié la question. La transition s’est faite très naturellement. »

L’enjeu

« Permettre à la direction de valider les documents à distance, malgré des déplacements fréquents. »

Le déploiement : comment ça s’est passé ?

Comment Deltic vous a-t-il accompagné lors de l’intégration ?

« Le projet a démarré fin 2019 et s’est mis en place très rapidement. Nous avons été accompagnés dès le départ, notamment par Antonin. Je lui ai présenté les workflows que j’avais en tête : nous avons échangé, et ils ont ensuite été configurés dans Zeendoc en adéquation avec nos besoins. Les équipes ont participé à la création de l’ensemble des index. L’accompagnement initial et la démonstration réalisée en amont ont été de véritables appuis pour structurer et déployer notre processus efficacement. »

Avez-vous rencontré des difficultés lors de la prise en main ?

« Concernant la prise en main, nous avions des profils très variés à former. Avec le recul, je n’ai pas constaté de freins particuliers. L’outil a été perçu comme simple et intuitif par l’ensemble des utilisateurs. Je n’ai pas observé de réelle réticence ni de résistance au changement, y compris pour des personnes qui n’étaient pas forcément à l’aise avec les outils informatiques. »

Le timing parfait

« Trois mois plus tard, au moment du confinement, nous étions pleinement opérationnels : tous nos documents étaient accessibles à distance. »

Les bénéfices : qu’est-ce qui a changé ?

Quels sont les bénéfices apportés à votre entreprise ?

« Aujourd’hui, nous avons supprimé le papier : l’archivage est automatisé et toutes nos données sont centralisées dans Zeendoc. Grâce à la passerelle comptable, nous pouvons générer des écritures en masse en un clic, ce qui nous fait gagner un temps considérable par rapport à un traitement manuel facture par facture. »

Et pour vos opérations de grand import ?

« Nous disposons d’une vision claire de nos flux, avec le suivi des paiements, des outils de recherche, des rappels et des automatisations qui facilitent le classement au quotidien. Dans le cadre de nos opérations de grand import, où les flux documentaires sont conséquents et le suivi logistique très poussé, cela nous permet de gérer efficacement des centaines d’expéditions chaque année. »

Le bénéfice n°1

« Générer des écritures comptables en masse en un clic un gain de temps considérable face au traitement manuel facture par facture. »

Pourquoi avoir choisi Deltic ?

Pourquoi Deltic a-t-il été vu comme le bon choix ?

« J’ai été sensibilisé au sujet de la dématérialisation via un message qui en présentait les avantages. Cela m’a naturellement amené à contacter Deltic. Après un premier échange, j’ai pu leur présenter notre processus, et une démonstration a été réalisée. J’ai également comparé avec d’autres solutions. Ce qui a fait la différence avec Zeendoc, c’est sa flexibilité : au-delà du simple flux comptable, l’outil permet de couvrir d’autres usages et de construire des workflows entièrement personnalisés. »

Quel a été l’apport de l’équipe Deltic ?

« Alexandre a immédiatement compris nos attentes, ce qui nous a rapidement confortés dans notre choix. Ensuite, j’ai bénéficié d’une certaine autonomie, avec des droits étendus qui m’ont permis d’effectuer moi-même les ajustements nécessaires. Cela a rendu la mise en place beaucoup plus fluide, tout en restant dans une logique de collaboration. »

Le mot de la fin

« C’est une évolution incontournable. Autant s’y engager dès maintenant pour que les équipes soient à l’aise lorsque cela deviendra pleinement obligatoire. »