Retour d’expérience Protection Civile du Nord

« Contrairement aux autres solutions qui étaient plus rigides, en clé en main, c’était vraiment LA solution adaptée à nos besoins. »

Le projet : pourquoi se lancer ?

Quelles étaient vos problématiques avant la démat’ ?

« Tout était papier, il n’y avait aucune dématérialisation dans l’association. Chaque trésorier traitait ses pièces comptables en papier. La récupération ne se faisait qu’une fois par trimestre quand il fallait faire des contrôles : c’était assez complexe et très tardif pour résoudre les problèmes. Lors de l’établissement des comptes annuels, la recherche d’informations était très longue, faisait perdre du temps et générait un coût supplémentaire. »

Qu’est-ce qui vous a donné envie de passer à la dématérialisation ?

« Notre commissaire aux comptes nous a invités à changer notre méthode de comptabilisation. Pour chaque antenne, les trésoriers tenaient leurs comptabilités localement, qui étaient ensuite consolidées une fois par an. La dématérialisation était indispensable pour éviter d’utiliser la voie postale pour récupérer une pièce comptable à chaque fois. »

Quels étaient vos prérequis pour choisir votre logiciel ?

« Trois critères principaux : la compatibilité avec notre logiciel comptable, la facilité d’utilisation, et le coût. »

L’enjeu

« Faciliter et sécuriser la recherche de documents, et réduire l’espace physique de conservation en arrêtant d’imprimer. »

Le déploiement : comment ça s’est passé ?

Y a-t-il eu des craintes face à ce changement ?

« J’étais certain que ça allait bien se passer. Avant cette association, j’ai travaillé un peu plus de 14 ans en cabinet comptable et j’ai mis en place des solutions de dématérialisation pour mes clients plein de fois. C’est plus au niveau des trésoriers que ça a changé leurs habitudes ce sont eux qui l’ont ressenti. Mais ils sont plutôt contents de ne plus tenir la compta pour une grande majorité. »

Combien de personnes utilisent la solution aujourd’hui ?

« Nous sommes deux principaux utilisateurs qui alimentent et déposent les pièces, et concernant les trésoriers, ils sont 14 à avoir un accès puisqu’il y a 14 antennes. Comme ce ne sont pas des comptables de métier, il y a d’abord une période de test. Sans explication ni formation particulières, juste en leur ouvrant les accès, ils arrivent bien à l’utiliser et à rechercher les documents régulièrement. »

Et la facturation électronique obligatoire ?

« Dans le cabinet où je travaillais avant, j’étais référent « facturation électronique ». C’est donc un sujet que je suis depuis 2016. Pour moi, la facturation électronique était impossible à écarter : il fallait que ce soit intégré dans la solution de dématérialisation. »

La simplicité d’usage

« Nos trésoriers ne sont pas comptables de métier — sans explication ni formation particulières, ils arrivent bien à utiliser l’outil. »

Les bénéfices : qu’est-ce qui a changé ?

Quels problèmes la dématérialisation a-t-elle réglés ?

« Les principaux problèmes réglés sont le gain d’espace et le gain de temps. Pour la recherche d’éléments, le gain de temps est considérable. Lorsqu’il y a besoin d’un justificatif et que le document donné par le trésorier n’est pas le bon, je le constate tout de suite et je peux réagir. Le cabinet comptable et le commissaire aux comptes ont notamment constaté un gain en efficacité et en qualité, ainsi que le respect des normes RGPD. »

Y a-t-il des points de vigilance ?

« Il y a un point de vigilance concernant le poids des fichiers transmis dans le logiciel. »

Le bénéfice n°1

« Le cabinet comptable et le commissaire aux comptes ont constaté un vrai gain en efficacité et en qualité. »

Pourquoi avoir choisi Deltic ?

Comment avez-vous connu Deltic ?

« C’est notre revendeur EBP qui nous a conseillé de contacter Deltic. Ce qui m’a intéressé dès le départ, c’est qu’il y a eu un entretien pour identifier le besoin et ensuite une proposition de solution adaptée. Contrairement aux autres solutions qui étaient plus rigides, en clé en main, c’était vraiment LA solution adaptée à nos besoins. »

Pourquoi avoir choisi Deltic pour vous accompagner ?

« La solution sur-mesure était extrêmement intéressante. Le côté entreprise française aussi, pour être sûr que les obligations françaises soient respectées. Et en parallèle, nous recherchions une solution pour héberger les données de santé des victimes que nous prenons en charge pendant plusieurs décennies dans un endroit sécurisé. Quand j’ai vu que Deltic proposait cette solution, je me suis dit que ça permettait de faire un double coup. »

Qu’est-ce que Deltic vous a apporté ?

« L’accompagnement du début à la fin. Et avec les points à 3 mois et 6 mois qui permettent de vérifier que la solution est bien conforme, qu’il n’y a pas de zones d’ombre ou de points à améliorer. C’est très positif parce que d’autres ne le proposent pas. »

Le mot de la fin

« La dématérialisation n’est pas à craindre, c’est une belle avancée. Je n’hésite pas à recommander Deltic quand j’aborde le sujet avec d’autres. »