Retour d’expérience Bâtisseurs d’Avenir

« La démat’ nous a libérés de la charge mentale liée à la circulation des factures entre les différents services et valideurs. C’est beaucoup plus fluide, ça permet de se concentrer sur des tâches à forte valeur. »

Le projet : pourquoi se lancer ?

Quelles étaient vos problématiques avant la démat’ ?

« On avait surtout des attentes, c’est un peu dans l’air du temps ! On était sur du traitement de factures papier avec un volume conséquent, donc beaucoup de temps de gestion. À la base, le but était surtout de gagner en rapidité de traitement, d’avoir un paiement plus rapide des factures et de sécuriser les informations en évitant les factures qui traînent un peu partout. Il y a aussi un volet éco-responsable : ne plus imprimer nos factures et les recevoir par mail. »

Quels étaient vos prérequis pour choisir votre logiciel ?

« L’objectif c’était d’avoir un outil fluide, avec une ergonomie agréable et qui réponde à nos exigences. Notre grosse contrainte, c’est qu’on a une multitude de structures juridiques et une multitude de sites. C’était donc important de pouvoir cloisonner les factures et les sites. On a senti Deltic plus à l’écoute de nos besoins. »

Quels étaient les enjeux du passage à la démat’ ?

« L’enjeu, c’était de réduire le papier, d’avoir plusieurs niveaux de validation et de centraliser tous nos documents pour les retrouver facilement. »

Le besoin clé

« Une multitude de structures juridiques et de sites : on a senti Deltic plus à l’écoute de nos besoins. »

Le déploiement : comment ça s’est passé ?

Quelles ont été les grandes étapes de mise en place ?

« La mise en place s’est faite en deux temps. D’abord, nous avons déployé l’outil sur nos structures de gestion classiques avec l’export des factures via la passerelle vers EBP. Cela nous a permis d’appréhender l’outil. 4 ou 5 mois plus tard, on a lancé l’outil sur tous nos programmes immobiliers : plus spécifique dans la nature des dépenses, le nombre de valideurs… L’idée était d’avoir une reconnaissance des factures et de distinguer les signataires. »

Comment le logiciel s’est-il intégré à votre environnement ?

« La passerelle de transfert des factures vers le logiciel comptable était déjà prévue dans la solution de manière standardisée, donc la mise en place a été plutôt simple. Notre deuxième demande, c’était la création d’une passerelle vers notre outil métier. C’est sur ce développement qu’on a dû beaucoup travailler, mais on a senti un vrai accompagnement, c’est quelque chose qu’on a apprécié. »

Y a-t-il eu des craintes en interne ?

« Comme tout changement, il y en a qui adhèrent et trouvent ça super, et d’autres un peu plus réfractaires. Le premier frein, c’était de passer d’un support papier à un support écran. Aujourd’hui, les craintes se sont dissipées. Nous sommes convaincus du gain de temps depuis qu’on est passés à la démat’, mais aussi du gain d’énergie. »

Le timing parfait

« On est passés à la démat’ juste avant le COVID. Ça a été un vrai soulagement de pouvoir tout gérer à distance, sans repasser au bureau pour récupérer notre caddie de dossiers ! »

Les bénéfices : qu’est-ce qui a changé ?

Combien de personnes utilisent la solution aujourd’hui ?

« Globalement, on est à peu près 120 dans le groupe et j’ai envie de dire qu’on est une centaine à l’utiliser. »

Qu’est-ce que Deltic a réglé comme problématiques ?

« Déjà, la suppression du papier. Et puis la démat’ nous a libérés de la charge mentale liée à la circulation des factures entre les différents services et valideurs. C’est beaucoup plus fluide, ça permet de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée c’était vraiment une de nos exigences. »

Observez-vous des inconvénients ou des améliorations possibles ?

« On est limités à 2 valideurs dans les workflows des factures fournisseurs, un troisième niveau serait appréciable. Sur la partie échange entre utilisateurs, on a la possibilité de mettre des post-it ou des commentaires, mais l’information ne remonte pas forcément aux personnes concernées. »

Le bénéfice n°1

« La démat’ nous a libérés de la charge mentale liée à la circulation des factures. »

Pourquoi avoir choisi Deltic ?

Quels éléments vous ont convaincu que nous étions le bon choix ?

« Déjà l’ergonomie de la solution, la fluidité, et puis le fait qu’elle puisse répondre à nos besoins et exigences. On avait vraiment vu tout de suite l’aspect « base de données » pour centraliser tous nos documents, et c’est ce qui m’a séduit. En plus, à l’époque, Deltic était venu faire la présentation en physique dans nos locaux, c’était le côté agréable. »

Comment se passe le suivi en cas de question ?

« J’ai surtout eu des questions lors du déploiement, et à l’époque j’avais la chance d’avoir Arnaud en direct, ou même Antonin. Après le déploiement, on n’a pas eu de souci majeur. En termes de réactivité, j’ai toujours été pris en charge rapidement. »

Le mot de la fin

« La fonction « saisie » est chronophage et a peu de valeur ajoutée. La démat’ nous soulage pour qu’on puisse se concentrer sur des tâches plus essentielles. »