Retour d’expérience IBS17
Dans la rubrique
- Automatisation des factures fournisseurs avec export comptable vers Sage
- Dématérialisation de la facturation client avec envoi direct depuis Zeendoc
- Recherche de documents simplifiée et gain de temps réinvesti dans l’analyse
« Deltic a un côté humain qui est non négligeable dans l’accompagnement et surtout même dans l’après-installation, être là pour nous tenir la main. »
Chef d’entreprise – IBS17
année de création
systèmes gérés (régulation, chauffage, éclairage, volets)
processus dématérialisés
logiciels interconnectés
IBS17 (Intelligences en Bâtiment Service) est une entreprise spécialisée dans la gestion technique de bâtiments : systèmes de régulation, chauffage, éclairage et volets roulants. Créée fin 2011 par Franck Tricot et son associé, elle accompagne les entreprises du bâtiment dans l’accomplissement de leurs appels d’offres. Face à une activité en croissance et une gestion documentaire encore très papier, IBS17 a fait appel à Deltic pour déployer Zeendoc et automatiser l’ensemble de sa chaîne de facturation fournisseurs et clients.
Comme IBS17, passez à la démat’ !
Une solution sur-mesure 100 % française pour automatiser vos processus documentaires et comptables.
Le projet : pourquoi se lancer ?
Avant Deltic, comment était votre gestion documentaire au quotidien ?
« C’était une gestion assez classique. On recevait encore des factures papier, un petit peu par mail aussi. La gestion papier dans les classeurs, par année, par exercice. Et puis, de la même façon, si on les recevait par mail, on les gérait par exercice et par mois. »
Pourquoi avoir voulu passer à la dématérialisation ?
« Pour un gain de temps, puisque l’activité est en croissance, il fallait que je gagne du temps. »
Le déclic
« L’activité est en croissance, il fallait que je gagne du temps. Et Deltic a un côté humain qui est non négligeable dans l’accompagnement. »
Le déploiement : comment ça s’est passé ?
Comment s’est déroulée la mise en place avec Deltic ?
« Nous étions avec un correspondant Deltic qui a analysé notre fonctionnement de façon à mettre en place tout le paramétrage au niveau du logiciel pour qu’il corresponde vraiment à notre besoin. Il a été très à l’écoute et puis, au fur et à mesure, dans les mois qui ont suivi, on a encore optimisé les choses de façon à ce qu’on arrive à un fonctionnement optimal. »
Comment avez-vous vécu l’accompagnement au quotidien ?
« Ça a été un accompagnement de proximité. On est venu nous voir, on nous a écoutés, on est venu nous former. C’était une formation humaine. »
Quels sont les processus automatisés grâce à Zeendoc ?
« Les factures fournisseurs sont intégrées dans Zeendoc et les frais généraux sont automatiquement envoyés dans notre logiciel de comptabilité Sage. »
« Ensuite, la partie facturation client : les factures sont déposées dans Zeendoc et envoyées directement au client. »
l’accompagnement
« On est venu nous voir, on nous a écoutés, on est venu nous former. C’était une formation humaine. »
Les bénéfices : qu’est-ce qui a changé ?
Quels sont les gains concrets grâce à la GED ?
« Zeendoc nous a permis d’optimiser notre circuit de fonctionnement d’une affaire, de pouvoir stocker les données sur d’autres supports, de pouvoir avoir accès à la recherche de documents beaucoup plus facilement et d’optimiser le circuit entre le fonctionnement de la facturation fournisseur ou client vers la dématérialisation totale pour améliorer notre circuit de fonctionnement. »
« On peut faire un peu plus d’analyse sur l’achat et la vente essentiellement. »
Et au quotidien, comment les équipes vivent-elles le changement ?
« Un côté ludique, une facilité d’emploi, essentiellement pour une recherche de documents, que ce soit client ou fournisseur. On retrouve par l’intermédiaire de filtres facilement le document. »
« Tout ce qui est dans la gestion des documents, tout ce qui est un peu chronophage, c’est un poids qui est enlevé. »
Le bénéfice n°1
« Tout ce qui est un peu chronophage dans la gestion des documents, c’est un poids qui est enlevé. On peut faire un peu plus d’analyse sur l’achat et la vente. »
Pourquoi avoir choisi Deltic ?
Qu’est-ce qui vous a convaincu chez Deltic ?
« Deltic a un côté humain qui est non négligeable dans l’accompagnement et surtout même dans l’après-installation, être là pour nous tenir la main. »
Quel message passeriez-vous aux entreprises qui hésitent encore ?
« C’est de pouvoir travailler autrement, c’est-à-dire pouvoir travailler plus intelligemment, gagner du temps et faire des choses qui sont plus intéressantes pour la gestion de l’entreprise. »
Le mot de la fin
« C’est pouvoir travailler autrement, travailler plus intelligemment, gagner du temps et faire des choses qui sont plus intéressantes pour la gestion de l’entreprise. »
Comme IBS17, passez à la démat’ !
Une solution sur-mesure 100 % française pour automatiser vos processus documentaires et comptables.
Responsable Marketing, j’accompagne Deltic dans la stratégie et la création de contenus sur les différents sujets autour de la dématérialisation en décryptant chaque spécificité. Ma plume est mon moyen d'expression préféré.
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