Retour d’expérience Niortaise des Eaux

« J’ai déployé deux fois Zeendoc dans mon parcours professionnel. Si demain je devais le refaire, ce serait encore Zeendoc et encore Deltic. »

Le projet : pourquoi se lancer ?

Avant Deltic, comment était votre gestion documentaire au quotidien ?

« Notre gestion documentaire au quotidien était laborieuse. On avait énormément de classeurs. Il fallait se référer à la comptabilité pour obtenir des numéros qui donnaient la référence pour aller sur le bon classeur. Il n’y avait que la comptable qui pouvait nous récupérer les documents. On passait énormément de temps à rechercher ce dont on avait besoin. C’était long et fastidieux. »

Quel est votre volume documentaire ?

« Aujourd’hui, en termes de factures fournisseurs, on compte 150 factures par mois, en comptant les achats de marchandises et les frais généraux. »

Pourquoi être passé par Deltic pour la dématérialisation ?

« Je suis arrivée dans l’entreprise il y a deux ans et demi. Quand j’ai vu la gestion documentaire de l’entreprise, ça a été ma première action : mettre en place une GED. Je connaissais déjà Deltic par une précédente expérience professionnelle. J’ai contacté Deltic tout de suite en disant qu’il y avait une urgence : il nous faut une gestion électronique des documents. On a besoin de gagner du temps, de gagner en fluidité et de permettre à n’importe qui dans l’entreprise de retrouver rapidement un document. »

« Dans ma précédente entreprise, j’avais déjà fait une recherche de partenaire et Deltic était ressorti du lot. Naturellement, je me suis redirigée vers eux. Ils ont répondu présent tout de suite commercialement, et en termes de déploiement, je savais que je serais satisfaite puisque j’avais déjà connu le déploiement précédent. »

Le déclic

« Quand j’ai sollicité la comptabilité pour retrouver une facture, j’ai vu la complexité de cette tâche. Il fallait aller dans la comptabilité, rechercher un numéro, puis le classeur qui allait bien. Je me suis rendue compte que cette tâche ne pouvait pas être faite par n’importe qui. Il fallait impérativement avoir l’accès à la comptabilité. Ça n’était plus possible. »

Le déploiement : comment ça s’est passé ?

Comment Deltic vous a accompagné tout au long du projet ?

« Deltic a su être à l’écoute. Ils nous ont longuement écoutés sur notre fonctionnement. Ils nous ont proposé de nouvelles méthodes de travail. L’échange s’est fait naturellement : on leur a dit où on avait des difficultés, et ce que pouvaient faire les autres entreprises aussi, ce qui nous a permis d’adapter nos process. »

« On a eu des premiers rendez-vous d’accompagnement, d’écoute de projet. Ensuite, Deltic nous a proposé de nouveaux processus qu’on a validés ensemble. C’était vraiment quelque chose de commun. Et dès lors qu’ils avaient quelque chose à nous proposer, ils nous l’ont proposé et ensuite mis en production. »

Quels sont les processus automatisés grâce à Zeendoc ?

« Aujourd’hui, nos factures fournisseurs sont intégrées automatiquement dans Zeendoc, soit par scan, par mail, ou via un dépôt dans un dossier. Les écritures comptables sont préremplies et contrôlées par la comptable. Les exports comptables sont générés depuis Zeendoc et transmis dans notre comptabilité Sage. »

« On réalise aussi la validation de nos factures fournisseurs via Zeendoc, dans deux sens. Les achats de frais généraux, c’est moi qui les valide. Les achats de marchandises, c’est la direction. Cette mise en place nous permet de comptabiliser les factures dès qu’elles arrivent, mais aussi de décider quand on les paye. On ne paye nos factures que quand elles sont contrôlées. Avant, on laissait la facture sur le bureau jusqu’à ce qu’elle soit validée et on la comptabilisait ensuite. On pouvait avoir des décalages entre la comptabilité et les fournisseurs. »

« On a aussi un contrôle automatique : nos bons de réception sont validés dans Salesforce, puis transmis automatiquement à Zeendoc. Quand Zeendoc retrouve le même bon de commande entre un bon de réception et la facture, il contrôle les prix et propose une validation automatique si tout est cohérent. Ces factures-là passent en validation automatique, et pour les autres, on fait un contrôle manuel. »

Comment Zeendoc s’est-il intégré à votre environnement logiciel existant ?

« Zeendoc est un outil en mode SaaS, donc accessible de partout, d’un ordinateur ou d’un téléphone. La direction a Zeendoc sur son téléphone. On est interfacé avec Sage par des exports pour les écritures comptables. Mais sur la partie gestion des bons à payer et validation des factures, on est directement connecté sur notre serveur Sage qui vient contrôler dans la base de données. »

l’accompagnement

« J’avais choisi Deltic dans ma précédente entreprise parce qu’ils étaient sur un mode qui ressemblait au nôtre, un mode start-up. Comme ça nous ressemblait, on se comprenait. Ils ont tout de suite compris nos exigences. J’ai d’ailleurs demandé à avoir le même chargé de projet puisque ça s’était très bien passé. »

Les bénéfices : qu’est-ce qui a changé ?

Qu’est-ce que le logiciel de dématérialisation a changé dans votre quotidien ?

« Aujourd’hui, quand quelqu’un me dit « j’ai besoin d’une facture », il n’y a plus de stress. On n’a pas besoin d’attendre la personne qui sait où ça se trouve. On a une simple recherche à faire. »

« Avant, quand on avait un produit qui rentrait en garantie et qu’il fallait envoyer la facture au fournisseur, on cherchait la référence ligne à ligne dans les classeurs. On pouvait y passer une demi-heure. Aujourd’hui, on saisit la référence dans Zeendoc et on a tout de suite la facture. Le collaborateur repart immédiatement avec son document. »

« L’accès aux factures est beaucoup plus simple. Quand on veut un état de l’ensemble de nos factures, on le fait en trois minutes. Quand on a un rendez-vous avec un fournisseur, on sort l’état des factures rapidement. On comptabilise nos factures au fur et à mesure, même si elles ne sont pas payées : on fiabilise notre comptabilité. Et j’ai gagné de la place dans mes archives. »

Le bénéfice n°1

« On a axé le temps gagné sur le recouvrement des factures clients. C’est un point important dans les entreprises : on a besoin de s’assurer que la trésorerie rentre. On a utilisé le temps disponible pour faire plus de recouvrement. »

Pourquoi avoir choisi Deltic ?

« Il y a des superbes équipes derrière qui nous accompagnent. Et puis, Deltic, c’est Deltic : quand on vous appelle, il y a toujours quelqu’un qui nous répond. Vous êtes réactifs. »

« Sur le support, quand on vous appelle, il y a toujours quelqu’un. Vous êtes présents. Si c’était à refaire, je le referais sans hésiter. »

Le mot de la fin

« Si c’était à refaire, je le referais sans hésiter. »