Retour d’expérience FN CUMA

« Le fait de gérer 10 000 sociétés, c’était problématique avec une grande partie de la concurrence. Avec Deltic, nous avons trouvé une solution adaptée à notre fonctionnement unique. »

Le projet : pourquoi se lancer ?

Quelles étaient vos problématiques avant la démat’ ?

« Pour vous donner quelques chiffres, nous éditons 360 000 factures clients par an. Cela représentait beaucoup de papier, de mise sous pli et de distribution manuelle. Notre volonté, c’était vraiment le gain de temps. »

Quels étaient vos prérequis pour choisir votre logiciel ?

« Notre prérequis, c’était la connexion avec notre ERP, Divalto. Sans cette interface, il n’y avait pas vraiment d’intérêt. Et la particularité de notre fonctionnement, c’est le multi-sociétés puisqu’on en gère 10 000 dans une seule et même armoire. Il fallait absolument qu’on puisse catégoriser et hiérarchiser les droits utilisateurs. Il a fallu que Deltic comprenne notre mécanique pour pouvoir mettre en place cette gestion de droits. »

Aviez-vous des craintes face à ce changement ?

« De mon côté non, je connaissais déjà Deltic. Du côté des utilisateurs comptables, certains sont passés à la dématérialisation sans problème, d’autres étaient plus réfractaires. Leurs inquiétudes étaient à deux niveaux : perdre le lien avec les adhérents il a fallu instaurer de nouvelles manières de créer du lien — et la dimension financière : il a fallu défendre notre politique tarifaire et faire comprendre que derrière le coût se cachait un gain de temps considérable. »

Le défi technique

« 10 000 sociétés à gérer dans une seule et même armoire un défi que Deltic a su comprendre et relever. »

Le déploiement : comment ça s’est passé ?

Comment l’outil s’est-il intégré à votre environnement existant ?

« Nous l’avons connecté avec notre ERP Divalto pour l’intégration des factures clients. Nous avons également développé un site de dépôt de documents pour l’intégration des factures d’achats et autres documents comptables ou juridiques. C’est une interface différente de celle de l’outil de démat, mais qui y est liée. On se sert beaucoup des API pour optimiser nos tâches au maximum. »

Quelles ont été les grandes étapes de mise en place ?

« Notre déploiement s’est fait en deux temps. D’abord une utilisation simple avec quelques utilisateurs du centre comptable et le déploiement de la passerelle ERP. Puis dans un second temps, il a fallu réfléchir à la manière de déployer la solution sur toutes les fédérations et toutes les CUMA, avec un système de gestion de droits. Tout récemment, nous avons commencé à travailler sur le volet RH avec la dématérialisation des bulletins de paie. »

Avez-vous rencontré des difficultés lors de l’installation ?

« Non, aucun souci. De notre côté, nous avons formé des « super valideurs » locaux qui forment eux-mêmes les comptables en interne. Nous avons aussi fait quelques tutos vidéos pour faciliter la formation. Globalement, l’utilisation est simple et le process est très automatisé donc il n’y a pas de problème pour la prise en main. »

L’argument tarifaire

« Pas de licences, des utilisateurs illimités : essentiel pour nous, sachant que certains ne se servent de la solution que quelques fois dans l’année. »

Les bénéfices : qu’est-ce qui a changé ?

Combien de personnes utilisent la solution aujourd’hui ?

« Aujourd’hui, il y a 700 comptes utilisateurs avec des profils très différents. Certains ne se servent que de la partie GED pour déposer des documents, d’autres utilisent la solution dans sa globalité. Les utilisateurs sont majoritairement des comptables (internes ou externes), des trésoriers et quelques animateurs. La gestion de droits est mixte et hiérarchisée. »

Quels sont les avantages et les inconvénients de la solution ?

« Les avantages principaux sont le gain de temps et de productivité grâce à la suppression du papier. Il y a bien plus d’intérêt à faire de l’analyse comptable que d’imprimer, mettre sous pli et passer dans la timbreuse. Concernant l’outil, le premier avantage est la simplicité de prise en main. Et d’autre part, c’est le prix : pas de licences, des utilisateurs illimités. »

Et la facturation électronique obligatoire ?

« Oui, évidemment. Notre seule inquiétude, c’est que certaines CUMA ne sont pas encore passées à la dématérialisation. Il ne faudrait pas que tout le monde veuille s’y mettre en même temps. De plus, avec cette obligation, il va falloir récupérer beaucoup d’informations, notamment tous les SIRET de nos 200 000 adhérents agriculteurs ce sont des informations qui devront être saisies en partie à la main, c’est donc beaucoup de préparation. »

Le bénéfice n°1

« Bien plus d’intérêt à faire de l’analyse comptable que d’imprimer, mettre sous pli et passer dans la timbreuse. »

Pourquoi avoir choisi Deltic ?

Comment avez-vous connu Deltic ?

« J’ai connu Deltic de par mon précédent poste. Je savais ce qu’il fallait mettre en place avec notre ERP et la solution était rentable, donc nous n’avons pas vraiment cherché plus loin. J’avais déjà travaillé avec Antonin et ça se passait très bien. Le prix c’est une chose, mais le fait de travailler avec quelqu’un de confiance et de réactif, c’est aussi très important — parfois même plus que le prix ! »

L’équipe Deltic est-elle réactive en cas de problème ?

« Oui, l’équipe est réactive. J’ai l’habitude de traiter avec Antonin mais lorsqu’il n’est pas là, quelqu’un d’autre prend le relai. De ce côté-là, je n’ai vraiment pas de souci, les canaux d’échanges sont clairs et définis. »

Souhaitez-vous aller plus loin dans la dématérialisation ?

« Des manques, non, mais d’autres projets oui : passer encore plus par des API. Nous avons déjà des choses en place mais nous souhaitons améliorer ces connexions, notamment avec notre ERP, pour automatiser encore plus d’actions. »

Le mot de la fin

« C’est le sens de l’histoire, la dématérialisation nous y passerons tous, alors autant le faire dès maintenant ! »