Retour d’expérience Tutiac

« Depuis le déploiement de l’outil, les équipes ont gagné du temps dans la gestion du flux de documents clients. Le constat est le même pour tout le monde. »

Le projet : pourquoi se lancer ?

Quelles étaient vos problématiques avant de passer à la dématérialisation ?

« Notre problématique était le volume de papier que l’on utilisait. Nous avons souhaité réduire les coûts liés aux impressions, à la mise sous pli et aux affranchissements. »

Quelles étaient vos craintes face à ce changement ?

« Nous avons beaucoup de clients agriculteurs qui ne maîtrisent pas bien les outils informatiques. C’était notre principale crainte puisque nous avons opté pour l’envoi des factures par voie électronique. »

Quels étaient vos prérequis pour choisir votre logiciel ?

« Essentiellement le prix pour la dématérialisation des factures clients. Nous avons donc analysé le coût de la solution mais aussi du module éditique pour l’envoi des factures par voie postale. »

Quel était l’enjeu lors de ce changement ?

« Le véritable enjeu était de faire adhérer les salariés à ce nouvel outil. Cela représente un changement dans les habitudes de travail, il pouvait y avoir des réfractaires. »

À retenir

« Dans tous les cas, la dématérialisation va devenir obligatoire alors… autant s’y préparer. »

Le déploiement : comment ça s’est passé ?

Êtes-vous prêts pour la future obligation de facturation électronique ?

« Oui, nous l’avons bien en tête. Nous sommes déjà équipés pour la réception et l’émission des factures par voie électronique, donc nous nous sentons prêts. »

Comment le logiciel s’est-il intégré à votre environnement existant ?

« Nous avons adapté notre ERP Sage X3 pour envoyer les factures vers notre outil de démat’. Nous récupérons également une extraction qui nous permet de sortir des statistiques sur les envois et de vérifier qu’il n’y ait pas d’écart entre la solution de dématérialisation et Sage. »

Avez-vous rencontré des difficultés lors de l’installation ?

« Au départ, nous avions quelques soucis avec des factures qui arrivaient en doublon, ou encore des mails qui ne parvenaient pas chez nos clients. À présent que tout fonctionne bien, nous constatons un réel gain de temps. »

Les bénéfices : qu’est-ce qui a changé ?

Combien de personnes utilisent la solution aujourd’hui ?

« Aujourd’hui, une quarantaine de personnes utilisent la démat’. Parmi les utilisateurs, on compte des commerciaux, le service ADV et également la direction administrative et financière. »

Le bénéfice n°1

« Globalement, le constat a été le même pour tout le monde : depuis le déploiement de l’outil, les équipes ont gagné du temps dans la gestion du flux de documents clients. »

Quels sont les avantages et les inconvénients de la solution ?

« L’avantage notable est le gain de temps ainsi que la suppression du papier dans notre gestion quotidienne. L’inconvénient, c’est que nous n’avons pas d’accusé de réception de nos factures lors de l’envoi par courrier. »

Pourquoi avoir choisi Deltic ?

Comment nous avez-vous connus ?

« Nous avons connu Deltic simplement en effectuant nos recherches sur internet. »

Qu’est-ce qui vous a convaincu ?

« La dématérialisation est le cœur de métier de Deltic. C’est cette spécialisation qui nous a convaincu de notre choix. »

Le SAV

« Nous sommes très satisfaits du SAV de Deltic. L’équipe est rapide et efficace ! »