Retour d’expérience Aquilus Piscines et Spas
Dans la rubrique
- Classement et archivage automatisé de l’ensemble des pièces comptables
- Suivi de trésorerie et analyse de rentabilité des chantiers via la GED
- Solution déployée avec succès sur 3 entreprises d’activités différentes
« Le gain de temps est très important. Ça apporte une vision globale de la situation de l’entreprise. On reprend le contrôle de notre gestion financière. »
Assistante de direction – Aquilus Piscines et Spas Périgny
première installation
entreprises équipées
classeurs (comptable + RH)
passerelle comptable
Aquilus Piscines et Spas Périgny est une concession du groupe Aquilus, basé à Lyon, spécialisée dans la construction de piscines clé en main et la vente de produits bien-être : saunas, spas et hammams. Face à un volume important de pièces comptables (factures d’achat fournisseurs et factures clients), Marie-Ève Guizila, assistante de direction, a fait appel à Deltic pour mettre en place la solution de GED Zeendoc et automatiser son classement documentaire. Convaincue par la qualité de la solution dès 2019, elle a ensuite déployé Zeendoc sur ses deux autres entreprises aux activités très différentes.
Comme Aquilus, passez à la démat’ !
Une solution sur-mesure 100 % française pour automatiser vos processus documentaires et comptables.
Le projet : pourquoi se lancer ?
Avant Deltic, comment était votre gestion documentaire au quotidien ?
« Avant Deltic, ma gestion documentaire, elle était un petit peu archaïque. Je scannais les documents que je renommais manuellement pour essayer de les retrouver. Ce qu’il faut savoir, c’est que dans une entreprise de piscine, il y a énormément de pièces comptables, beaucoup de factures d’achat fournisseur et beaucoup de factures clients. »
Pourquoi avoir fait le choix de Deltic ?
« Déjà dans un premier temps, parce que c’est une entreprise locale, j’avais eu un très bon contact avec le commercial. Ça remonte à 2019 sur ma première installation. Le produit n’a pas énormément évolué depuis parce qu’il était déjà d’une belle qualité quand il me l’a présenté. On l’a tout de suite accroché, ça a fonctionné. »
«J’ai eu de l’accompagnement pour l’installation. À chaque fois que j’ai eu besoin de faire un ticket, ça a fonctionné. Ça m’a plu. Je l’ai transporté sur mes deux autres entreprises. »
Le déclic
« C’est une entreprise locale, j’avais eu un très bon contact avec le commercial. Le produit était déjà d’une belle qualité. Je l’ai transporté sur mes deux autres entreprises. »
Le déploiement : comment ça s’est passé ?
Comment s’est déroulée la mise en place avec Deltic ?
« Quand on m’a présenté le produit, on est vraiment venu essayer de cerner mon besoin. D’abord un classement, un archivage complet avec une recherche de pièces, et ensuite on m’a permis d’évoluer sur le produit en travaillant sur le système d’annotation, le système de tampon, ce genre de choses. »
« J’ai eu trois entreprises vraiment de trois activités très différentes et à chaque fois le produit s’est adapté à notre activité. »
Quels sont les processus qui ont été automatisés grâce à Zeendoc ?
« Tout le classement et l’archivage des pièces est automatisé dans la GED. Ensuite, on est aussi passé sur un classeur ressources humaines qui nous permet de retrouver l’ensemble de nos pièces, les demandes de congé des salariés, toutes leurs fiches de paye. Le moindre document qui leur appartient peut être classé de manière sécurisée et confidentielle dans la GED. »
Comment la GED s’est-elle intégrée à vos logiciels existants ?
« On a un logiciel comptable qui est assez complexe parce qu’il est vraiment adapté au métier de la piscine. La GED est venue en relais de notre logiciel pour pouvoir faire des tableaux de bord, un suivi de trésorerie, regarder tout ce qui est créance client, créance fournisseur. Et en plus, elle fait une passerelle entre notre logiciel et le logiciel du comptable. »
L’adaptabilité
« J’ai eu trois entreprises de trois activités très différentes et à chaque fois le produit s’est adapté à notre activité. »
Les bénéfices : qu’est-ce qui a changé ?
Quels sont les avantages concrets grâce à la GED ?
« Le premier avantage, on va pas se mentir, c’est le gain de temps. Le gain de temps dans le classement, l’archivage, la recherche des pièces, c’est très important pour nous. Quand un client achète un robot, par exemple, il faut rechercher sa facture pour faire sa garantie quand il a un souci. »
« Ensuite, ça m’a fait gagner du temps pour avoir une vision sur mes entrées et mes sorties. Je suis toute ma trésorerie que je vais avoir à payer dans le mois grâce à la GED, tout simplement. Ça, je l’utilise tous les jours. »
« Ça nous permet aussi en fin d’année d’aller à la négociation avec le fournisseur parce qu’on a l’ensemble de nos pièces sur l’année et on peut évaluer le volume d’achat qu’on a fait pour essayer de négocier une remise. Toutes ces petites choses, on ne les avait pas avant la GED. »
« J’ai aussi eu un gain de temps sur la rentabilité de mes chantiers. Quand vous faites une recherche par nom ou par article, la recherche est très intuitive. Je peux rassembler l’ensemble des factures d’un chantier, les exporter en Excel et connaître ma rentabilité sur ce chantier. On nous a permis de faire un travail un peu plus loin dans la gestion financière de l’entreprise. »
Le bénéfice n°1
« Le gain de temps dans le classement, l’archivage, la recherche des pièces. Je suis toute ma trésorerie grâce à la GED. On nous a permis d’aller plus loin dans la gestion financière de l’entreprise. »
Et le sujet de la facturation électronique ?
« Ça a été un choix assez simple. Comme c’est un outil que j’utilise beaucoup au quotidien, je me voyais difficilement prendre un autre outil pour gérer mes pièces dans la réforme de la plateforme de facturation électronique. »
Un message pour les entreprises qui hésitent à passer à la dématérialisation ?
« Le message que je passerais aux entreprises qui ne sont pas équipées d’un logiciel de dématérialisation, c’est d’y aller vite parce que vraiment le gain de temps est très important. Ça apporte une vision globale de la situation de l’entreprise, surtout quand on est une PME et qu’on a un cabinet comptable extérieur : on reprend un peu le contrôle de notre gestion financière. »
Le mot de la fin
« Allez-y vite. Le gain de temps est très important. Ça apporte une vision globale de la situation de l’entreprise. On reprend le contrôle de notre gestion financière. »
Comme Aquilus, passez à la démat’ !
Une solution sur-mesure 100 % française pour automatiser vos processus documentaires et comptables.
Directeur Associé depuis plusieurs années chez Deltic, je pilote la société.
De la première réflexion de votre projet de logiciel GED, à son implémentation, jusqu'à son suivi, nous attachons une grande importance à vous accompagner et vous faire vivre la meilleure expérience client. Les process admin et comptables n'ont plus aucun secret pour moi.
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