Processus d’archivage électronique : le guide pratique (tuto pas à pas)

Processus d’archivage électronique : comment conserver vos documents numériques en toute sécurité, tout en respectant la loi et en gagnant du temps ?

Dans ce guide pratique, vous allez découvrir :

• Un exemple concret d’archivage électronique dans une GED.
• Les 6 étapes clés pour réussir votre projet dans une GED.
• Des conseils concrets pour organiser, sécuriser et retrouver vos archives facilement.

Un contenu clair, pratique et directement applicable pour toute entreprise qui veut simplifier sa gestion documentaire.

Qu’est-ce qu’un processus d’archivage électronique ?

Le processus d’archivage électronique est une méthode pour conserver vos documents numériques de manière fiable, sécurisée et conforme.

Contrairement à un simple stockage sur disque dur ou cloud, il garantit :

• Intégrité : vos documents ne peuvent pas être modifiés.
• Authenticité : leur origine est prouvée.
• Valeur probatoire : ils peuvent être utilisés comme preuve légale.

En résumé : c’est une façon organisée et sécurisée de conserver vos documents importants pour les retrouver facilement et respecter la loi.

Exemple concret d’archivage électronique dans une GED

Avant de détailler les étapes, voici à quoi ressemble une interface de logiciel de gestion électronique de documents (ici, Zeendoc utilisé par Deltic) :

Sur cet écran, on voit comment chaque document (facture, bon de commande, devis) est automatiquement indexé avec des informations clés : société, fournisseur, référence, date, montant… Un simple filtre permet de retrouver n’importe quel document en quelques secondes.

Ce que vous pouvez faire depuis cette interface :

• Rechercher un document par date, fournisseur, montant ou catégorie.
• Visualiser immédiatement une facture ou un bon de commande.
• Contrôler et valider les documents en fonction de votre rôle (DAF, compta, RH…).
• Garantir que chaque document est bien archivé, tracé et sécurisé.

Maintenant que vous avez un aperçu concret de l’outil, voyons étape par étape comment fonctionne le processus d’archivage électronique dans une GED

Le processus GED pour réussir son archivage électronique

Étape 1 : Choisir les bons documents à archiver

Dans une GED, tout ne s’archive pas. L’idée est de sélectionner les flux critiques :

• Factures fournisseurs et clients
• Contrats
• Bulletins de paie
• Courriers et mails importants

Avec une GED, vous pouvez définir la durée de conservation adaptée à chaque type de document (ex. : 10 ans pour une facture).

Étape 2 : Régler la GED pour cadrer le processus

Une GED intègre un module d’archivage électronique qui se paramètre facilement :

• Définir les droits d’accès (DAF, RH, compta).
• Appliquer les règles légales (NF Z42-013, ISO 14641).
• Automatiser les workflows de validation avant archivage.

Étape 3 : Numériser et intégrer automatiquement les documents

Grâce à la GED, l’intégration devient simple et rapide :

• Les documents entrants (scans, mails, factures PDF) sont capturés automatiquement.
• L’OCR lit les infos clés (date, fournisseur, montant) et les associe au bon fichier.
• Les doublons sont détectés et supprimés.

Exemple : une facture reçue par mail est reconnue et classée automatiquement au bon fournisseur.

Étape 4 : Organiser et indexer sans effort

C’est le cœur du processus GED :

• Les documents sont enrichis de métadonnées (date, montant, type, service).
• La GED applique un plan de classement automatique (par service, projet ou type de document).
• La recherche devient instantanée : tapez “contrat Dupont 2022” et le document s’affiche.

Étape 5 : Conserver vos archives dans le temps

La GED garantit que vos archives restent accessibles et valides sur la durée :

• Respect des obligations légales (durée de conservation, RGPD).
• Préservation de la valeur probatoire : les documents gardent leur validité juridique.
• Suivi complet grâce à la traçabilité intégrée : chaque action est enregistrée.

Étape 6 : Retrouver et utiliser vos archives en quelques clics

Une GED n’est pas qu’un outil de stockage, c’est un accélérateur de productivité :

• Recherche rapide par mots-clés ou filtres.
• Accès sécurisé selon le profil de l’utilisateur.
• Restitution fidèle : le document ressort identique à l’original.
• Historique complet : vous savez qui a fait quoi.

L’archivage électronique, une démarche globale de gestion documentaire

Mettre en place un système d’archivage électronique (SAE) ne se limite pas à une question de technique : c’est une démarche globale qui touche à la fois l’organisation, les outils et les métiers de l’entreprise.

Un projet d’archivage numérique doit :

• Répondre aux besoins métiers (comptabilité, RH, direction, achats).
• Respecter les normes internationales et les obligations légales.
• Garantir la pérennité et la valeur probante des documents dématérialisés.
• S’appuyer sur un logiciel de gestion certifié capable de traiter différents formats (papier numérisé, PDF natif, fichiers bureautiques…).

L’objectif est de disposer d’un espace unique pour gérer, conserver, consulter et restituer toutes les données et informations de l’entreprise.

Cette mise en œuvre nécessite une politique claire, des règles de sécurisation (sauvegarde, accès, certification) et parfois un accompagnement par des spécialistes.