Le blog

Durées de conservation des documents RH : Tout savoir

duree-conservation-document-rh

La durée de conservation des documents RH est un élément essentiel pour toute entreprise qui souhaite rester en règle et éviter les mauvaises surprises ! Que ce soit pour les contrats de travail, des bulletins de paie ou encore des dossiers médicaux conservés par l’employeur, chaque document a une durée de conservation définie par la loi. Par exemple, les contrats de travail doivent être gardés pendant 5 ans après leur fin, et les bulletins de paie pendant 5 ans également, tandis que les dossiers médicaux peuvent être conservés jusqu’à 10 ans selon leur nature.

Alors, pourquoi est-il si important de respecter ces délais ? Eh bien, cela permet de protéger votre entreprise en cas de contrôle ou de litige. Vous évitez ainsi des amendes et sanctions potentiellement lourdes si un document crucial manque à l’appel lors d’un contrôle URSSAF, par exemple. Pour être en règle et respecter les durées légales de conservation, il existe des outils comme la GED.

Dans cet article, on vous éclaire sur les durées de conservation obligatoires pour chaque document RH : tableau récapitulatif, explications, astuces et conseils… Alors prêts à tout savoir sur la conservation des documents RH ? 😊

Délai de conservation des documents RH : Tableau récapitulatif

👉 Découvrez ci-dessous un tableau complet qui vous donne la durée légale de conservation de chaque document RH clé, pour une gestion administrative simple et efficace.

Document RHDurée de conservationRéférence légale
Contrats de travail (CDI, CDD, avenants)5 ans après la fin du contratCode du travail, Article L2224-1
Bulletins de paie5 ansCode du travail, Article L3243-4
Registres du personnel5 ans après le départ du salariéCode du travail, Article L1221-13
Déclarations d’accidents du travail5 ans après la clôture du dossierCode du travail, Article R4413-5
Documents liés aux heures supplémentaires5 ansCode du travail, Article D3171-16
Relevés d’heures de travail1 anCode du travail, Article D3171-16
Formations professionnelles5 ans après la fin de la formationCode du travail, Article L6353-8
Dossiers de santé au travail40 ans après la fin de l’expositionCode du travail, Article R4624-12
Documents relatifs aux cotisations sociales3 ansCode de la sécurité sociale, Article L244-3
Données personnelles (registre des traitements, consentements)Jusqu’à la fin du contrat + 5 ansRGPD, Article 5 et 6
Évaluations d’impact (RGPD)Jusqu’à l’arrêt du traitementRGPD, Article 35
Documents relatifs aux élections du CSE3 ansCode du travail, Article L2324-24-1
Autorisations de travail pour étrangers3 ans après la fin du contratCode du travail, Article L8254-2

 

Avec ce tableau, plus besoin de vous poser des questions. Que ce soit pour les contrats de travail, les bulletins de salaire ou les dossiers médicaux, vous avez un aperçu clair des délais à respecter. En restant conforme à ces exigences légales, vous protégez votre entreprise contre des sanctions potentielles et simplifiez l’organisation de vos archives RH. 🎯

Durée de conservation des documents RH : pourquoi est-il essentiel de les respecter ?

Respecter les durées de conservation des fichiers est crucial pour protéger votre entreprise des sanctions et litiges. En cas de contrôle, l’absence de documents peut entraîner des amendes sévères et des complications juridiques.

Les risques et sanctions en cas de non-respect des délais

Ne pas respecter les périodes de conservation peut entraîner des pénalités pour les sociétés, allant d’un simple rappel à des amendes considérables ! Par exemple, en cas de non-conservation des fichiers RH obligatoires, une entreprise peut encourir une amende administrative pouvant atteindre 10 000 euros. Cela concerne notamment les sanctions liées à la non-présentation de documents en cas de contrôle de l’inspection du travail ou de l’URSSAF. Ces amendes varient en fonction de la gravité de l’infraction et de la récidive. ⚠️

Explication des lois encadrant la durée légale de conservation des documents RH

La gestion des dossiers RH est régie par plusieurs règlements, comme le Code du travail et le Code civil, qui déterminent la durée de conservation pour chaque type de document. Par exemple, les bulletins de salaires doivent être conservés pendant 5 ans par l’employeur pour justifier des rémunérations en cas de contrôle ou de litige. De la même manière, le contrat de travail doit être conservé pendant 5 ans après la fin de contrat. En revanche, les fichiers de santé doivent être conservés jusqu’à 10 ans, selon la nature des données qu’ils contiennent. 👀

Ces lois sont mises en place pour protéger au sein des entreprises à la fois les employeurs et les salariés, et garantissent l’accès aux informations en cas de besoin. 📂

Le rôle du RGPD dans la conservation des documents RH

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) stipule que les sociétés ne doivent pas conserver les données personnelles plus longtemps que nécessaire. Cela signifie qu’à l’issue de la période légale de rétention, les fichiers contenant des données sensibles doivent être soit effacés, soit anonymisés. Le RGPD veille à ce que la confidentialité des collaborateurs soit protégée, tout en régulant la manière dont ces données sont archivées et gérées. 😊

Comment simplifier la conservation des documents RH ?

Gérer les fichiers RH peut rapidement devenir un casse-tête 🤯, surtout lorsqu’il s’agit de respecter des périodes légales différentes selon chaque type de dossier. Mais ne vous inquiétez pas, nous avons une solution pour vous ! Les outils de gestion numérique des fichiers vont devenir vos meilleurs alliés ! 💡

Conseils pour organiser efficacement les archives RH numérique

Si vous êtes passé à la gestion numérique, voici quelques astuces pour rendre l’organisation de vos archives RH fluide et simple ! 🖥️

  • Adoptez un système de GED (Gestion Électronique des Documents) : Cet outil vous permet de numériser, trier et stocker vos fichiers RH dans un espace centralisé et sécurisé. Non seulement vous optimisez l’organisation de vos documents, mais vous garantissez également leur conformité légale. 📁
  • Automatisez les rappels de délais : Grâce à la GED, vous pouvez programmer des alertes automatiques pour vous rappeler des échéances légales de conservation des documents. Ainsi, vous n’oubliez aucune date importante et vous respectez les délais sans effort supplémentaire. ⏰
  • Optimisez l’accès aux documents : Organisez vos fichiers par mots-clés, date, ou type de document. Cela permet à vous et à votre équipe d’accéder aux documents en quelques clics seulement, sans perdre de temps à chercher dans des dossiers 🖱️
  • Améliorez la sécurité et la conformité : La GED garantit une sécurité maximale des données sensibles et s’assure que vos pratiques sont conformes au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). 🔒 Cela signifie que les informations personnelles de vos collaborateurs sont protégées à chaque étape de leur cycle de vie.

Avec un système de GED, vous réduisez considérablement le risque d’erreurs, de non-conformité ou de perte d’informations, tout en optimisant la gestion de vos archives RH pour plus de sérénité et d’efficacité. Magique non?🌟

LE GUIDE COMPLET !

Recevez GRATUITEMENT ce guide pour savoir combien de temps garder vos documents d’entreprise!

Durée de conservation de documents

Télécharger

Conseils pour organiser efficacement les archives RH papier

Si vous gérez encore avec des archives papier : 📜

  • Structurez votre archivage : Utilisez des boîtes et des classeurs étiquetés avec soin, organisés par année, type de fichier ou nom de collaborateur.
  • Gardez à portée de main les dossiers les plus utilisés : Priorisez l’accessibilité en plaçant les documents les plus récents ou fréquemment consultés à proximité.
  • Pensez à la sécurité : Assurez-vous que vos archives sont dans un endroit sécurisé, avec des accès restreints aux seules personnes autorisées.

Quelle que soit votre méthode, avec ces conseils, vous aurez une gestion des archives RH fluide, conforme et sans stress ! 😎

Cas concrets en cas de litige ou contrôle : la conservation des documents RH

On ne le répétera jamais assez mais bien archiver vos documents RH peut vraiment vous sauver la mise quand vous vous y attendez le moins ! 🎯 Voici deux exemples concrets :

  • Contrôle URSSAF sans stress :
    Une entreprise a subi un contrôle surprise de l’URSSAF. Heureusement, tous les bulletins de paie et contrats de travail conservés par l’employeur étaient stockés de manière numérique, dans un espace sécurisé. Résultat : contrôle validé, zéro souci, et surtout, aucune amende ! 🎉
  • Accusation de non-paiement d’heures supplémentaires :
    Un de vos anciens employés vous demande des heures supplémentaires qu’il estime non payées, même après 5 ans. Si vous avez soigneusement conservé ses bulletins de salaire et son contrat de travail, vous pouvez facilement prouver que tout a été rémunéré correctement, conformément aux termes de son contrat. Plus de tracas pour les employeurs, le problème résolu ! 😉

En bref, grâce à une bonne gestion documentaire, vous épargnez à votre entreprise bien des tracas, que ce soit lors de contrôles ou pour éviter d’éventuels litiges. Et avouons le, ça fait un bien fou de ne plus avoir à s’inquiéter ! Moins de stress, plus de sérénité. 😊

En résumé, respecter la durée de conservation des documents ressources humaines est essentiel pour garantir la conformité de votre entreprise aux exigences légales. Grâce à des outils comme la gestion électronique des documents (GED), vous pouvez non seulement simplifier la gestion de ces documents, mais aussi vous assurer que toutes les informations sensibles sont bien protégées et accessibles en cas de besoin, que ce soit lors de contrôles ou de litiges. En adoptant les bonnes pratiques et en vous appuyant sur des solutions adaptées, vous assurez une gestion fluide et sereine de la durée de conservation des documents RH, tout en réduisant les risques de sanctions. 😊

Mathieu Dumasdelage
Par Mathieu DumasdelageCEO

Fondateur de Deltic en 2013, mon objectif est de développer une entreprise différente où la confiance salarié, la satisfaction client, la rentabilité et la redistribution sont les pilliers.
Deltic c'est un modèle d'entreprise qui lutte contre la perte de temps de ses salariés et de ses clients. Fini les tâches répétitives à faible valeur ajoutée dans la gestion des processus et des documents. Deltic permet de faire gagner un temps précieux aux DAF, RAF, CFO, comptables, des sociétés grâce à la dématérialisation et à la gestion électronique documentaire. Notre mantra ? La quête de sens et de temps.

SES AUTRES ARTICLES

Tout voir

Soyez plus efficace que jamais

 

Confiez-nous votre projet GED et optimisez vos ressources dès maintenant.

 

Réserver une démo

Ces articles peuvent également vous intéresser

duree-conservation-documents
Comptabilité / Gestion

Durée de conservation des documents en entreprise : Le guide complet

Découvrez notre tableau complet des délais de conservation des documents pour protéger votre entreprise et simplifier l'archivage ! Conseils pratiques inclus.

En savoir plus
Responsable gestion documentaire
Dématérialisation / GED

Comment organiser la gestion documentaire ? 

Un volume important de documents ou un...

En savoir plus
Archivage valeur probante
Dématérialisation / GED

L’archivage à valeur probante et la GED : comment ça fonctionne ?

Avec la digitalisation des processus, la notion d’archivage a en effet été revisitée, grâce notamment à une nouvelle réglementation. On parle d’archivage à valeur probante ! Il doit assurer la bonne conservation et l’intégrité des documents et données électroniques tout au long de leur cycle de vie.🤗

En savoir plus
Revenir en haut

© 2021 - Fait avec à La Rochelle Mentions légales - Données personnelles et cookies

Veuillez remplir tous les champs obligatoires.
L'email est invalide.
Deltic