Comment organiser la gestion documentaire ? 

Un volume important de documents ou un système de classification lacunaire est une problématique que rencontrent de nombreuses entreprises. En effet, la montée en puissance du numérique a multiplié les canaux de communication, ce qui a bouleversé la façon de classer et d’archiver les documents. Pour ne pas perdre de temps et créer des dysfonctionnements dans l’entreprise, il est devenu primordial d’organiser une gestion documentaire performante. Il existe des solutions comme l’utilisation d’un logiciel de GED.

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Les limites des méthodes traditionnelles

Ces méthodes concernent le stockage des documents papier dans des dossiers matérialisés. Il s’agit aussi des documents de nature numérique comme les emails conservés sur une messagerie, un disque dur, des clés USB ou un serveur sans l’organisation précise d’une arborescence.

La recherche d’un document peut être beaucoup plus coûteuse que sa production. S’il n’existe pas de règles établies, on obtient rapidement une situation chaotique.

Dans ce type d’organisation, il existe un défaut de centralisation et d’uniformisation. Le plus souvent, des copies en doublon circulent ce qui rend difficile l’identification de la bonne version. De plus, cela pose la question de la traçabilité des documents.

Les impacts négatifs d’une gestion documentaire défaillante

Dans une telle situation, l’entreprise pâtit d’un défaut de conformité. En effet, les entreprises sont tenues à des obligations légales, sur les plans comptable (notamment la mise en place d’une piste d’audit fiable) et juridique (conservation des contrats, des fiches de paie, etc.). De plus, un sinistre matériel peut avoir des conséquences désastreuses pour l’entreprise.

Une mauvaise gestion documentaire entraîne aussi une perte de productivité et des coûts supplémentaires : photocopies, zone de stockage des documents papier, temps de recherche des documents égarés…

Cela rend l’organisation peu réactive, ce qui peut avoir des conséquences néfastes sur ses relations avec sa clientèle et ses fournisseurs.

Organiser la gestion documentaire de l’entreprise grâce à la GED (gestion électronique des documents)

Un logiciel de gestion documentaire peut être bénéfique à tous types de métiers (comptabilité, marketing, ressources humaines…).

Le fonctionnement d’un logiciel de GED : rationaliser le processus documentaire

Les outils de GED comprennent des solutions comme un système de gestion documentaire (SGD) ou DMS en anglais.

Intégrer une solution GED permet de rationaliser le cycle de vie d’un document et son traitement à travers différentes étapes. À cet égard, les capacités d’un SGD sont les suivantes :

• Saisie du contenu des images numérisées à partir d’un document papier.
• Indexation des images numériques des documents à l’aide de valeurs clés. Il s’agira de décrire le contenu et la forme du document comme son type (PDF, courriel, image, vidéo…), son auteur, sa date, son sujet, ses mots clés, etc.
• Prise en charge des caractères imprimés à la main et des marques visuelles au moyen de la reconnaissance optique de caractères (OCR), ce qui automatise le processus d’indexation.
• Possibilité de connexion du CMS avec les autres outils informatiques de l’entreprise comme l’ERP ou le CRM.
• Stockage des documents en toute sécurité avec la possibilité de paramétrer sa durée en fonction de la réglementation en vigueur. L’archivage est en général assuré par un autre outil : le système d’archivage électronique ou SAE.

Les avantages pour une entreprise d’une bonne gestion documentaire

Le premier avantage d’un système efficace est la possibilité pour les collaborateurs de partager les documents avec leurs collègues de manière fluide à partir d’un emplacement unique et centralisé.

Un autre effet de la GED est l’optimisation des flux de travail. Grâce au workflow, il est possible d’automatiser la circulation des documents au sein de l’entreprise. Cela assure leur transmission à tous les départements concernés de l’organisation. L’outil évite ainsi la perte de documents et le risque d’erreurs de saisie avec des effets bénéfiques sur les délais de paiement notamment.

En outre, une bonne gestion documentaire supprime de nombreuses tâches chronophages. Cela permet aux collaborateurs de se consacrer à des travaux plus valorisants et à plus forte valeur ajoutée.  Les coûts pour l’entreprise sont également réduits.

De plus, un logiciel de GED permet à l’entreprise de respecter la réglementation comme la norme ISO 9001 et la protection des données personnelles (RGPD).

La conduite d’un projet de gestion documentaire : étapes et points de vigilance

La gestion documentaire, un enjeu stratégique

Mettre en place un nouveau dispositif de gestion documentaire doit se concevoir comme un véritable projet informatique. Cela requiert la création d’une équipe projet, mais aussi l’association des collaborateurs. Il s’agit en effet de revoir les anciennes méthodes de travail, ce qui nécessite un accompagnement du changement : ateliers de travail, formations, formalisation des processus, etc.

Au préalable, il convient de connaître précisément les besoins, les documents et les chaînes de travail impactés. À ce titre, faire un audit documentaire est le meilleur moyen de cartographier l’environnement et d’analyser les pratiques existantes. La rédaction du cahier des charges en sera la suite logique.

Le volet sécurité est également une dimension importante du projet. Cela implique notamment :

• une gestion des accès rigoureuse et pertinente ;
• une réflexion sur le stockage et la sauvegarde des données en arbitrant entre un dispositif cloud SaaS (Software as a Service) et On-Premise (serveurs de l’entreprise) ;
• la définition d’une méthode de récupération des documents électroniques.

Définir une méthode pour structurer sa GED

Cette problématique est celle du plan de classement des documents dans des catégories et selon une organisation cohérente. Les besoins des utilisateurs doivent ainsi être pris en compte pour que la navigation soit intuitive. À défaut, l’entreprise prend le risque d’une mauvaise appropriation de l’outil par les équipes.

Il existe essentiellement trois approches pour structurer sa GED :

• Par dossiers et sous-dossiers selon une arborescence précise.
• Par métadonnées avec une fiche d’indexation décrivant le type de document. Celui-ci sera retrouvé facilement via un moteur de recherche.
• Par une méthode hybride associant les deux précédentes approches.

Une fois la méthode choisie, il faudra s’assurer dans la durée de la cohérence du plan de classement en cas de changement de process au sein de l’entreprise.

Ainsi, organiser la gestion documentaire est un objectif majeur pour une entreprise. Sa complexité rend toutefois nécessaire un accompagnement par des experts. Si vous souhaitez en savoir plus, contactez-nous !