Comment organiser la gestion documentaire ?

Pourquoi bien organiser ses documents est essentiel ?

💼 Perte de temps, erreurs, doublons : les risques d’une mauvaise gestion documentaire

Un mauvais système de classement des documents peut entraîner de nombreuses dérives : perte de temps à retrouver les bons fichiers, erreurs de version, accès non maîtrisé, doublons… Ces problèmes nuisent à la productivité, à la qualité des processus métier, et à l’organisation globale des services.

🔐 Impact sur la productivité, la conformité et la sécurité des documents

Un classement documentaire non structuré met en péril la conformité aux réglementations (RGPD, fiscalité, droit du travail). Sans une méthode de classement claire, impossible de garantir la traçabilité, la protection des données personnelles ou la durée légale de conservation des documents. Un plan de classement bien défini contribue à sécuriser l’accès aux documents et à leur valeur juridique, notamment en cas de contrôle.

📊 Chiffres clés sur le temps perdu à chercher un document

Selon plusieurs études (IDC, BVA), un salarié passe en moyenne 7 à 10 heures par semaine à chercher un dossier. Cela représente jusqu’à 20 % de son temps de travail. Un classement numérique structuré peut représenter un gain de temps considérable et réduire les coûts liés à une mauvaise gestion administrative.

Organiser la gestion documentaire de l’entreprise grâce à la GED (gestion électronique des documents)

Un logiciel de gestion documentaire peut être bénéfique à tous types de métiers (comptabilité, marketing, ressources humaines…).

Le fonctionnement d’un logiciel de GED : rationaliser le processus documentaire

Les outils de GED comprennent des solutions comme un système de gestion documentaire (SGD) ou DMS en anglais.

Intégrer une solution GED permet de rationaliser le cycle de vie d’un document et son traitement à travers différentes étapes. À cet égard, les capacités d’un SGD sont les suivantes :

• Saisie du contenu des images numérisées à partir d’un document papier.
• Indexation des images numériques des documents à l’aide de valeurs clés. Il s’agira de décrire le contenu et la forme du document comme son type (PDF, courriel, image, vidéo…), son auteur, sa date, son sujet, ses mots clés, etc.
• Prise en charge des caractères imprimés à la main et des marques visuelles au moyen de la reconnaissance optique de caractères (OCR), ce qui automatise le processus d’indexation.
• Possibilité de connexion du CMS avec les autres outils informatiques de l’entreprise comme l’ERP ou le CRM.
• Stockage des documents en toute sécurité avec la possibilité de paramétrer sa durée en fonction de la réglementation en vigueur. L’archivage est en général assuré par un autre outil : le système d’archivage électronique ou SAE.

Les avantages pour une entreprise d’une bonne gestion documentaire

Le premier avantage d’un système efficace est la possibilité pour les collaborateurs de partager les documents avec leurs collègues de manière fluide à partir d’un emplacement unique et centralisé.

Un autre effet de la GED est l’optimisation des flux de travail. Grâce au workflow, il est possible d’automatiser la circulation des documents au sein de l’entreprise. Cela assure leur transmission à tous les départements concernés de l’organisation. L’outil évite ainsi la perte de documents et le risque d’erreurs de saisie avec des effets bénéfiques sur les délais de paiement notamment.

En outre, une bonne gestion documentaire supprime de nombreuses tâches chronophages. Cela permet aux collaborateurs de se consacrer à des travaux plus valorisants et à plus forte valeur ajoutée.  Les coûts pour l’entreprise sont également réduits.

De plus, un logiciel de GED permet à l’entreprise de respecter la réglementation comme la norme ISO 9001 et la protection des données personnelles (RGPD).

La conduite d’un projet de gestion documentaire : étapes et points de vigilance

La gestion documentaire, un enjeu stratégique

Mettre en place un nouveau dispositif de gestion documentaire doit se concevoir comme un véritable projet informatique. Cela requiert la création d’une équipe projet, mais aussi l’association des collaborateurs. Il s’agit en effet de revoir les anciennes méthodes de travail, ce qui nécessite un accompagnement du changement : ateliers de travail, formations, formalisation des processus, etc.

Au préalable, il convient de connaître précisément les besoins, les documents et les chaînes de travail impactés. À ce titre, faire un audit documentaire est le meilleur moyen de cartographier l’environnement et d’analyser les pratiques existantes. La rédaction du cahier des charges en sera la suite logique.

Le volet sécurité est également une dimension importante du projet. Cela implique notamment :

• une gestion des accès rigoureuse et pertinente ;
• une réflexion sur le stockage et la sauvegarde des données en arbitrant entre un dispositif cloud SaaS (Software as a Service) et On-Premise (serveurs de l’entreprise) ;
• la définition d’une méthode de récupération des documents électroniques.

Définir une méthode pour structurer sa GED

Cette problématique est celle du plan de classement des documents dans des catégories et selon une organisation cohérente. Les besoins des utilisateurs doivent ainsi être pris en compte pour que la navigation soit intuitive. À défaut, l’entreprise prend le risque d’une mauvaise appropriation de l’outil par les équipes.

Il existe essentiellement trois approches pour structurer sa GED :

• Par dossiers et sous-dossiers selon une arborescence précise.
• Par métadonnées avec une fiche d’indexation décrivant le type de document. Celui-ci sera retrouvé facilement via un moteur de recherche.
• Par une méthode hybride associant les deux précédentes approches.

Une fois la méthode choisie, il faudra s’assurer dans la durée de la cohérence du plan de classement en cas de changement de process au sein de l’entreprise.

Ainsi, organiser la gestion documentaire est un objectif majeur pour une entreprise. Sa complexité rend toutefois nécessaire un accompagnement par des experts. Si vous souhaitez en savoir plus, contactez-nous !