GED vs SharePoint : Peut-il remplacer une GED pour la gestion documentaire?

La gestion documentaire repose sur trois piliers : recherche, automatisation et archivage. SharePoint facilite le stockage et la collaboration , mais un logiciel GED dédiée répond à des besoins plus avancés :

✅ Recherche rapide → Indexation avancée pour un accès structuré.
✅ Automatisation fluide → Validation et traitements optimisés.
✅ Archivage sécurisé → Conformité aux réglementations.

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Sharepoint en tant que GED : fonctionnalités, avantages et limites

SharePoint est un outil puissant pour stocker, organiser et partager des documents. Bien qu’il ne soit pas une GED à proprement parler, il permet de structurer l’information et de collaborer efficacement. Voici ses principales fonctionnalités et leurs limites dans un usage GED.

Fonctionnalités ⚙️	Explications 📖
📁 Stockage et organisation	Créer des bibliothèques de documents organisées pour chaque équipe.
🔎 Recherche avancée	Créer basée sur des tags, sans OCR pour une recherche dans des documents scannés.
🤝 Collaboration et partage	Intégrer avec Microsoft Teams et OneDrive pour une collaboration en temps réel sur votre application.
🔐 Gestion des accès et permissions	Contrôler les autorisations par utilisateur, groupe ou rôle.
⚙️ Automatisation des processus	Utiliser Power Automate pour automatiser certaines tâches comme l’approbation de documents.
📜 Suivi des modifications	Suivi de l’historique des versions des documents sur le site.
🔒 Sécurité renforcée	Définir des niveaux d’accès détaillés pour sécuriser les informations sensibles dans votre service.

SharePoint – GED : Avantages

Avantage ✅	Description 📖
✅ Centralisation des documents	Vous centralisez tous vos fichiers dans un référentiel unique, simplifiant l’accès et l’organisation des documents.
✅ Collaboration optimisée	Vous optimisez la collaboration avec Teams et OneDrive pour la coédition de documents en temps réel.
✅ Automatisation des flux de travail	Vous automatisez les tâches répétitives avec Power Automate, réduisant ainsi les erreurs et les délais.
✅ Accessibilité partout	Vous accédez à vos documents depuis tous les appareils connectés, facilitant le travail à distance.

SharePoint – GED : Limites

Contraintes ❌	Conséquences ⚠️
❌ Absence d’indexation OCR avancée	Vous ne pouvez pas rechercher du texte dans des documents scannés, ce qui ralentit l’accès à l’information.
❌ Workflows limités	Les workflows sont basiques et souvent difficiles à utiliser, avec des problèmes de fonctionnement qui compliquent l’organisation des processus métiers complexes.
❌ Archivage non certifié	Il n’y a pas de certification NF Z42-013 pour l’archivage légal.
❌ Sécurité et gestion des accès limitées	Le suivi des droits d’entrée et la traçabilité des actions réalisées sur les fichiers sont insuffisants, ce qui peut augmenter les risques de fuites de données.

Pourquoi ne pas utiliser SharePoint comme GED ?

SharePoint facilite la gestion collaborative mais montre ses limites pour une GED avancée. Son manque de conformité, de sécurité renforcée et de fonctionnalités automatisées peut poser des défis aux entreprises ayant des exigences strictes en gestion documentaire.

SharePoint – GED : Comment l’optimiser pour une gestion efficace ?

Étape 🔢	Objectif 🎯	Actions clés ⚡
1️⃣ Optimisation des flux de travail	Réduire le temps de traitement des documents et gagner en efficacité.	– Utiliser Power Automate pour simplifier les workflows. – Créer des automatisations pour les validations, rappels et suivis.
2️⃣ Amélioration de l’organisation	Structurer les informations de manière claire pour faciliter l’accès et la gestion.	– Ajouter des tags pour chaque type de document. – Organiser les bibliothèques en fonction des besoins métiers (juridique, financier, RH).
3️⃣ Configuration des permissions avancées	Garantir la sécurité des documents et gérer les accès à différents niveaux.	– Configurer des niveaux d’accès détaillés pour les collaborateurs. – Appliquer des politiques de gestion des droits d’information (IRM).
4️⃣ Amélioration continue via la formation	Assurer que les équipes restent à jour avec les meilleures pratiques et fonctionnalités.	– Former continuellement les équipes. – Créer des sessions d’accompagnement régulier pour l’utilisation avancée des outils Microsoft 365 et SharePoint.
5️⃣ Intégration avec d’autres outils	Faciliter l’organisation de données en combinant SharePoint avec d’autres solutions métier.	– Intégrer SharePoint avec des outils comme Power Apps ou Power BI. – Utiliser des connecteurs natifs pour intégrer des ERP et CRM aux bibliothèques SharePoint.

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🚀SharePoint vs GED : Quelle solution choisir pour votre entreprise ?

🔎 Vous utilisez SharePoint pour gérer vos documents, mais est-ce suffisant ?

❌ Manque d’automatisation ?
❌ Difficulté à retrouver vos fichiers ?
❌ Archivage non conforme aux réglementations ?

➡ Si ces problèmes vous concernent, une GED dédiée comme Zeendoc ou DocuWare est la solution !

👉 Découvrez dans ce comparatif les limites de SharePoint et les avantages d’une véritable GED pour optimiser la gestion de vos documents.

Pourquoi choisir une GED dédiée plutôt que SharePoint ?

Si SharePoint facilite le stockage et le partage, il n’a pas été conçu pour répondre aux besoins avancés en matière d’organisation, d’automatisation et de conformité.

Avec une GED spécialisée, vous bénéficiez de :

✅ Un moteur de recherche avancé (OCR + IA) pour retrouver vos fichiers instantanément
✅ Des workflows automatisés pour simplifier validation et approbation
✅ Un archivage certifié (NF Z42-013, ISO 9001, RGPD) pour une conformité totale
✅ Une sécurité renforcée avec un contrôle précis des accès

👉 Zeendoc et DocuWare sont des alternatives éprouvées qui garantissent une gestion documentaire plus fluide, plus sécurisée et mieux automatisée.

Comparatif : SharePoint vs une GED spécialisée

Fonctionnalité	SharePoint ❌	GED dédiée ✅
📁 Stockage et organisation	Bibliothèques basiques	Référentiels métier et arborescence dynamique
🔎 Recherche et indexation	❌ Recherche manuelle avec tags, pas d’OCR avancé	✅ OCR et IA pour analyse et recherche plein texte
🤝 Collaboration et partage	✅ Intégration avec Teams et OneDrive	✅ Gestion avancée des versions, workflows et signature électronique
🔐 Sécurisation des accès	❌ Gestion des droits limitée et peu granulaire	✅ Contrôle avancé des accès et traçabilité des actions
⚙️ Automatisation des processus	❌ Workflows limités et peu personnalisables	✅ Automatisation avancée et circuits d’approbation flexibles
📜 Archivage réglementaire	❌ Pas de certification NF Z42-013, stockage sans garantie légale	✅ Archivage conforme aux normes ISO 9001, NF Z42-013 et RGPD
📊 Tableaux de bord et reporting	❌ Suivi limité des activités documentaires	✅ Indicateurs de performance et suivi en temps réel
🔗 Intégration avec logiciels métiers	✅ Connectivité avec l’écosystème Microsoft	✅ Connecteurs ERP, CRM, comptabilité, RH, API ouvertes

👉 En résumé : SharePoint peut convenir pour une gestion documentaire simple, mais il atteint vite ses limites pour des besoins avancés en automatisation et conformité.
Une GED spécialisée comme Zeendoc ou DocuWare offre une solution complète et évolutive.

📌 L’avis de Deltic sur l’utilisation de SharePoint comme GED

Notre constat en tant qu’intégrateur Zeendoc et DocuWare : De nombreuses entreprises nous sollicitent après avoir essayé d’utiliser SharePoint comme GED et rencontré des problèmes d’organisation, de recherche documentaire et de sécurité.

⚠️ Les principales limites observées :

❌ Pas d’OCR avancé → Recherche inefficace dans les documents scannés.
❌ Automatisation restreinte → Workflows rigides et peu personnalisables.
❌ Archivage non certifié → Non-conformité avec les normes légales.
❌ Gestion des accès peu sécurisée → Augmente les risques de fuite de données.

💡 Notre recommandation

Si vous recherchez une gestion documentaire fluide, conforme et automatisée, une GED spécialisée est indispensable.
Avec Zeendoc ou DocuWare, vous bénéficiez d’une solution optimisée, évolutive et conforme aux réglementations.

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