GED vs SharePoint : Peut-il remplacer une GED pour la gestion documentaire?

★★★★★ 4,9/5

GED vs Sharepoint : Vous utilisez Sharepoint pour stocker vos documents mais rencontrez des limites pour les gérer ? C’est normal, Sharepoint est limité à des besoins basiques.

Pour aller plus loin et automatiser votre gestion documentaire de bout en bout, il vous faut une alternative logiciel GED performante !

Deltic vous aide à trouver ce qui vous convient le mieux entre une GED et Sharepoint. Découvrez notre comparatif ⬇️

Obtenir un devis Télécharger comparatif

Gratuit Personnalisé Sans engagement

Sharepoint en tant que GED : fonctionnalités, avantages et limites

SharePoint, au sein de l’écosystème Microsoft 365, propose des fonctionnalités GED qui couvrent plusieurs besoins de gestion documentaire collaborative. Utilisé correctement, il permet de centraliser, organiser et partager les documents de l’entreprise tout en améliorant la productivité des équipes.

Fonctionnalités principales Sharepoint – GED

Fonctionnalités ⚙️	Explications 📖
📁 Stockage et organisation	Créer des bibliothèques de documents organisées pour chaque équipe.
🔎 Recherche avancée	Créer basée sur des tags, sans OCR pour une recherche dans des documents scannés.
🤝 Collaboration et partage	Intégrer avec Microsoft Teams et OneDrive pour une collaboration en temps réel sur votre application.
🔐 Gestion des accès et permissions	Contrôler les autorisations par utilisateur, groupe ou rôle.
⚙️ Automatisation des processus	Utiliser Power Automate pour automatiser certaines tâches comme l’approbation de documents.
📜 Suivi des modifications	Suivi de l’historique des versions des documents sur le site.
🔒 Sécurité renforcée	Définir des niveaux d’accès détaillés pour sécuriser les informations sensibles dans votre service.

Ce que SharePoint fait bien en tant que GED : Avantages

Avantage ✅	Description 📖
✅ Centralisation des documents	SharePoint permet de stocker vos documents dans des bibliothèques documentaires centralisées, accessibles depuis le web ou depuis les applications Microsoft 365 (Teams, Outlook, OneDrive). Cette centralisation limite la dispersion des fichiers et améliore la visibilité sur les documents.
✅ Collaboration optimisée	Avec Sharepoint, vous optimisez la collaboration et la coédition de documents en temps réel. L’un des points forts de SharePoint est sa gestion native des versions. Chaque modification est historisée, ce qui permet de consulter l’historique des versions, restaurer un document antérieur, suivre les évolutions sans duplication de fichiers. La co-édition en temps réel autorise plusieurs utilisateurs à travailler simultanément sur un même document Word, Excel ou PowerPoint.
✅ Automatisation des flux de travail	Grâce à Power Automate, SharePoint permet de créer des workflows documentaires simples : validation de documents, notifications, publication automatique ou archivage. Cela répond à des besoins GED de premier niveau.
✅ Métadonnées et recherche documentaire	SharePoint propose un moteur de recherche plein texte, enrichi par l’utilisation de métadonnées (types de documents, statuts, services, projets, etc.). Ces métadonnées facilitent le classement des documents, la recherche rapide par filtres et l’accès à l’information sans dépendre d’une arborescence de dossiers.

📩Le comparatif GED – Sharepoint le plus détaillé du marché

✓ Plus de 1100 téléchargements

✓ Choisissez la solution la plus rentable

✓ Ne perdez plus de temps

Télécharger gratuitement

SharePoint – GED : Limites

Contraintes ❌	Conséquences ⚠️
❌ Absence d’indexation OCR avancée	Vous ne pouvez pas rechercher du texte dans des documents scannés, ce qui ralentit l’accès à l’information.
❌ Workflows limités	Les workflows sont basiques et souvent difficiles à utiliser, avec des problèmes de fonctionnement qui compliquent l’organisation des processus métiers complexes.
❌ Archivage non certifié	Il n’y a pas de certification NF Z42-013 pour l’archivage légal.
❌ Sécurité et gestion des accès limitées	Le suivi des droits d’entrée et la traçabilité des actions réalisées sur les fichiers sont insuffisants, ce qui peut augmenter les risques de fuites de données.

Pourquoi ce n’est pas toujours une bonne idée d’utiliser Sharepoint comme GED ?

SharePoint facilite la gestion collaborative mais montre ses limites pour une GED avancée. Son manque de conformité, de sécurité renforcée et de fonctionnalités automatisées peut poser des défis aux entreprises ayant des exigences en gestion documentaire.

Obtenir un devis Télécharger comparatif

Comment mettre en place une GED avec SharePoint ?

Même si SharePoint n’est pas une GED dédiée à l’origine, la mettre en place peut répondre à des besoins de gestion documentaire de premier niveau lorsque c’est correctement configuré au sein de Microsoft 365.

1. Structurer les bibliothèques documentaires

La première étape consiste à définir une architecture documentaire claire.

Il est recommandé de créer des bibliothèques SharePoint par typologie de documents, par service ou par processus métier, plutôt que de multiplier les dossiers imbriqués.

2. Définir des métadonnées et un plan de classement

Les métadonnées sont essentielles pour transformer SharePoint en outil simple de gestion documentaire.

Elles permettent de qualifier les documents (type, statut, service, projet, date, etc.) et constituent un plan de classement documentaire plus flexible qu’une arborescence classique.

3. Mettre en place des workflows documentaires

Grâce à Power Automate, SharePoint permet d’automatiser certains processus documentaires :

circuits de validation,
notifications lors de dépôts ou de modifications,
publication ou archivage automatique.

Ces workflows sécurisent lecycle de vie des documents et réduisent les actions manuelles.

4. Gérer les droits d’accès

SharePoint permet de définir des permissions par bibliothèque, dossier ou document, afin de protéger les informations sensibles et garantir la confidentialité.

Il est également important d’anticiper la gouvernance documentaire : règles de nommage, responsabilités, durée de conservation et bonnes pratiques d’utilisation.

5. Intégrer Sharepoint avec d’autres outils

SharePoint peut être combiné avec d’autres outils de Microsoft 365 afin de faciliter l’organisation et l’exploitation des données. L’intégration avec Power Apps permet de créer des formulaires ou applications simples connectés aux bibliothèques documentaires, tandis que Power BI permet d’exploiter certaines données sous forme de tableaux de bord.

Obtenir un devis Télécharger comparatif

📩Le comparatif GED – Sharepoint le plus détaillé du marché

✓ Plus de 1100 téléchargements

✓ Choisissez la solution la plus rentable

✓ Ne perdez plus de temps

Télécharger gratuitement

SharePoint vs GED : Quelle solution choisir pour votre entreprise ?

🔎 Vous utilisez SharePoint pour gérer vos documents, mais vous rencontrez des limites ?

❌ Automatisation limitée des processus documentaires
❌ Recherche documentaire peu efficace à grande échelle
❌ Gestion du cycle de vie documentaire incomplète
❌ Conformité réglementaire difficile à garantir
❌ Gouvernance documentaire lourde à maintenir
❌ …

➡ Si ces problèmes vous concernent, une GED dédiée comme Zeendoc
ou DocuWare est la solution grâce à des fonctionnalités plus poussées !

Pourquoi choisir une GED dédiée plutôt que SharePoint ?

Si SharePoint facilite le stockage et le partage, il n’a pas été conçu pour répondre aux besoins avancés en matière d’organisation, d’automatisation et de conformité.

Avec une GED spécialisée, vous bénéficiez de :

✅ Un moteur de recherche avancé (OCR + IA) pour retrouver vos fichiers instantanément
✅ Des workflows automatisés pour simplifier validation et approbation
✅ Un archivage certifié (NF Z42-013, ISO 9001, RGPD) pour une conformité totale
✅ Une sécurité renforcée avec un contrôle précis des accès
✅ Une personnalisation des fonctionnalités en fonction de vos spécificités métiers
✅ Des interconnexions avec tous vos logiciels métiers : ERP, comptabilité, paie…

Zeendoc et DocuWare sont des alternatives éprouvées qui garantissent une gestion documentaire plus fluide, plus sécurisée et mieux automatisée.

Comparatif : SharePoint vs une GED spécialisée

Fonctionnalités	SharePoint ❌	GED dédiée ✅
Stockage et organisation	Bibliothèques basiques	Référentiels métier et arborescence dynamique
Recherche et indexation	❌ Recherche manuelle avec tags, pas d’OCR avancé	✅ OCR et IA pour analyse et recherche plein texte
Collaboration et partage	✅ Intégration avec Teams et OneDrive	✅ Gestion avancée des versions, workflows et signature électronique
Sécurisation des accès	❌ Gestion des droits limitée et peu granulaire	✅ Contrôle avancé des accès et traçabilité des actions
Automatisation des processus	❌ Workflows limités et peu personnalisables	✅ Automatisation avancée et circuits d’approbation flexibles
Archivage réglementaire	❌ Pas de certification NF Z42-013, stockage sans garantie légale	✅ Archivage conforme aux normes ISO 9001, NF Z42-013 et RGPD
Tableaux de bord et reporting	❌ Suivi limité des activités documentaires	✅ Indicateurs de performance et suivi en temps réel
Intégration avec logiciels métiers	✅ Connectivité avec l’écosystème Microsoft	✅ Connecteurs ERP, CRM, comptabilité, RH, API ouvertes

En résumé : SharePoint peut convenir pour une gestion documentaire simple, mais il atteint vite ses limites pour des besoins avancés en automatisation et conformité. Une GED spécialisée comme Zeendoc ou DocuWare offre une solution complète et évolutive.

Obtenir un devis Télécharger comparatif

📌 L’avis de Deltic sur l’utilisation de SharePoint comme GED

Chez Deltic, nous accompagnons de nombreuses entreprises dans leurs projets de gestion documentaire. Notre retour d’expérience est clair : SharePoint fonctionne comme un socle documentaire collaboratif, mais montre rapidement ses limites lorsqu’il est utilisé comme GED centrale à long terme.

L’enjeu n’est donc pas l’outil en lui-même, mais son adéquation avec les objectifs documentaires de l’entreprise. SharePoint répond bien à des usages simples et collaboratifs, mais dès que la gestion documentaire devient plus complexe et stratégique, il ne suffit plus.

💡 Notre recommandation

Pour une gestion documentaire pérenne, conforme et automatisée, nous recommandons de s’appuyer sur une GED spécialisée, conçue nativement pour gérer le cycle de vie des documents, la conformité réglementaire et les processus métier.

Des solutions comme Zeendoc ou DocuWare permettent d’aller plus loin, tout en restant complémentaires de SharePoint dans l’écosystème Microsoft 365.

📩Le comparatif GED – Sharepoint le plus détaillé du marché

✓ Plus de 1100 téléchargements

✓ Choisissez la solution la plus rentable

✓ Ne perdez plus de temps

Télécharger gratuitement