Pourquoi passer à la signature électronique ?

L’essayer c’est l’adopter ! Jusqu’à peu, la signature électronique apparaissait comme une technologie « de confort » par rapport à la signature papier qui fonctionnait correctement. L’accélération de l’usage de la signature électronique est allée de pair avec le développement du télétravail et de la numérisation des documents comme la facturation électronique.  La signature électronique concerne tous les documents qui peuvent être signés à la main : devis, contrats, bons de livraison, etc. Vous vous demandez pourquoi passer à la signature électronique ? Voici les raisons.

La simplicité du procédé de signature électronique

Le signataire reçoit un lien par courriel ou clique sur un hyperlien permettant de parvenir à la page de signature. Sur cette dernière, il est possible de visualiser le ou les documents concernés.

L’étape suivante est le recueil du consentement, dit « éclairé », qui permet de s’assurer que le signataire a bien pris connaissance du ou des document(s) à signer. Cette étape prend la forme d’une case à cocher. Dans certains cas, un code reçu par SMS vous permettra de vous authentifier. Lorsque l’ensemble des parties a signé, les documents sont reçus par courriel ou sur un espace client.

L’opération est entièrement réalisée en ligne. Seuls un ordinateur, une tablette ou un smartphone connectés à Internet sont nécessaires. Il n’est pas utile de disposer d’un logiciel particulier, d’un lecteur de carte ou d’une clé USB.

Cette facilité explique que la signature électronique est déjà répandue dans de nombreux secteurs : banques, notariat, assurances, commerce…

Opter pour la signature électronique permet de gagner du temps et de l’argent

Comparé à une signature traditionnelle des documents, le choix de la signature électronique fait gagner du temps aux signataires (et le temps, c’est de l’argent, n’est-ce pas ?). Ainsi, un contrat peut mettre plusieurs jours, voire plusieurs semaines, pour être signé par l’ensemble des parties. Grâce à la signature électronique, le processus ne prend que quelques minutes. Le signataire est en effet en capacité de signer où qu’il se trouve et à partir de n’importe quel canal (ordinateur portable, tablette, smartphone). Ce procédé est donc particulièrement adapté aux nouveaux modes de travail à distance qui misent sur la flexibilité.

Par ailleurs, le dispositif de signature électronique permet un suivi en temps réel des documents grâce à un tableau de bord. Avec certains logiciels, vous pouvez notifier des rappels aux signataires retardataires.

La signature électronique, liée à la dématérialisation des factures et des autres documents, offre aussi un gain en termes de place. De plus, les informations sont stockées dans un espace numérique, ce qui en assure l’accessibilité. Avec la dématérialisation, fini les recherches de documents papier plus ou moins bien classés ! Fini aussi les coûts d’impression et d’envoi des documents par La Poste, les charges de personnel liées à la manipulation du papier… En passant à la signature électronique, l’entreprise gagne en rentabilité. Le budget économisé peut donc être redistribué sur d’autres postes. (peut-être même, sur votre service 😉)

La signature électronique : des niveaux de fiabilité proportionnés

La signature électronique est régie par le règlement européen eIDAS de 2014 et le décret d’application du 5 décembre 2016. Ces documents précisent les conditions d’intégrité, de conservation et de sécurité des copies numérisées. De même, la signature électronique d’un document doit être réalisée au moyen d’un logiciel certifié. Les plateformes de signature peuvent, le cas échéant, vérifier l’identité du signataire, sceller son engagement et garantir l’intégrité du document signé.

Trois degrés de fiabilité

La signature électronique a la même valeur qu’une signature manuscrite (loi n° 2000-230 du 13 mars 2000) sous certaines conditions (identification du signataire, garantie de l’intégrité du support électronique).

Les entreprises disposent du choix du niveau de fiabilité en fonction de l’usage et des enjeux du document proposé à la signature.

La signature électronique simple concerne le premier stade de sécurité. Une signature est associée à un document, mais il n’y a pas de vérification poussée de l’identité du signataire. Ce mode de signature est très utilisé pour des documents ne présentant pas de risque légal fort. Il s’agit par exemple des devis, des factures, des conditions générales de vente (CGV), des contrats de bail, etc.

Le deuxième niveau de fiabilité, la signature avancée, est recommandé dans le cadre de transactions à plus forts enjeux (contrat de crédit, de produits bancaires ou d’assurance, compromis de vente… ). Avec ce niveau de vérification de signature électronique, les contrôles de sécurité sont renforcés. Un certificat nominatif est émis au nom du signataire après la validation de sa pièce d’identité (carte nationale d’identité ou passeport). La signature est horodatée, ce qui rend impossible toute modification ultérieure des documents. Voir l’article sur le sujet : certificats rgs.

Le troisième niveau de fiabilité est la signature qualifiée. Elle repose sur un niveau de contrôle encore plus poussé en amont et présente donc les meilleures garanties. Plusieurs étapes de validation sont nécessaires, ce qui rend le dispositif plus lourd que la signature avancée. Pour cette raison, la signature qualifiée est peu utilisée. En France, les dispositifs qualifiés sont octroyés par une autorité de certification dépendant de l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information).

Dans certains cas, la signature électronique qualifiée est imposée par la loi. Il s’agit notamment de la passation des marchés publics ou des factures dématérialisées transmises à l’administration fiscale.

Un niveau de sécurité supérieur à la signature scannée ou manuelle

Le scan d’une signature présente toujours des risques, car il peut être utilisé par tous ceux qui en disposent. Cela peut entraîner la signature frauduleuse de documents dans un contexte de multiplication des piratages informatiques. Les signataires peuvent eux-mêmes contester une signature scannée arguant qu’ils n’avaient pas donné leur autorisation de signature.

En outre, l’avantage de la signature électronique est qu’elle ne peut être falsifiée comme peut l’être une signature manuelle.

Ainsi, la signature électronique présente des avantages de simplicité, de rentabilité et de sécurité. Par ailleurs, lors du choix de la solution de signature électronique, plusieurs critères sont à prendre en compte : le coût, la sécurité des données, la commodité, la compatibilité avec les systèmes d’information existants ou la localisation des serveurs physiques. Une remarque néanmoins : l’utilisation de la signature électronique ne dispense en rien le signataire de bien prendre connaissance des documents soumis à sa signature. La technique permet beaucoup de choses, mais ne remplace pas l’intervention humaine sur ce plan.