Dématérialisation des factures : avantages et inconvénients

La dématérialisation des factures est au cœur des sujets et ce n’est pas prêt de s’arrêter avec l’obligation des années 2026 et 2027 à venir. Vous vous demandez donc certainement quels sont les avantages et les inconvénients de cette obligation de facturation électronique.🤔

Beaucoup de professionnels du secteur, dont nous faisons partie, abordent les avantages mais ils parlent très rarement des inconvénients. (même si ces inconvénients sont à nuancer 🙃).

Si vous souhaitez tout savoir sur la vérité des bénéfices et désavantages de la dématérialisation, vous êtes au bon endroit.🤗

Voici les détails…⬇️

La dématérialisation de facture, qu’est-ce que c’est ?

La dématérialisation de facture, c’est tout simplement de passer des factures d’un support papier au support électronique conformément aux exigences légales et à la réglementation fiscale.⚖️

Petit rappel de la loi : l’article 153 loi de finances 2020 a introduit l’obligation de facturation électronique pour les années 2026 et 2027 à venir, pour toutes les entreprises assujetties à la TVA : grandes entreprises, ETI, PME, TPE…

Les avantages de la dématérialisation des factures

Pourquoi cela est-il intéressant pour votre entreprise ? Voici quelques avantages pour votre quotidien : plus de productivité, plus de place, des économies, des données sécurisées, un geste pour la planète et j’en passe…

Voici les éléments sur lesquels votre entreprise va pouvoir capitaliser. 😁⬇️

Gain en productivité

Un des principaux avantages de la dématérialisation des factures est le gain de temps grâce à l’automatisation des tâches liées à la gestion de ses factures. Le travail collaboratif est amélioré et la recherche des documents est accélérée (pour ne citer que quelques tâches).

Le traitement à distance est également rendu possible. Si l’un de vos collaborateurs ou dirigeants se trouve en déplacement commercial, il pourra traiter, valider ou encore signer électroniquement à distance les documents dont votre service comptable et administratif a besoin.💻

Vous l’aurez compris grâce à un logiciel de dématérialisation de facture, vous et vos équipes gagnez du temps grâce à l’automatisation de nombreuses tâches répétitives et chronophages ! Vous pourrez ainsi vous recentrer sur votre cœur de métier et gagner fortement en productivité.

Gain en stockage

En tant qu’entreprise, vous êtes amenée à stocker vos archivages de factures papiers. La volumétrie de papier à conserver varie d’une entreprise à une autre et peut être très conséquente.

Avec un grand volume de documents, la conservation peut vite s’avérer complexe si des processus ne sont pas établis et les sanctions peuvent être lourdes en cas de perte de documents.❌

Grâce à la dématérialisation de vos documents et l’archivage électronique, vous pouvez stocker vos documents numériquement avec une conservation à valeur légale. Vos documents sont donc accessibles à n’importe quel moment ! Vous trouvez facilement les informations que vous souhaitez en quelques clics. Peu importe le domaine dans lequel vous travaillez, par exemple la numérisation de documents du concessionnaire automobile, du BTP, de l’industrie ou encore du service, est possible !

Gain d’argent

En plus de libérer de l’espace de stockage, elle peut aussi diminuer vos  frais comme le papier, les timbres, l’encre, les enveloppes, les coûts de traitement… Des économies non négligeables.🤑

Il est très juste de dire que le stockage du des documents et factures papiers coûte de l’argent… Par ailleurs, on a un article sur le sujet qui parle du coût du traitement d’une facture client et fournisseur.😇

En plus de gagner de l’argent grâce aux économies des fournitures, vous diminuez également les coûts liés au temps humain qui étaient nécessaires pour les tâches de traitement désormais automatisées.

Sécurité des données

La sécurité des données est un point clé à prendre en compte pour une entreprise souhaitant adopter la dématérialisation de ses documents et de ses factures.

• Premier argument : Si le stockage de votre volumétrie papier (factures, documents administratifs etc.) est papier, en cas d’incendie la perte de vos documents est irréversible. Avec un outil GED, le stockage se fait grâce à des data centers et un hébergement totalement sécurisés.
• Deuxième argument : Les logiciels de gestion électronique de documents (GED) vont vous permettre de gérer les accès et les droits de vos documents et donc d’en sécuriser leur traitement.💗

Un petit geste pour la planète

La dimension environnementale n’est plus à prendre à la légère au sein des entreprises. Avec une démarche de gestion électronique, vous rentrez dans une démarche RSE. Le logiciel Zeendoc est un logiciel GED bas carbone. Un choix qui peut renvoyer une bonne image auprès de vos partenaires et clients.🌱

Egalement, le fait de dématérialiser vos documents, économise l’utilisation de papier et réduit vos déchets.

Les inconvénients de la dématérialisation des factures

Il y a bien évidemment des avantages mais aussi des inconvénients à la dématérialisation des factures.

Pour en citer quelques uns : la sécurité peut parfois jouer des tours, la dématérialisation de facture demande un certain investissement, une adaptation par vos équipes, elle nécessite un certain accompagnement dans la conduite au changement de votre structure… 😥

La sécurité de vos données peut être compromise

Vos documents sont certes stockées grâce à des serveurs et hébergements externes mais le risque de faille n’est pas égale à 0. En effet, un data center peut par exemple lui aussi prendre feu et mettre en péril vos données.

Néanmoins, pour nuancer ce risque, la plupart des acteurs qui proposent des solutions de dématérialisation ont opté pour une double sauvegarde au sein de data centers géographiquement éloignés. Ce qui bien évidemment limite très fortement le risque d’incidence à deux endroits simultanément.🤗

N’hésitez pas à aller voir nos articles, pour en apprendre plus sur l’archivage des factures dématérialisées et voir plus en profondeur le fonctionnement de la dématérialisation des factures fournisseurs ou des factures clients.

Un certain investissement

La dématérialisation des factures demande un investissement à votre entreprise, que ce soit en termes de coût ou de temps.

Pour un projet GED, il faut bien évidemment prendre en compte le coût du logiciel (bien souvent un abonnement mensuel), ou encore la maintenance. Coût qui est à relativiser puisque ce dernier sera vite rentabilisé grâce au gain de temps et de productivité généré par l’utilisation du logiciel.

A titre informatif, pour 3000 factures par an, notre prix sera à partir de 155€/mois. Les solutions de dématérialisation ont bien évidemment pour objectif d’être évolutives. Le prix varie en fonction de ces évolutions.😉

Vous comprenez donc que malgré ces coûts, en reprenant tous les avantages cités plus haut, cet investissement est loin d’être vain.

Une adaptation de la part de vos équipes

La conduite au changement est quelque chose à ne pas prendre à la légère, surtout par votre service comptable et financier qui y sera au cœur.

Le premier risque est de manquer de communication à propos de la nouvelle organisation qui sera implémentée au sein de votre structure. Si vous n’informez pas correctement vos équipes, cela peut conduire à une non utilisation et approbation du nouveau logiciel. Et ce sera autant d’effort pour rien.🥺

Vous n’aurez pas de mal à convaincre vos équipes puisque cette nouvelle organisation c’est pour leur faire gagner du temps, de la productivité, pour les remobiliser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Le rêve de tout le monde non ? 🌈 Le côté obligation légale, notamment concernant la facturation électronique peut être mis en avant. Si vous voulez plus d’informations à ce sujet, c’est par ici.

Se faire accompagner dans la conduite au changement

En lien avec le point précédent, si vous rencontrez trop de difficultés à faire accepter ce projet de dématérialisation, vous pouvez vous faire accompagner dans la conduite au changement.

Cela peut tout simplement passer par la nomination d’un référent en interne au sein de votre entreprise qui pourra passer du temps avec les équipes, faire des formations pour que la prise en main de l’outil se fasse facilement. Ou bien par un prestataire externe dont le métier est de faciliter les changements au sein des sociétés.

Avoir un personnel en interne qui est expert sur le sujet sera apprécié, car les autres membres de votre équipe pourront se tourner vers lui en cas de question, problème. Evidemment, votre prestataire GED sera aussi un pilier quant à l’approbation de la solution dans votre entreprise.🙃

Maintenant qu’on a tout dit, c’est à vous de comparer les avantages et les inconvénients et de les mettre en face de vos besoins et vos contraintes.

Si vous souhaitez vous faire accompagner dans votre projet de dématérialisation, n’hésitez pas à nous contacter.☺️

Plus d’info :

https://www.impots.gouv.fr/portail/je-passe-la-facturation-electronique