Qu’est-ce que l’annuaire dans le cadre de la future obligation de facturation électronique ?

La dématérialisation des factures va devenir une obligation légale définie par l’article 26 de la loi n° 2022-1157 du 16 août 2022 de finances rectificative pour 2022. L’entrée en vigueur, prévue en 2024, va faire l’objet d’un report dans le cadre de la loi de finances pour 2024. Ce délai va permettre aux acteurs impliqués de mieux se préparer aux changements. Parmi ceux-ci, figure la mise en place d’un nouveau processus de facturation. Ce dernier verra la création d’un annuaire centralisé qui a vocation à identifier tous les émetteurs et destinataires de factures. Comment l’annuaire s’insère-t-il dans la nouvelle architecture ? Quelles en sont les principales caractéristiques ?

Comment l’annuaire s’insère-t-il dans la nouvelle architecture de la facturation électronique ?

Le nouvel écosystème voit l’apparition de plusieurs acteurs.

La plateforme publique de facturation (PPF)

La plateforme publique de facturation (PPF) est le portail qui a vocation à remplacer l’actuel Chorus PRO. Le portail est déjà utilisé dans la facturation électronique obligatoire B2G. Tout en respectant les conditions de la facturation électronique. La PPF va jouer un rôle central dans la mise en place du nouveau schéma. Deux nouvelles fonctionnalités vont être ajoutées : la gestion des flux de factures B2B et les flux de reporting. Les flux déclaratifs émis par la PPF seront ensuite orientés vers le système d’information de la DGFiP.

Il aura notamment pour fonctions :

• la réception des factures au format normalisé ;
• la gestion des échanges B2B en l’absence de plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).

Les prestations de la PPF sont gratuites pour les entreprises. De plus, c’est elle qui assurera l’administration de l’annuaire.

Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP)

Les PDP sont des prestataires de services enregistrés auprès de la DGFiP. Ils assureront pour leurs clients le traitement et la transmission des données. Leur rôle s’articulera autour de 4 éléments :

• la conversion des factures électroniques au format standard ;
• le contrôle des principales informations : mentions obligatoires, cohérence des montants, etc.
• l’adressage des factures aux partenaires via leur PDP ou au PPF ;
• la communication des informations au PPF dans le cadre de la future prédéclaration de la TVA.

La DGFiP préconise l’adoption d’une PDP par les entreprises émettant plus de 30 factures par mois. C’est le schéma dit en Y. En effet, la PDP évitera la saisie manuelle de données et assurera l’e-reporting. De plus, avec une PDP, il sera possible de déléguer les différentes tâches relatives à l’annuaire :

• compléter les fiches des clients dans l’annuaire et veiller à leur actualisation ;
• déclarer les clients en réception ;
• consulter la fiche de ces derniers pour obtenir leurs coordonnées.

Les opérateurs de dématérialisation (OD)

Les opérateurs de dématérialisation (OD) sont également des prestataires de services, mais qui n’ont pas été homologués par la DGFiP. Ils seront des opérateurs chargés de restituer les données de facturation selon le format défini avec le client. Ensuite, l’OD numérisera les factures dans un format standard (Factur-X, UBL, CII) et les enverra via le PPF ou le PDP.

Le rôle de l’annuaire

Il s’agit d’un fichier centralisé où les entreprises seront enregistrées par un identifiant unique. L’annuaire comportera la référence des plateformes utilisées par les entreprises et les renseignements nécessaires à l’adressage des factures. Elle permettra donc l’interopérabilité entre les entreprises. La plateforme d’émission des factures se connectera à l’annuaire pour identifier la plateforme du destinataire.

Dans l’annuaire, chaque entité sera associée à la PPF ou à une PDP. Celles qui n’auront pas choisi de plateforme avant le lancement de la dématérialisation des factures seront rattachées par défaut au PPF.

Quelles sont les principales caractéristiques de l’annuaire dans le cadre de la facturation électronique ?

Le fonctionnement de l’annuaire

Le futur annuaire sera construit autour de 5 principes directeurs :

• La centralisation, c’est-à-dire le regroupement des informations d’identification de toutes les entités concernées par la réforme.
• L’interopérabilité avec un accès à toutes les plateformes reconnues par l’État.
• La précision en garantissant la fiabilité des informations régulièrement mises à jour.
• La sécurité et la traçabilité des informations.
• L’identifiant unique qui permettra aux entreprises émettrices de connaître les informations à mentionner dans les factures. Ceci garantira l’émission et la réception des factures grâce à un routage précis.

Par ailleurs, pour les entreprises équipées d’une PDP, cette dernière est identifiée dans l’annuaire comme plateforme de réception.

Celui-ci sera accessible via le mode portail, le mode service ou API et via l’EDI. Les deux premiers modes rendront la consultation des données possible en temps réel. L’EDI pourra mettre à jour l’annuaire de façon automatique toutes les 24 heures.

L’annuaire sera donc consultable par :

• les PDP qui devront disposer des informations nécessaires au routage des factures ;
• les entreprises elles-mêmes via le PPF ou leur PDP, ce qui leur permettra de compléter leurs factures des informations relatives à leur client ;
• les OD via la PDP de leurs clients ou la PPF.

L’identification des entreprises sur l’annuaire

L’identification de base des entités sera le SIREN. Le cas échéant, si des informations précises sont nécessaires, il sera possible de mentionner le SIRET. Le « code de routage » permettra lui d’identifier le service destinataire. Ce code pourra être le GLN (Global Location Number) utilisé par les entités pour localiser leurs différents sites, ou un code service interne (ACHATGENERAUX par exemple).

La mise à jour de l’annuaire sera assurée par le PPF et par les PDP pour le compte de leurs clients. De plus, l’AIFE (Agence pour l’informatique financière de l’État) recevra les données de l’INSEE recensant les entreprises et leurs établissements.

Par ailleurs, l’annuaire devra être complet dès l’ouverture du PPF (date d’entrée en vigueur de la facturation électronique). Dans la mesure où toutes les entreprises devront être en mesure de réceptionner des factures électroniques, elles devront être référencées dans l’annuaire via leur PDP ou le PPF.

Dès à présent, dans la perspective de la mise en place de la facturation électronique, les entreprises ont tout intérêt à :

• vérifier l’exactitude des informations de leurs fiches tiers (SIREN, SIRET, TVA intracommunautaire) ;
• privilégier l’émission de factures numériques ;
• automatiser leurs process comme l’enregistrement en comptabilité de leurs factures d’achat.

Le report de l’obligation de la facturation électronique doit être mis à profit pour mobiliser les ressources en interne ou en externe sur ce sujet. L’exemple de l’annuaire est à cet égard significatif dans la mesure où la fiabilité des informations relatives aux tiers est une condition du démarrage de la réforme.
Pour plus d’informations et répondre à vos questions spécifiques sur la mise en place de la facturation électronique, n’hésitez pas à consulter la FAQ de la facturation électronique.