Quelle est la durée de conservation des documents comptables ?

La conservation des documents comptables est soumise à des règles strictes définies par la loi. Il ne s’agit pourtant pas de conserver tous les documents ad vitam aeternam, ce qui aurait vite pour effet d’engorger vos locaux d’archives ou vos serveurs informatiques. Ainsi, des durées minimales ont été fixées en fonction des types de documents. Quelles sont ces durées minimales ? Pourquoi et comment archiver les documents comptables ?

Les règles applicables à la durée de conservation des documents comptables

Ces règles sont fixées soit par la loi, soit selon les délais de prescription ou les périodes pendant lesquelles l’entreprise peut être contrôlée par les administrations. Ces délais varient aussi en fonction du type des documents comptables.

Les documents et pièces comptables se conservent 10 ans

Les documents et pièces comptables doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la clôture du livre ou du registre en vertu de l’article L123-22 alinéa 2 du Code de commerce.

Il s’agit des livres et registres comptables ainsi que les pièces justificatives (bons de commande, de livraison, de réception, factures, contrats de prêt ou d’emprunt, contrats d’assurance, etc.).

La tenue des livres comptables est prévue par le Code de commerce, et ce indépendamment du régime fiscal de l’entreprise et du système de comptabilité utilisé (article R123-173 et suivants du Code de commerce). Il s’agit du :

• Livre journal ;
• Livre d’inventaire ;
• Grand livre.

Par ailleurs, les dispositions de l’article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales indiquent que vous devez présenter en cas de contrôle, du FEC (fichier des écritures comptables). Il s’agit d’un document dématérialisé qui permet à l’administration de vérifier vos déclarations fiscales. Il se présente sous la forme d’une liste numérotée des opérations réalisées selon un ordre chronologique.

Autres documents issus de la comptabilité ou ayant des conséquences comptables

Il s’agit en premier lieu des documents sociaux que sont les comptes annuels (c’est-à-dire le bilan, le compte de résultat et l’annexe). La durée de conservation de ces documents est de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice (art. L123-22 alinéa 2 du Code de commerce).

D’autres documents sociaux sont visés par la réglementation et doivent être conservés 3 ans. Il s’agit notamment des documents cités par l’article L235-9 du Code de commerce :

• Rapports du gérant ou du conseil d’administration ;
• Rapport des commissaires aux comptes.

Certains documents civils et commerciaux sont également visés par la réglementation :

• Les documents bancaires (relevés, talons de chèques, etc.) doivent être conservés 5 ans (art. L110-4 du Code de commerce).
• Les factures clients ou fournisseurs doivent être conservés 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable en application de l’article L123-22 alinéa 2 du Code de commerce.
• Les contrats d’acquisition et de cession de biens fonciers et immobiliers font l’objet d’une conservation de 30 ans en vertu de l’article 2272 du Code civil.

De plus, les déclarations fiscales doivent être conservées pendant 6 ans minimum en vertu de l’article L102 B du livre des procédures fiscales : impôt sur le revenu et sur les sociétés, impôts directs locaux, cotisation foncière des entreprises (CFE) et cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), TVA, etc.

D’autres documents relatifs à la gestion du personnel sont à conserver pour une durée de 5 ans. C’est le cas des bulletins de paie (art L3243-4 du Code du travail).

Quels sont les intérêts et les modalités de conservation des documents comptables ?

L’intérêt pour les entreprises

Comme toutes les entreprises, votre entreprise est soumise à des obligations afin de respecter les termes de la loi. Par ailleurs, la conservation des documents vous permettra de :

• Préserver vos droits. L’écrit reste encore le meilleur moyen de prouver l’étendue et la réalité de vos droits.
• Apporter la preuve que vous avez correctement rempli vos obligations vis-à-vis de l’administration fiscale, les caisses d’assurance sociale voire à l’égard d’un co-contractant.
• Apporter la preuve de la date de règlement d’une dette.
• Présenter un « commencement de preuve par écrit » en cas de difficulté. Par exemple, le versement d’une somme apparaissant sur un relevé de compte suppose l’existence d’une dette. Tout comme la présence d’une rentrée d’argent qui devra être justifiée par une facture. D’où l’importance de l’archivage des factures électroniques.

Par ailleurs, même si leur conservation n’est pas précisément prévue par les textes, une entreprise peut avoir intérêt à conserver certains documents (télécopies, courriels…) qui constituent également un commencement de preuve par écrit.

L’intérêt pour les administrations

La durée de conservation des pièces comptables prévue par la loi permet de couvrir la prescription en cas de contrôle fiscal ou social. Par exemple, l’administration fiscale a un droit de contrôle sur les livres et registres comptables pendant 6 ans à compter de la dernière opération (art. L102 B du LPF).

Dans ce contexte, la réglementation prévoit des sanctions en cas de non-présentation des pièces demandées par les contrôleurs. Le refus ou l’impossibilité de présenter les renseignements demandés est sanctionné par une amende de 10 000 € comme prévu par l’article 1734 du Code général des impôts. L’amende s’applique pour chaque demande. De même, si l’administration fiscale juge insuffisantes ou irrégulières les pièces concernées, elle est en droit de procéder à une taxation d’office assortie de pénalités. Mieux vaut donc bien archiver vos documents.

Les modalités de l’archivage des documents comptables

Vous êtes libre d’opter pour une méthode d’archivage. Toutefois, cette dernière doit être pérenne et fiable. Si vous faites réaliser un audit comptable, la période peut être propice à la mise en place d’un système électronique d’archivage.

Face au coût de l’archivage papier et au regard des évolutions techniques, la dématérialisation des documents comptables est une option intéressante permise par la réglementation (art. 1366 du Code civil). Il s’agit de sauvegardes sous format numérique ou d’un stockage en ligne. Ce dernier garantit en particulier la sécurité et l’accès aux données (cf. logiciels en mode SaaS). La solution dématérialisée choisie doit toutefois être conforme aux règles relatives à la numérisation, l’indexation et l’archivage à valeur probante aux documents. Il existe par exemple la norme NF Z42-13 concernant les logiciels de comptabilité comprenant un service d’archivage électronique (SAE).

La notion de traçabilité est essentielle pour réussir son archivage. Pour un document papier des mentions comme la signature et la date l’authentifient et lui donnent une date certaine. De même, les livres comptables ne doivent comporter ni blanc ni altération.

Concernant les documents électroniques, le contexte de création du support doit être assuré, notamment par l’horodatage et par des certificats numériques.

Ainsi, la durée de conservation des documents comptables est une obligation qu’il ne faut pas négliger, sauf à encourir des sanctions. Par ailleurs, pour des questions d’organisation des archives, pensez à détruire les documents ou des données qui ne présentent plus d’utilité et dont le délai légal de conservation a expiré.