Comment optimiser les flux EDI ?

L’EDI (Échanges de Données Informatisé) est un dispositif permettant l’optimisation de l’envoi de documents via deux ordinateurs entre des partenaires commerciaux. L’EDI assure l’interconnexion du réseau informatique des entreprises. Il remplace les canaux de communication classiques comme le papier et l’envoi de documents PDF par courriel. Il s’agit d’un système qui convient à tous types d’entreprises qui échangent des documents commerciaux : factures, ordre d’achat, bons de commande, documents douaniers, etc. Pour optimiser les flux EDI, il convient de développer une méthode adaptée.

Mettre en avant les avantages de l’EDI pour une meilleure adhésion des partenaires

La réussite de l’EDI dépend en grande partie du niveau d’adhésion des utilisateurs et des services de l’ensemble des partenaires.

À cet égard, une entreprise (le donneur d’ordre) peut souhaiter généraliser l’EDI avec ses fournisseurs. En effet, plus les acteurs adhérant au dispositif sont nombreux, plus les bénéfices seront maximisés.

Pour que cette évolution ne soit pas vécue comme une contrainte par les fournisseurs ou d’autres partenaires, il convient d’insister sur les avantages que procure l’EDI :

• Gains de productivité et de performance par l’intégration automatique des flux ;
• Réduction des délais de réponse des partenaires ;
• Réduction du nombre d’erreurs découlant des saisies manuelles ;
• Permettre aux équipes comptables de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée ;
• Diminution des coûts de traitement ;
• Amélioration de la traçabilité des échanges par l’accès à l’historique exhaustif des flux.

Le résultat global est une amélioration des relations commerciales entre les entreprises par une réduction des risques de litiges.

Si vous êtes à l’origine de la demande de passage à l’EDI, il faut garantir aux partenaires que votre système est opérationnel et fiable :

• Logiciels métiers mis à jour ;
• Données commerciales compatibles avec les leurs ;
• Performance du fournisseur EDI et du réseau VAN de l’entreprise.

En outre, la mise en place de l’EDI est un projet informatique d’ampleur dont les impacts sont significatifs sur les processus de travail. Il ne s’agit pas seulement d’assurer l’échange de données entre des systèmes informatiques différents. L’EDI va entraîner :

• Un réel changement des relations de l’entreprise avec ses partenaires ;
• Des impacts en termes d’organisation interne des entreprises et sur les tâches des utilisateurs.

Ceci requiert une conduite de projet par la constitution d’un comité de pilotage et d’une équipe projet.

À lire aussi : Pourquoi mettre en place un erp comptable.

Optimiser les flux EDI : les axes techniques

La préparation des données (« mapping »)

La première étape consiste à analyser les besoins de façon exhaustive :

• Quels sont les échanges à prendre en compte dans le projet ?
• Quels documents doivent figurer dans l’EDI : commandes, livraison, factures, etc. ?
• Les échanges électroniques s’effectueront avec quels clients/fournisseurs ?
• Quels logiciels de l’entreprise communiqueront-ils avec la passerelle EDI ?
• Souhaite-t-on un EDI intégré à l’ERP ?

L’entreprise devra ensuite faire le choix du réseau et de la solution EDI :

• Une solution d’un EDI SaaS ou On Premise ;
• La sélection d’un fournisseur d’accès à un EDI VAN (acronyme anglais de « réseaux à valeurs ajoutées »).

Il conviendra de prendre en compte la tarification du prestataire EDI au regard des prévisions volumétriques et de la qualité des services proposés.

L’intégration des applications métiers à l’EDI consiste en premier lieu à dresser la liste des logiciels concernés : ERP, comptabilité, gestion commerciale, etc. Ces logiciels devront être en mesure de communiquer avec le dispositif EDI. À défaut, il sera nécessaire de prévoir des mises à jour voire des développements spécifiques.

Il reste ensuite à préparer les données qui seront échangées. Ceci comprend les opérations suivantes :

• La synchronisation des dictionnaires de données entre les partenaires. Il s’agit ici de s’assurer que les codes produits utilisés par les partenaires sont les mêmes.
• Renseigner les informations nécessaires, en particulier les codifications normalisées GTIN (Global Trade Item Number).
• Convertir les données selon les formats spécifiés par les normes EDI. La norme EDIFACT est la plus utilisée.

Il est possible d’avoir recours à des organisations de standardisation comme GS1 et Galia qui apportent une aide dans la mise aux normes des données et fournissent une documentation pertinente.

Cette opération est cruciale dans le déroulement du projet. Si les données issues des logiciels de l’entreprise sont mal formatées, erronées ou non renseignées, les messages envoyés ou reçus feront l’objet d’un rejet.

La conduite de tests avant la mise en production

Ces tests, qui concernent autant la transmission que la réception de messages, devront être réalisés impérativement avec chaque partenaire EDI (l’émetteur, le récepteur et le fournisseur EDI).

Il est important de bâtir des jeux de tests à partir de documents réels et représentatifs des différentes situations possibles. Le test consistera à transmettre les documents par messages EDI aux clients/fournisseurs qui devront être en mesure de confirmer la réception et le traitement des flux.

Si les tests sont concluants, les partenaires pourront passer à la phase de production après la signature d’un contrat d’échange EDI.

Dans ce type de projet, il faut toutefois anticiper quelques difficultés :

• La mise en production après les tests doit être réalisée le plus rapidement possible. Il existe en effet un risque de dégradation des données en raison de modifications faites sans prise en compte de l’EDI.
• La qualité des données doit être assurée dans la durée sauf à entraîner l’insatisfaction des partenaires avec le risque de pénalités voire de pertes de marché. Il existe toutefois des logiciels comme un ETL (Extract Load Transform) ou un EAI (Entreprise Application Integration) qui permettent de garantir la qualité des données et leur formatage.

L’optimisation des flux EDI par la prise en compte des facteurs organisationnels

Une bonne gestion des changements dans l’entreprise est indispensable. En effet, l’EDI va impacter le travail des agents opérationnels :

• Suppression de travaux de saisie ;
• Automatisation de nombreux contrôles ;
• Suppression du papier ;
• Échanges en temps réel ;
• Etc.

Il est dès lors nécessaire d’organiser l’information de tous les services impactés et de leur présenter les types de changements à prévoir dans l’organisation de leur travail. On insistera notamment sur la plus grande cohérence du système d’information permise par l’EDI. Il est également fortement conseillé de dispenser des formations utilisateurs pour renforcer leur autonomie : déploiement de l’EDI vers d’autres partenaires commerciaux, traitement des anomalies. L’optimisation des flux EDI peut apporter un gain de temps considérable dans l’industrie du transport.

D’autres actions pourront être réalisées comme la mise en place d’indicateurs de mesure de la performance : délais de livraison, nombres de litiges, nombre d’impressions papier, etc.

Par ailleurs, l’entreprise pourra utiliser une solution WEBEDI connectée au système d’EDI de l’entreprise. Ce service s’adresse à tous :

• Les clients ou fournisseurs qui n’utilisent pas l’EDI en raison d’une trop faible volumétrie ou d’une absence de communication de leur logiciel de gestion avec le système EDI.
• Les nouveaux fournisseurs ou clients pour leurs premières transactions.

L’évolution induite par l’EDI a un impact sur les relations commerciales des entreprises (clients/fournisseurs). L’optimisation des flux EDI résulte de la mise en place d’une équipe projet qui prendra en compte les dimensions techniques et organisationnelles du dispositif.