La gestion des bulletins de salaires électroniques avec Zeendoc

“91% des décideurs RH confirment avoir des besoins en dématérialisation de documents” selon une étude Zeendoc. Surprenant ? Pas vraiment 🤔

La dématérialisation des bulletins de salaires avec Zeendoc représente un des piliers de la gestion d’entreprise moderne. Il s’agit en effet d’une avancée cruciale pour assurer la conformité légale des documents mais aussi pour simplifier les processus administratifs.

Avec la montée en puissance des solutions numériques, le passage des bulletins de paie traditionnels au format numérique s’impose non seulement comme une tendance, mais également comme une nécessité pour les entreprises soucieuses d’optimiser leur gestion des ressources humaines.

Ce changement offre une multitude d’avantages allant de la réduction des coûts et du temps de traitement à l’amélioration significative de la sécurité des données. 🔐

Plus qu’une simple option, la dématérialisation devient le pilier de la conformité, garantissant aux entreprises de rester en accord avec les réglementations en constante évolution.

Ce n’est plus à prouver, Zeendoc est un des leaders dans le domaine, et permet aux entreprises de dématérialiser non seulement leurs documents RH mais également l’intégralité de leur flux, qu’il s’agisse de documents ou factures clients, fournisseurs etc…

Dans cet article, nous nous focaliserons sur la partie RH et explorerons en quoi la transition vers des bulletins de paie électroniques grâce au logiciel Zeendoc peut simplifier la vie des entreprises et leur garantir plus de sérénité. 🧘

Les avantages du bulletin de paie dématérialisé avec Zeendoc

Le processus de dématérialisation du bulletin de paie avec Zeendoc

Tout d’abord, les fiches de paie électroniques avec Zeendoc, comment ça marche ?

En réalité, c’est très simple : le service RH édite ses bulletins de paie, les dépose sur Zeendoc et en un clic, les diffuse sur les coffres-forts numériques des salariés de manière totalement sécurisée.

C’est aussi simple que ça, et ça change tout ! On vous explique ⬇️

Les bénéfices pour l’entreprise, et le service RH

Au sens large de l’entreprise, le passage au bulletin de paie électronique permet une réduction considérable des coûts liés à l’impression, l’affranchissement et le stockage.

Au même titre que la dématérialisation des factures, l’utilisation d’une GED permet de faire des économies et de penser un peu plus à la planète.
💡 Et oui, utiliser Zeendoc est un gage de bonne conduite pour l’entreprise, lui permettant d’affirmer sa politique RSE en s’engageant pour le zéro papier.
Vous ne le saviez peut-être pas, mais Zeendoc est une ged bas carbone ! Les serveurs de stockage utilisent de l’énergie verte (hydroélectrique) et l’entreprise a tissé un partenariat avec EcoTree, visant à gérer durablement les forêts. De quoi allier transition numérique ET écologique ! 🌿

Au-delà des coûts et de l’impact environnemental, le traitement de bulletins de salaires en format papier induit inévitablement des tâches chronophages, synonymes de perte de temps et d’efficacité.

En adoptant une gestion dématérialisée avec Zeendoc, le service RH s’offre la tranquillité :

✅ distribution automatisée vers les coffres-forts salariés

✅ archivage sécurisé et conforme aux réglementations (on en parle juste après 😉)

✅ échanges fluidifiés avec les salariés

En plus d’optimiser l’efficacité opérationnelle, la dématérialisation des fiches de paie permet au service RH d’améliorer ses échanges avec les collaborateurs : finis les documents perdus et les demandes de duplicata, les bulletins sont archivés de manière sécurisée et cela pendant 50 ans ! Le salarié peut accéder à son coffre fort où et quand il le souhaite, bref, de quoi satisfaire toutes les parties. 🤗

Les bénéfices pour le salarié

Grâce à la solution GED Zeendoc, l’accès à son coffre-fort numérique permet au salarié un accès à l’intégralité de ses bulletins de salaires, n’importe où, n’importe quand.

En tant que solution en saas, Zeendoc est accessible depuis n’importe quel appareil moyennant une connexion internet, ou bien directement depuis l’application mobile.

Cet espace personnel et sécurisé permet de conserver la confidentialité des documents qui y sont déposés par le service RH, et évite les risques de perte. Ainsi, le collaborateur peut avoir accès à son bulletin de salaire ou tout autre document quand il le souhaite, sans avoir à rechercher longuement ou solliciter le responsable des ressources humaines.

Vous l’aurez compris, le coffre-fort numérique fait gagner du temps, sans compromettre la confidentialité et la conformité des documents, bien au contraire ! 💡

Répondre aux enjeux de conformité du bulletin de salaire électronique avec Zeendoc

Valeur légale d’une fiche de paie dématérialisée

Le bulletin de salaire électronique a la même valeur juridique que le bulletin papier, à condition que l’employeur y indique les informations nécessaires à son intégrité.

Justement, parlons-en ! 📢
Pour être conforme, voici les informations que doit contenir une fiche de paie :

• identification de l’entreprise
• numéro de SIRET & code APE
• convention collective applicable ou articles du Code du travail relatifs aux congés payés et préavis
• identification du salarié
• poste occupé
• classification conventionnelle
• heures travaillées et heures supplémentaires
• les cotisations sociales
• salaire de base, salaire brut et salaire net
• le montant du prélèvement à la source

Ensuite, l’entreprise doit s’assurer que les données contenues dans la fiche de paie soient cryptées et que la confidentialité soit respectée. Grâce à la solution Zeendoc et ses coffres-forts numériques, chaque document est tracé et horodaté, faisant gage de leur intégrité.

Le bulletin de salaire électronique : gage de conformité

Grâce au coffre-fort numérique de Zeendoc, la diffusion du bulletin de paie se fait de manière confidentielle et sécurisée. Le document est automatiquement téléversé dans le coffre-fort personnel du collaborateur, accessible 24h/24 et 7j/7 avec archivage électronique à valeur probatoire. 🔐

Ainsi, le bulletin de salaire peut être utilisé par le salarié comme justificatif pour attester du travail effectué ou faire calculer ses droits au chômage ou à la retraite par exemple.

Petit rappel juridique : ⚖️

Le 1er janvier 2017 est entré en vigueur le décret n°2016-1762 relatif à la dématérialisation des fiches de paie et leur accessibilité.

En résumé, voici ce que nous dit ce décret ⬇️

L’employeur doit respecter :

• Le devoir d’information : informer ses collaborateurs du changement à venir (passage au bulletin de salaire dématérialisé) au moins 1 mois avant la mise en place effective.
• Le devoir d’opposition : avant ou après la mise en place du bulletin de salaire électronique, le salarié a le droit de le refuser. Le service RH doit prendre en compte le changement sous 3 mois maximum.
• Le format lisible et l’archivage long terme : les fiches de paie doivent être émises dans un format lisible (PDF) et conforme (coffre fort numérique ou signature électronique) et être conservées pendant 50 ans ou jusqu’au 75 ans du salarié.

(Fin de la parenthèse juridique ⚖️)

Chers (futurs) utilisateurs de Zeendoc, pas de panique, vous êtes en règle !

Avec la solution ged Zeendoc, les bulletins électroniques sont accessibles pendant 50 ans ou jusqu’à l’âge de 75 ans du salarié, répondant ainsi aux exigences de la loi El Khomri et aux normes RGPD. 🎉

Finalement, il est facile de comprendre pourquoi 91% des décideurs RH affirment avoir des besoins en dématérialisation de documents ! 😅

Entre le traitement papier des bulletins de paie, les tâches chronophages, le manque de fluidité dans les échanges avec les collaborateurs mais également la difficulté à rester conforme à la loi, tout pousse à se tourner vers Zeendoc pour trouver des solutions !

C’est d’ailleurs ce qu’ont déjà fait plus de 11 000 entreprises ayant adopté Zeendoc pour leur transition numérique. Avec près de 400 000 utilisateurs actifs, ce logiciel s’est avéré être une solution de choix pour répondre aux besoins en dématérialisation.

Il est clair qu’aujourd’hui, la gestion électronique de documents devient une nécessité pour bon nombre de sociétés françaises, et ce pour de multiples raisons :

• préparation à la réforme de la facturation électronique obligatoire
• désir de gagner en efficacité et de supprimer les tâches à faible valeur ajoutée
• engagement RSE de plus en plus fort (Zeendoc est une GED bas carbone et participe au bien-être des salariés grâce à ses larges possibilités d’automatisation)
• faciliter le télétravail qui s’est largement répandu depuis la pandémie COVID etc.

Aujourd’hui, Zeendoc se démarque par sa capacité à répondre à tous (ou presque) les besoins de ses clients. Solution modulable, elle permet l’archivage et la gestion électronique de tous types de documents et processus : le choix idéal pour dématérialiser vos bulletins de paie ! 💡😉